Centrale biobank Erasmus MC: miljoenen monsters onder één wacht

De bouw van de centrale vriezerfaciliteit begon in februari 2020. Honderden ultralage vriezers, verspreid over gebouwen en verdiepingen, werden gebundeld in 56 Nordic-vriezers, met elk ruimte voor maximaal 164.640 monsters.

Bundeling concentreert waarde. Dezelfde stap die opslag beheersbaar maakt, maakt één uitval ook veel ingrijpender. Eind 2023 beheerde de faciliteit meer dan 5,8 miljoen monsters in ruim 77.000 opslagboxen, en de vervanging van conventionele vriezers door het Nordic-concept bespaart bijna een miljoen euro per jaar.

De biobank werkt als een beheerde dienst: afdelingen en onderzoekers vertrouwen hun monsters toe aan één centrale organisatie, met spoor en tracé van monsters in een overkoepelend biobank-informatiesysteem.

Vóór de opening van de faciliteit werd samen met de vriezerleverancier een pilotinstallatie gebouwd. Daarna volgden verschillende optimalisaties, met als resultaat een vriezer die past bij langdurige biobankopslag.

Operationele kwalificatie- en prestatiestudies (OQ en PQ), met onafhankelijke XiltriX-temperatuursensoren, brachten precies in beeld hoe lang een vriezer onder storingscondities en specifieke belasting binnen grenswaarden blijft. Het resultaat: tot 24 uur marge voordat de temperatuur in de vriezers -60 °C bereikt, zelfs na een grote storing.

Elke vriezer heeft temperatuur- en deursensoren, en de koelcompressoren zijn meegenomen in de monitoring, zodat de oorzaak van een temperatuurverandering zichtbaar is naast de verandering zelf. Ook de omgevingscondities in de faciliteit worden onafhankelijk bewaakt.

Het Nordic-concept koelt de kasten vanuit extern geplaatste, redundante compressoren, zodat koeling door blijft gaan tijdens onderhoud en uitval. Op de hele Erasmus MC-campus worden inmiddels rond de 3.000 sensoren bewaakt.

Alarmen volgen het eigen escalatiepad van de biobank tot iemand aan de Erasmus MC-zijde ze bevestigt. Een team van zes functioneel beheerders op de campus verzorgt het technisch en functioneel beheer van het monitorsysteem en pakt incidenten vroeg op, als onderdeel van het meerlagige vangnet van de faciliteit.

Het XiltriX 24/7-team is bereikbaar voor technische problemen met het monitorsysteem zelf en krijgt een seintje zodra de monitoringsketen hapert. Het reageren op een opslagalarm blijft bij de eigen mensen van de biobank, die de monsters en de procedures kennen.

Eind 2023: meer dan 5,8 miljoen monsters onder beheer, bijna een miljoen euro besparing per jaar, en tot 24 uur marge voordat vriezers na een grote storing -60 °C bereiken.

De bouw van de volgende uitbreiding is gestart: een cryogene faciliteit met ruim 50 grote vloeibare-stikstofvaten voor beheerde opslag bij -196 °C, die in hetzelfde monitoringbeeld wordt opgenomen. Daarnaast werkt de biobank toe naar ISO 20387-accreditatie; het traject startte in 2024.