15 ans de XiltriX chez Brussels IVF : évolution d'un partenariat de suivi

Lorsque Brussels IVF, le centre de médecine reproductive de l'UZ Brussel, a dû déplacer des équipements dans plusieurs zones de laboratoire différentes en 2010, le fournisseur de surveillance existant n'était plus en mesure de répondre aux exigences. Le laboratoire souhaitait pouvoir surveiller tous les équipements à l'aide d'une plateforme de surveillance centralisée, ce qui a été une exigence centrale depuis lors. Il y avait également une forte conscience que la solution fournie devait être sécurisée dans le réseau informatique très complexe de l'hôpital universitaire, ce qui signifiait qu'il fallait choisir un partenaire capable de fournir le bon système et le bon niveau de service.

Lorsque XiltriX a été choisi pour assurer la surveillance de l'installation de FIV de Bruxelles, le premier déploiement a été relativement modeste. Seuls les récipients et conteneurs de stockage cryogénique les plus importants ont été équipés de capteurs. Peu de temps après, il a été demandé à XiltriX de connecter différentes parties du laboratoire, comme les incubateurs de culture. Pour l'intégration de la nouvelle génération d'incubateurs de paillasse, XiltriX a également été consultée. Un processus dans lequel il était important de travailler en étroite collaboration avec le fabricant de l'équipement et l'équipe du laboratoire de FIV de Bruxelles.

L'histoire de la FIV à Bruxelles

Cofondateur de l'ESHRE, la Société européenne de reproduction humaine et d'embryologie, et membre actif de longue date de cette société, Brussels IVF a été le pionnier de l'ICSI, une technique de fécondation révolutionnaire qui consiste à injecter un seul spermatozoïde dans l'ovocyte. Aujourd'hui, 70 % des traitements de FIV dans le monde utilisent cette technique. Avec plus de 7000 transferts (frais et cryogéniques) par an, UZ Brussel réalise de loin le plus grand nombre de cycles en Belgique et a toujours été en mesure d'offrir l'un des taux de réussite les plus élevés de toutes les cliniques de fertilité belges. En termes de qualité, le laboratoire des technologies de reproduction assistée (ART) a déjà obtenu l'accréditation ISO-15189 en 2005. Bien que cette norme ISO soit unique en Belgique, il s'agit de la certification la plus stricte dans le monde des laboratoires médicaux. En ce qui concerne les soins cliniques, Brussels IVF a obtenu la certification ISO pour les soins et le bien-être (EN-15224). Il s'agit de la norme la plus élevée qui puisse être atteinte. Elle met l'accent sur le processus de soins et sur des aspects importants pour le patient, tels qu'une communication claire, la sécurité du patient, la satisfaction du patient et la gestion des risques.

*Source : https://www.brusselsivf.be/en/about-brussels-ivf/

Étapes du processus de mise en œuvre

Le centre de FIV de Bruxelles a connu une augmentation spectaculaire et constante du nombre de traitements au fil des ans, comme la cryoconservation des gamètes après un diagnostic de cancer, la congélation sociale, la maturation in vitro (MIV) en combinaison avec la MIV ex-vivo, les cycles donneur-accepteur par le biais de la banque d'ovules. Il en résulte un grand nombre d'échantillons nécessitant un stockage dans l'installation de cryoconservation à long terme, ce qui renforce encore la nécessité de disposer d'une grande capacité de stockage dans une salle de cryoconservation de petite taille. En étroite collaboration avec Cryo Solutions, le concept CryoXiltriX a été installé et adapté à un grand nombre de récipients de différentes marques, offrant ainsi une solution centralisée intégrée.

M. Yves Guns, directeur de l'équipement pour IVF Bruxelles, a commenté : "Il est impératif de disposer d'une surveillance et d'une visibilité complètes de tous les paramètres de nos cuves de stockage cryogénique pour atténuer les risques liés aux installations de stockage cryogénique à long terme et pour agir avant qu'un problème réel n'apparaisse. Les données fournies par des systèmes tels que XiltriX sont extrêmement utiles lors des audits de notre système de qualité pour prouver aux auditeurs que nous sommes toujours en contrôle."

La cryoconservation n'était pas le seul point d'intérêt. Brussels IVF utilise 23 incubateurs de paillasse distincts permettant d'incuber les embryons de 230 patients simultanément. Le contrôle manuel de la température, des niveaux de CO₂ et des paramètres importants de tous ces appareils est tout simplement impossible. XiltriX International a été invité à consulter le fabricant de l'incubateur de paillasse, en fournissant une assistance à l'intégration pendant le processus de conception et de validation. Il en est résulté un appareil prêt à être intégré de manière transparente au système de surveillance dès la sortie de l'usine.

M. Han Weerdesteyn, CCO de XiltriX International, a déclaré : "L'intégration avec les systèmes de surveillance est très souvent négligée au cours du processus de conception d'un nouvel équipement. Les fournisseurs ne réalisent pas qu'après la certification MDR, il n'est plus possible d'apporter des modifications à la conception, ce qui entraîne des coûts énormes et un long processus de recertification."

La surveillance de la salle de cryoconservation et de l'équipement des laboratoires n'était pas suffisante pour atténuer tous les risques. Les laboratoires de FIV de Bruxelles sont construits comme des salles blanches pharmaceutiques avec des filtres HEPA et COV intégrés. Tous les paramètres critiques tels que la température de la pièce, l'humidité relative, la puissance et les niveaux de COV sont surveillés en permanence par XiltriX. XiltriX est même utilisé pour fournir un étalonnage continu des surfaces chauffées et des plaques chauffantes des microscopes afin d'éviter toute surchauffe ou sous-chauffe due à des conditions environnementales changeantes.

M. Yves Guns a fait part de son expérience : "Nous avons une grande expérience de la stabilité et de la performance de XiltriX. La coopération entre l'équipe XiltriX et l'équipe de l'UZ Bruxelles est optimale. En utilisant les connaissances et l'expérience combinées des deux équipes, les risques et les coûts peuvent être réduits et la qualité optimisée."

Pourquoi Brussels IVF continue à choisir XiltriX

Dans un environnement aussi difficile que celui d'un laboratoire de FIV, il n'y a pas beaucoup de fournisseurs capables d'offrir les solutions de haute qualité nécessaires à la surveillance continue de tous les paramètres critiques. Les fournisseurs doivent être des partenaires, comprendre les besoins du marché et avoir des connaissances scientifiques pour comprendre ses défis. La capacité de s'adapter à l'évolution des besoins, au déplacement des laboratoires et à l'intégration de nouveaux types d'équipement nécessite une équipe spéciale et dévouée.

M. Yves Guns a commenté : "Nous utilisons quotidiennement la fonctionnalité d'alarme de XiltriX, la combinaison des balises d'alarme, des sirènes, des SMS bidirectionnels et des messages électroniques avec des appels téléphoniques en cascade est unique dans l'industrie. Nous reconnaissons également le rôle important que joue XiltriX dans l'intégration de capteurs de surveillance indépendants avec l'équipement fourni par d'autres fabricants. Ce type de valeur ajoutée est quelque chose que nous attendons de tous nos fournisseurs.

Comment Brussels IVF utilise XiltriX Brussels IVF surveille actuellement en temps réel plusieurs centaines de capteurs dans l'environnement du laboratoire clinique. L'UZ Brussel est un hôpital universitaire et la recherche scientifique fait partie intégrante de son activité. Un laboratoire de formation est également mis à disposition dans lequel un système de surveillance XiltriX complet est fourni aux embryologistes nationaux et internationaux en formation.

M. Yves Guns a déclaré : "J'ai vu les systèmes de contrôle de la qualité devenir de plus en plus exigeants au fil des ans : "J'ai constaté que les systèmes de contrôle de la qualité devenaient de plus en plus exigeants au fil des ans. C'est l'une des raisons pour lesquelles je suis passé du laboratoire à la gestion des installations. L'utilisation des systèmes XiltriX, tant dans le laboratoire clinique que dans le laboratoire de formation, permet aux embryologistes débutants de comprendre l'importance des solutions de surveillance, de s'y familiariser et de s'y former.

Le système XiltriX est actuellement fourni à Brussels IVF en tant que solution hébergée par le département informatique de l'hôpital. L'équipe informatique de XiltriX International a travaillé en collaboration avec l'équipe informatique de l'UZ Brussel pour fournir une solution sécurisée à laquelle on peut accéder à partir de n'importe quel client connecté au réseau ou par l'intermédiaire d'un ordinateur distant disposant d'un accès VPN approprié. Tous les membres du personnel concernés disposent d'un login avec uniquement les autorisations nécessaires. Toutes les actions sont donc traçables à la personne, à la date et à l'heure et toutes les raisons des excursions et des problèmes sont enregistrées en toute sécurité dans la base de données XiltriX. Tous les capteurs sont calibrés annuellement et la plate-forme logicielle est maintenue à jour pour éviter tout problème de sécurité et fournir au personnel de la FIV de Bruxelles les fonctionnalités les plus récentes.

Les résultats et l'avenir

Après avoir intégré avec succès tous les paramètres critiques dans les systèmes XiltriX, il est maintenant temps de se tourner vers l'avenir. En optimisant l'acceptation des utilisateurs et en facilitant l'accès aux données dans un format plus digeste, on optimisera encore l'efficacité. L'API XiltriX permet d'intégrer facilement des écrans de visualisation de différentes tailles et de différents facteurs de forme.

M. Yves Guns a commenté : "Je suis très intéressé par l'utilisation de la technologie de l'écran de visualisation. En supprimant ce seuil, toutes les données importantes pour toutes les parties du laboratoire seront plus visibles pour les utilisateurs en un clin d'œil."

Outre la visualisation des données, l'intégration des données XiltriX avec des systèmes tiers est souhaitable. Brussels IVF utilise déjà des systèmes de témoins électroniques et des incubateurs time-lapse. Avec un besoin et un désir croissants de fournir des rapports plus transparents aux patients, l'automatisation du processus de rapport sera impérative pour éviter de passer trop de temps sur des requêtes manuelles.

M. Han Weerdesteyn a déclaré : "Les intégrations API de XiltriX sont très importantes pour fournir aux laboratoires l'automatisation de l'information qu'ils désirent. En fournissant des données en temps réel et un accès juste à temps à notre base de données, les données n'ont pas besoin d'être dupliquées mais peuvent être récupérées et traitées en toute sécurité par des partenaires de confiance dans des solutions automatisées. La valeur ajoutée de XiltriX n'est pas seulement la composante technologique, mais aussi le savoir-faire en matière de rapprochement des partenaires et de construction d'une intégration réussie".

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