KWZ an der Oper München: verhuizen vóór het einde van de ondersteuning

Het Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper combineert vruchtbaarheidsbehandeling met de hoogste veiligheidsnormen, internationaal opgeleide artsen en samenwerkingen met vooraanstaande universiteiten. Van elke schakel in de behandelketen wordt verwacht dat de controle aantoonbaar is.

Duitse IVF-laboratoria werken onder strenge verwachtingen van verzekeraars en accrediterende instanties. Inspecteurs zijn strenger geworden over verouderde systemen en niet-bewaakte parameters, en dekking verliezen door een voorkombaar probleem zou voor een kliniek rampzalig zijn.

Het monitoring- en alarmsysteem van het laboratorium, Octax Log & Guard, werd veel gebruikt in Duitse IVF-laboratoria. Het werd end-of-life verklaard met een einde aan ondersteuning, en veel laboratoria hadden geen vervanging gebudgetteerd.

Een end-of-life systeem krijgt geen beveiligings- of functie-updates meer, wat botst met de accrediteringseis om alle systemen in het laboratorium in de hand te hebben. Verzekeraars kunnen claims bovendien afwijzen wanneer schade voorkombaar bleek.

XiltriX en partner Poorali begonnen met een gezamenlijke inventarisatie van de bestaande installatie, waarin bestaande en nieuwe eisen werden samengevoegd. Hergebruik van sensoren werd per meetpunt beoordeeld, niet vooraf beloofd.

Daarna werd het hele laboratorium uitgerust met het nieuwe platform: de cryoruimte met niveameting van de cryogene drukvaten, andrologie, embryologie inclusief de K-Systems G-185 benchtop incubators, ruimtecondities en een doorlopende VOC-sensor. Instellingen werden op afstand geconfigureerd door het implementatieteam, zodat de klant alleen nog hoefde te verifiëren.

Afwijkingen gaan in trapsgewijze escalatie rechtstreeks naar het team van KWZ, met lokale fysieke alarmen en e-mail- en sms-meldingen, tot een medewerker bevestigt. Het reageren op een incubator- of opslagalarm blijft bij de eigen mensen van het laboratorium.

Het XiltriX 24/7-team is bereikbaar voor technische problemen met het monitorsysteem, en de cloudserver wordt rond de klok bewaakt, zodat problemen met het platform zelf worden opgevolgd voordat ze de wacht onderbreken.

De vervanging verliep soepel: de analyse gebeurde ter plaatse en de complete oplossing werd geleverd zonder dat KWZ het zware werk hoefde te doen. Het dagelijkse werk voelt anders: elke afwijking is snel en volledig af te handelen, alle data is live, en het team ervaart de stabiliteit en functionaliteit als beter dan het vorige systeem.

De samenwerking gaat verder: na de ingebruikname begonnen beide teams met verdere optimalisering, met extra parameters en apparatuur die in hetzelfde platform worden opgenomen.