Monitoring van het IVF-laboratorium bij LUKS Lucerne

Luzerner Kantonsspital is een groot universitair opleidings- en onderzoeksziekenhuis in centraal Zwitserland. Het nieuwbouwproject van het ziekenhuis, waarin het kinderziekenhuis en de vrouwenkliniek worden samengebracht, vormt een belangrijke investering in de toekomst van de gezondheidszorg in de regio.

Binnen dit nieuwbouwproject biedt het nieuwe IVF-laboratorium een moderne omgeving voor voortplantingsgeneeskunde, waarin gespecialiseerde apparatuur, klinische expertise en strikt gecontroleerde laboratoriumprocessen samenkomen.

Voor Alexandra Kohl Schwartz is de ambitie duidelijk: de hoogst mogelijke kwaliteit handhaven in elke fase van het patiëntentraject.

"De grootste uitdaging is om bij alle processen die we uitvoeren een hoge kwaliteit te handhaven. En natuurlijk moeten we er in het IVF-laboratorium voor zorgen dat de omstandigheden stabiel blijven."

Voor haar is het laboratorium een essentieel onderdeel van een veel groter doel: koppels helpen hun kinderwens te vervullen.

De nieuwe faciliteit bood niet alleen de gelegenheid om de fysieke omgeving te moderniseren, maar ook om een meer geïntegreerde aanpak te realiseren voor het monitoren van de kritische omstandigheden waarvan het laboratorium afhankelijk is.

In een IVF-laboratorium werken hooggespecialiseerde teams met biologisch materiaal dat tot het meest waardevolle behoort dat een patiënt aan een ziekenhuis kan toevertrouwen.

Eicellen worden bevrucht en embryo's worden buiten het lichaam van de vrouw gekweekt onder zorgvuldig gecontroleerde omstandigheden. Geschikte embryo's kunnen vervolgens worden teruggeplaatst, terwijl aanvullende embryo's kunnen worden gecryopreserveerd voor een toekomstige behandeling.

Voor de embryologen die verantwoordelijk zijn voor deze processen, is het handhaven van stabiele omgevingsomstandigheden essentieel.

"We moeten de natuurlijke omgeving van het lichaam van de vrouw nabootsen. Dat betekent dat we alle omgevingsfactoren zeer stabiel moeten houden."

Temperatuur, gasconcentraties, osmolariteit en luchtkwaliteit vereisen zorgvuldige aandacht. Bij de monitoring van IVF-incubatoren wordt naast temperatuur ook gekeken naar koolstofdioxide (CO₂), dat helpt de pH van het kweekmedium op peil te houden, en naar zuurstof (O₂), dat volgens het kweekprotocol wordt gereguleerd.

In IVF-laboratoria kan de apparatuur onder meer bestaan uit tafelmodelincubatoren en time-lapse-incubatoren, verwarmingsplaten en cryogene opslagtanks. Vloeibare stikstof (LN₂) houdt gecryopreserveerd voortplantingsmateriaal op lage temperaturen, waardoor monitoring van cryogene opslag de langetermijntegenhanger vormt van de monitoring van embryokweek.

Zelfs relatief kleine veranderingen in de omgevingsomstandigheden kunnen de laboratoriumprocessen beïnvloeden en mogelijk gevolgen hebben voor de behandelresultaten.

"Elk klein verschil in de omgeving kan een enorm effect hebben op het resultaat van de behandeling."

Daarmee is omgevingsmonitoring een integraal onderdeel van het dagelijkse werk in het laboratorium, in plaats van slechts een aanvullende technische vereiste.

Vóór de nieuwe installatie waren monitoring en documentatie verspreid over verschillende systemen.

Sommige apparatuur kon niet continu worden gemonitord, terwijl andere metingen op vaste tijdstippen werden geregistreerd in plaats van in realtime. Daardoor was het moeilijker om een volledig overzicht te behouden van de kritische omstandigheden in het laboratorium.

"Voorheen hadden we verschillende systemen en waren er zaken die niet continu konden worden gemonitord. Voor ons is het een grote stap vooruit om alles in één oplossing te hebben."

De uitdaging was daarom om een geïntegreerde monitoringomgeving op te zetten die de verschillende bedrijfsmiddelen en omgevingsomstandigheden van het laboratorium kon omvatten. Continue registraties helpen teams veranderingen in de loop van de tijd te beoordelen, waaronder het temperatuurherstel nadat een incubator is geopend, in plaats van uitsluitend te vertrouwen op afzonderlijke meetwaarden. Bij cryogene opslag moet het monitoringplan rekening houden met de metingen en apparatuursignalen die een verandering in de opslagomstandigheden kunnen aantonen; temperatuur alleen kan de oorzaak van een probleem niet vaststellen.

Even belangrijk was de mogelijkheid om afwijkingen te detecteren en ervoor te zorgen dat alarmen de juiste mensen bereikten, ook buiten de reguliere werktijden.

Voor Gyöngyvér en haar team is weten wat er in de apparatuur gebeurt slechts de eerste stap. Ze moeten ook weten wanneer er iets verandert, zelfs als er niemand fysiek in het laboratorium aanwezig is.

"Ik wil 24 uur per dag, zeven dagen per week kunnen volgen en zien wat er in de apparatuur gebeurt."

Het vinden van de juiste monitoringoplossing vereiste een grondige evaluatie van de behoeften van het laboratorium.

Alexandra en haar collega's, onder wie artsen en embryologen, bekeken wat er moest worden gemonitord en hoe de verschillende vereisten konden worden samengebracht.

De beslissing ging niet simpelweg over het kiezen van een algemeen systeem voor omgevingsmonitoring. LUKS wilde een doelgerichte oplossing die specifiek was ontworpen voor de vereisten van een IVF-laboratorium.

"We wilden geen algemeen monitoringsysteem. We wilden iets dat specifiek was ontworpen voor een IVF-laboratorium."

XiltriX werd gekozen omdat de oplossing de monitoring van de verschillende kritische systemen van het laboratorium kon samenbrengen binnen één geïntegreerd platform. Referenties van eerdere klanten en gesprekken met andere ziekenhuizen droegen ook bij aan de beslissing.

Voor Gyöngyvér was de kwaliteit van de samenwerking even belangrijk. Ze waardeerde vooral de snelle reacties van het team en het begrip voor de specifieke vereisten van IVF-laboratoria.

"Gedurende het hele proces had ik het gevoel dat XiltriX echt gespecialiseerd was in IVF. Ik kon vertrouwen op wat XiltriX voorstelde en wat XiltriX ons vertelde. XiltriX begreep echt wat embryologen nodig hebben voor een geschikte omgeving voor embryo's."

Het implementeren van een uitgebreide monitoringoplossing in een nieuw ontwikkeld IVF-laboratorium vereiste nauwe afstemming tussen het ziekenhuis, zijn technische partners en het XiltriX-team.

Samen met het lokale team installeerde XiltriX de monitoringinfrastructuur in de verschillende ruimten van het laboratorium en stelde deze in bedrijf. De implementatie omvatte:

• Cryogene opslagtanks en opslag van vloeibare stikstof
• Incubatoren en micromanipulatoren
• Koelkasten en vriezers
• Verwarmingsplaten en andere laboratoriumapparatuur
• Laminaire-flowkasten
• Omgevingsmonitoring van laboratorium- en opslagruimten

Monitoringstations en sensoren werden geïnstalleerd, gekalibreerd en getest. Deurcontacten en alarmfuncties werden gecontroleerd, en de alarmmeldingsketen werd geconfigureerd en getest met telefonische meldingen en e-mailmeldingen. Voor de monitoring van het IVF-laboratorium koppelt dit werk tijdens de inbedrijfstelling de meting aan een praktische reactie: geschikte plaatsing van sensoren, overeengekomen alarmgrenzen en een getest escalatiepad naar de eigen contactpersonen van het ziekenhuis. Het klinische team blijft verantwoordelijk voor het reageren op apparatuur- en omgevingsalarmen; de technische ondersteuning van XiltriX behandelt problemen met het monitoringsysteem zelf.

Bij LUKS is XiltriX geïntegreerd met de Geri-tafelmodelincubator van Genea en met de Astec MN-2 Mini Bench Top Incubator, waarbij gebruik wordt gemaakt van de analoge uitgangen van de Astec-apparaten. Deze verbindingen brengen de meetwaarden van de apparatuur samen in de bredere omgeving voor monitoring en documentatie van IVF-incubatoren in het laboratorium.

Bij de laminaire-flowkasten van Esco kan XiltriX de ingebouwde Pt1000-sensoren monitoren. LUKS koos in plaats daarvan voor onafhankelijke oppervlaktetemperatuursensoren van XiltriX. Dit maakt het onderscheid duidelijk tussen de beschikbare integratiemogelijkheid en de meetaanpak die het laboratorium heeft gekozen.

De implementatie vereiste ook aanpassingen aan de werkelijke situatie in de nieuwe faciliteit. Sommige apparatuuropstellingen weken af van de oorspronkelijke plannen, en aanpassingen aan de kabelroutes en apparatuuraansluitingen waren nodig. In plaats van simpelweg de oorspronkelijke tekeningen te volgen, werkten de teams samen om de definitieve posities van de apparatuur te bepalen en de installatie aan te passen aan de daadwerkelijke behoeften van het laboratorium.

Het implementatieteam van XiltriX werkte gedurende dit hele proces nauw samen met de IVF-medewerkers, met inbegrip van een volledige overdracht en een evaluatie van de inbedrijfstelling.

"XiltriX was zeer behulpzaam en flexibel. Als we vragen hadden, beantwoordde XiltriX die. XiltriX stond open voor onze specifieke behoeften en pakte de zaken aan waarvan we XiltriX vroegen ze te veranderen."

Na de inbedrijfstelling waren de monitoringstations en sensoren online en was de alarmketen getest. De installatie werd positief ontvangen door zowel de laboratoriumgebruikers als het management van de kliniek.

Voor de mensen die in een IVF-laboratorium werken, houdt de verantwoordelijkheid niet op wanneer de werkdag voorbij is. Embryo's blijven meerdere dagen in kweek, terwijl gecryopreserveerd voortplantingsmateriaal vele jaren kan worden opgeslagen. De omstandigheden moeten continu worden gemonitord, ook 's avonds, 's nachts en in het weekend.

Het nieuwe systeem biedt het team voortdurend inzicht in kritische apparatuur en omgevingsomstandigheden, naast alarmmeldingen wanneer metingen buiten de ingestelde parameters vallen.

Dit verandert ook de manier waarop het team op alarmen kan reageren. In plaats van bij elk alarm automatisch naar het laboratorium te gaan, kunnen embryologen eerst via de applicatie nagaan wat er gebeurt en beoordelen of een onmiddellijk bezoek noodzakelijk is.

Alexandra verwacht dat dit een positief effect zal hebben op het werkende leven van haar team:

"Minder werkuren, meer leven en meer kwaliteit van leven."

Gyöngyvér beschrijft ook welk verschil het grotere vertrouwen in het monitoringsysteem voor haar persoonlijk maakt:

"Ik kan goed slapen. Ik kan echt op het systeem vertrouwen en naar huis gaan in de wetenschap dat de monitoring veilig is."

Voorbij de directe behandeling: het belang van documentatie

Een bijzonder belangrijk aspect van de nieuwe monitoringomgeving is de continue documentatie van kritische omstandigheden.

LUKS heeft ook een omvangrijk programma voor fertiliteitspreservatie voor patiënten die hun voortplantingsmateriaal moeten bewaren voordat zij behandelingen zoals chemotherapie ondergaan. Hun monsters kunnen vele jaren opgeslagen blijven. Sommige patiënten keren mogelijk na twintig jaar of langer terug, wanneer zij klaar zijn om een gezin te stichten.

Voor Alexandra is het essentieel om te kunnen aantonen onder welke omstandigheden deze monsters zijn opgeslagen.

"Het is heel belangrijk dat we kunnen laten zien en bewijzen dat er gedurende die hele tijd sprake is geweest van continue monitoring en continue documentatie."

Hier reikt de waarde van monitoring verder dan het directe functioneren van het laboratorium. Het biedt een gedocumenteerde geschiedenis die nog lang na de oorspronkelijke behandeling of preservatieprocedure kan worden geraadpleegd. Voor patiënten draagt dit bij aan het vertrouwen in de kwaliteit en traceerbaarheid van de processen die aan het ziekenhuis zijn toevertrouwd.

In de bredere Europese context kunnen discussies over IVF-kwaliteit en traceerbaarheid verwijzen naar ISO 15189 voor medische laboratoria, de EU-richtlijn weefsels en cellen en het zich ontwikkelende kader van de EU-verordening betreffende stoffen van menselijke oorsprong (SoHO). De toepasselijkheid daarvan hangt af van het rechtsgebied en de betreffende activiteiten: LUKS bevindt zich in Zwitserland. Continue registraties van omgevingsomstandigheden kunnen bewijsmateriaal leveren voor de kwaliteitsprocedures en audits van een laboratorium, maar tonen op zichzelf geen accreditatie of naleving van regelgeving aan.

De voortplantingsgeneeskunde blijft zich ontwikkelen, met steeds geavanceerdere procedures en toenemende technische vereisten.

Voor Alexandra biedt het nieuwe laboratorium mogelijkheden om de afdeling verder te ontwikkelen, ondersteund door moderne infrastructuur en een uitgebreidere monitoringomgeving. Naarmate de werklast toeneemt en procedures complexer worden, zal de behoefte aan continue monitoring en betrouwbare documentatie steeds belangrijker worden.

"Ik denk dat deze continuïteit en hoge kwaliteit van monitoring steeds essentiëler zullen worden naarmate onze werklast in de toekomst toeneemt."

Het is de bedoeling dat de samenwerking met XiltriX ook na de eerste installatie wordt voortgezet, met mogelijkheden om het systeem te verfijnen en aan te passen naarmate de behoeften van het laboratorium zich ontwikkelen.

Voor LUKS vormt de nieuwe monitoringomgeving een belangrijk onderdeel van de basis voor het volgende hoofdstuk in de voortplantingsgeneeskunde. Voor de mensen die in het laboratorium werken, betekent dit meer inzicht, betere informatie en meer vertrouwen in de omstandigheden waarvoor zij elke dag verantwoordelijk zijn.

En uiteindelijk ondersteunt dit wat het belangrijkst is: patiënten de hoogst mogelijke zorgstandaard bieden tijdens hun hele traject naar ouderschap.