Centrale Biobank van Erasmus MC vertrouwt op XiltriX voor risicobeperking
Introductie
In februari 2020 werd in het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam gestart met de bouw van een centrale vriesfaciliteit. Hiermee werd afgestapt van individuele ultralage temperatuur vriezers en overgegaan op een hypermoderne faciliteit met (om te beginnen) 56 Nordic Freezers. Deze vriezers, gekoeld door centraal geleverde koelcompressoren, bieden elk ruimte aan maximaal 164.640 monsters. XiltriX kreeg de opdracht om de gecentraliseerde monitoring- en alarmeringsoplossingen voor deze nieuwe Centrale Biobank te leveren.
Het verhaal van de Centrale Biobank van het Erasmus MC
In de afgelopen jaren is de behoefte aan het veilig opslaan van monsters bij -196°C en -80°C exponentieel toegenomen. Met honderden vriezers verspreid over meerdere gebouwen en verdiepingen waren het beheer van monsters en het risico op verlies ervan een grote zorg voor de organisatie van het Erasmus MC. Als toonaangevend academisch ziekenhuis in Nederland besloot het Erasmus MC een faciliteit te bouwen die het brandgevaar, de kosten en het energieverbruik drastisch zou verlagen. Het resultaat is een snelgroeiende faciliteit waarin niet alleen een groot aantal monsters veilig wordt opgeslagen, maar die ook het volledige beheer en het volgen en traceren van monsters overneemt van de afzonderlijke afdelingen en onderzoekers. Eind 2023 waren er meer dan 5,8 miljoen monsters opgeslagen in meer dan 77.000 opslagdozen. De vervanging van conventionele vriezers door de nieuwe Nordic-vriezers resulteerde in een totale jaarlijkse kostenbesparing van bijna €1.000.000. *Bronnen: https://www.erasmusmc.nl/en/research/facilities/centralbiobank#68ebd776-ab4e-40b5-8789-2394fdd68c17
Dr. Hilde Brouwers, da Silva heeft haar Master of Science-graad in Biomedische Wetenschappen behaald aan de Vrije Universiteit van Amsterdam (VU Amsterdam). Na haar promotieonderzoek aan het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) stapte ze over naar de Biobank van het Erasmus MC. In juni 2022 werd zij benoemd tot Hoofd van de Centrale Biobank en is de faciliteit sindsdien aan het uitbouwen.
Fasen van het implementatieproces
Voordat de Biobank-faciliteit werd gebouwd, is er samen met Carnot, de leverancier van de Nordic-vriezers, een pilotinstallatie uitgevoerd. Tijdens dit proces werden diverse optimalisaties en upgrades aan het ontwerp van de vriezers doorgevoerd. Dit resulteerde in een vriezer die geschikt was voor de specifieke taak van langetermijnopslag in de Biobank. Belangrijk is dat er Operational Qualification (OQ) en Performance Qualification (PQ) studies zijn uitgevoerd met behulp van onafhankelijke temperatuursensoren van XiltriX. Hierdoor wist de Biobank precies hoe lang het zou duren voordat een vriezer opwarmt onder vaste omstandigheden en bij specifieke belading.
Dr. Brouwers, da Silva gaf als commentaar: “Dankzij de uitgevoerde temperatuurstudies hebben we de gemoedsrust dat we zelfs bij grote calamiteiten tot 24 uur de tijd hebben voordat de temperatuur in onze vriezers -60°C bereikt.”
Het Nordic Freezer-concept maakt gebruik van extern geplaatste, redundant uitgevoerde koelcompressoren die de koelvloeistoffen via supergeïsoleerde leidingen aanleveren aan een groot aantal hoog geïsoleerde, staande kasten die zijn uitgerust met vriezerrekken. De redundante systemen stellen de biobank in staat om de vriezers te blijven koelen, zelfs tijdens onderhoud of storingen. De voordelen voor gebruikers zijn talrijk. Zo heeft de biobank geen airconditioning nodig in de ruimte waar de vriezers staan, maar handhaaft toch een temperatuur van ±20°C. De volledige koudeketen wordt op technisch niveau gemonitord door de fabrikant, maar daarnaast beschikt elke vriezer over temperatuur- en deursensoren van XiltriX.
XiltriX is ook gekoppeld aan de compressoren om 24/7 te kunnen meten of deze functioneel zijn. De Nordic-systemen stellen klanten in staat hun stroomverbruik tot 78% te verlagen.
De heer Han Weerdesteyn, CCO van XiltriX International, zei: “Wij zijn er buitengewoon trots op deel uit te maken van de Biobank van het Erasmus MC die deze hypermoderne technologieën gebruikt. Het beveiligen van meer dan 5 miljoen monsters komt neer op een monsterwaarde van meer dan 500 miljoen euro. Bij XiltriX zijn we ons er zeer van bewust dat er absoluut geen ruimte is voor fouten.”
Na de ingebruikname van het eerste deel van de Centrale Biobank moesten de afdelingen beginnen met het verplaatsen van de monsters naar de nieuwe vriezers. Dit proces bracht het gebrek aan standaardisatie tussen de onderzoeksafdelingen op dat moment aan het licht. Gezien de kans om het goed aan te pakken, werd een overkoepelend Biobank Information Management System (BIMS) geïmplementeerd voor het volgen en traceren van alle beheerde monsters. Dit was belangrijk, aangezien de Centrale Biobank in wezen een beheerde dienst is waaraan afdelingen van het Erasmus MC hun monsters kunnen toevertrouwen voor veilige opslag.
Dr. Brouwers, da Silva herinnerde zich: “Omdat we met meerdere leveranciers werkten, was het voor ons erg belangrijk dat zij ons hun kennis en ervaring ter beschikking stelden. We zijn zeer tevreden over de samenwerking met het XiltriX-team en hun ondersteuning. Het systeem is zeer betrouwbaar gebleken.”
De Biobank bestaat niet alleen uit een aantal vriezers waarin biologische monsters in een veilige faciliteit worden opgeslagen, maar is ook afhankelijk van een aantal technische diensten. Deze diensten omvatten de grote stroomvraag, kritische ondersteuning van de vriezerfabrikant bij technische problemen, en netwerk- en telefoondiensten voor de XiltriX-monitoring die worden geleverd door de facilitaire en IT-organisatie van het Erasmus MC. Het technisch & functioneel beheer van XiltriX is toegewezen aan een team van 6 personen binnen het Erasmus MC. Dit unieke concept heeft geleid tot een hoog kwaliteitsniveau en zorgt ervoor dat incidenten sneller worden opgepakt, waardoor schade wordt voorkomen.
De heer Pascal van Elzakker, die het team leidt, gaf als commentaar: “Ik werk al meer dan 15 jaar met XiltriX. Omdat ik in het laboratorium heb gewerkt, weet ik maar al te goed wat er mis kan gaan. Door nauw samen te werken met afdelingen zoals de Centrale Biobank als onderdeel van het gelaagde veiligheidsnet, zijn we van cruciaal belang bij het voorkomen van schade in het geval van grote calamiteiten.”
Waarom de Centrale Biobank van het Erasmus MC voor XiltriX heeft gekozen
Het opslaan van biologische monsters voor medisch onderzoek. Betreffende studies die vallen onder de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) maakt. Laboratoria verantwoordelijk voor het opzetten van een geschikte
Hoe de Centrale Biobank van het Erasmus MC XiltriX gebruikt
Het XiltriX-monitoringplatform wordt gebruikt om afdelingen op de hele campus van het Erasmus MC te monitoren, waar tot op heden ongeveer 3000 sensoren worden gemonitord.
Alle kritieke parameters in de biobank worden onafhankelijk gemonitord door XiltriX. Dit omvat alle omgevingscondities zoals temperatuur en relatieve
luchtvochtigheid. Ook alle vriezertemperaturen. Bovendien wordt de status van de koelcompressoren van het Nordic-systeem 24/7 gemonitord.
De heer Han Weerdesteyn gaf als commentaar: “De cumulatieve waarde van de monsters die door XiltriX in het Erasmus MC worden beveiligd, wordt geschat op meer dan 10 miljard euro. Het is onmogelijk om daar een verzekering voor af te sluiten. Daarom is het beperken van alle risico's met een real-time monitoringsysteem een absolute noodzaak. Niet alleen om compliant te zijn, maar ook om medewerkers in staat te stellen schade te voorkomen als er iets misgaat.”
De resultaten en de volgende stappen
Het XiltriX-supportteam werkt nauw samen met het team van het Erasmus MC om het XiltriX-systeem te monitoren en te onderhouden. Nieuwe uitbreidingen van de biobank met Nordic-vriezers zijn gepland en de bouw is al begonnen. Naast de opslag bij -80°C zal een nieuwe cryogene faciliteit (opslag bij -196°C) met meer dan 50 grote vloeibare-stikstofvaten worden toegevoegd om beheerde cryogene opslag te bieden op de campus van het Erasmus MC.
De heer Pascal van Elzakker zei: “Ik kijk ernaar uit om de biobank uit te breiden met monitoring van de centrale cryogene opslagfaciliteit. We hebben op de campus al meerdere projecten uitgevoerd waarbij we cryovaten met XiltriX hebben geïntegreerd, met zeer goede resultaten.”
Momenteel werken de Centrale Biobank, samen met het afnamepunt van de Weefselbank en twee andere universitair medische centra, samen met de Raad voor Accreditatie (RvA). Als alles volgens plan verloopt, zal de Centrale Biobank in 2024 het accreditatieproces starten.
Dr. Brouwers, da Silva gaf als commentaar: “Goed kwaliteitsbeheer is van cruciaal belang voor onze biobank. Het is een veeleisend project, maar we hebben er vertrouwen in dat we de ISO 20387-accreditatie in 2025 kunnen behalen.”
