15 Jahre XiltriX bei Brussels IVF: Entwicklung einer Überwachungspartnerschaft

Als Brussels IVF, das Zentrum für Reproduktionsmedizin der UZ Brussel, im Jahr 2010 Geräte in verschiedene Laborbereiche verlagern musste, konnte der bestehende Überwachungsanbieter die Anforderungen nicht mehr erfüllen. Das Labor wollte die Möglichkeit haben, alle Geräte mit einer zentralen Überwachungsplattform zu überwachen, was seither eine zentrale Anforderung ist. Außerdem war man sich bewusst, dass die bereitgestellte Lösung in dem hochkomplexen IT-Netzwerk des Universitätskrankenhauses sicher sein musste, was bedeutete, dass ein Partner gewählt werden musste, der das richtige System und das richtige Serviceniveau bieten konnte.

Als XiltriX für die Überwachung der Brüsseler IVF-Einrichtung ausgewählt wurde, war die erste Einführung relativ bescheiden. Lediglich die wichtigsten kryogenen Lagerbehälter und Container wurden mit Sensoren ausgestattet. Bald darauf wurde XiltriX jedoch gebeten, verschiedene Teile des Labors, wie z. B. Kulturbrutkästen, anzuschließen. Für die Integration der nächsten Generation von Tischbrutschränken wurde XiltriX ebenfalls um Beratung gebeten. Dabei war es wichtig, eng mit dem Hersteller der Geräte und dem Team des Brüsseler IVF-Labors zusammenzuarbeiten.

Die Geschichte von Brüssel IVF

Als Mitbegründer und langjähriges aktives Mitglied der ESHRE, der European Society of Human Reproduction and Embryology, leistete Brussels IVF Pionierarbeit bei der ICSI, einer revolutionären Befruchtungstechnik, bei der eine einzige Samenzelle in die Eizelle injiziert wird. Heute wird diese Technik bei 70 % aller IVF-Behandlungen auf der ganzen Welt eingesetzt. Mit mehr als 7000 Transfers (frisch und kryogen) pro Jahr führt UZ Brussel bei weitem die meisten Zyklen in Belgien durch und hat durchweg gezeigt, dass es in der Lage ist, eine der höchsten Erfolgsraten aller belgischen Fruchtbarkeitskliniken zu erzielen. Was die Qualität betrifft, so hat das Labor für assistierte Reproduktionstechnologien (ART) bereits im Jahr 2005 die ISO-15189-Zertifizierung erhalten. Diese ISO-Norm ist zwar in Belgien einzigartig, aber die strengste Zertifizierung in der Welt der medizinischen Labors. Was die klinische Betreuung betrifft, so erhielt Brussels IVF die ISO-Zertifizierung für Pflege und Wellness (EN-15224). Dies ist die höchste erreichbare Norm und legt großen Wert auf den Pflegeprozess und wichtige Aspekte für den Patienten wie klare Kommunikation, Patientensicherheit, Patientenzufriedenheit und Risikomanagement.

*Quelle: https://www.brusselsivf.be/en/about-brussels-ivf/

Phasen des Implementierungsprozesses

In der Brüsseler IVF-Einrichtung hat die Zahl der Behandlungen im Laufe der Jahre dramatisch und stetig zugenommen. Dazu gehören die Kryokonservierung von Keimzellen nach einer Krebsdiagnose, das Social Freezing, die In-vitro-Maturation (IVM) in Kombination mit der Ex-vivo IVM sowie Spender-Akzeptor-Zyklen über die Eizellenbank. Dies hat zu einer großen Anzahl von Proben geführt, die in der Langzeit-Kryokonservierungsanlage gelagert werden müssen, was den Bedarf an großer Lagerkapazität auf kleinem Raum weiter verstärkt. In enger Zusammenarbeit mit Cryo Solutions wurde das CryoXiltriX-Konzept installiert und auf einer großen Anzahl von Behältern verschiedener Marken nachgerüstet, um eine integrierte, zentralisierte Lösung zu schaffen.

Yves Guns, Equipment Manager bei IVF Brüssel, kommentierte: "Eine vollständige Überwachung und Transparenz aller Parameter unserer Kryolagerbehälter ist unerlässlich, um die Risiken einer langfristigen Kryolagerung zu mindern und zu handeln, bevor ein echtes Problem auftritt. Die von Systemen wie XiltriX bereitgestellten Daten sind bei Audits unseres Qualitätssystems äußerst nützlich, um den Prüfern zu beweisen, dass wir stets die Kontrolle haben."

Die Kryokonservierung war nicht der einzige Punkt von Interesse. Brussels IVF verwendet 23 separate Tischinkubatoren mit Platz für die Bebrütung von Embryonen von 230 Patienten gleichzeitig. Die manuelle Kontrolle der Temperatur, der CO₂-Werte und wichtiger Parameter all dieser Geräte ist schlichtweg unmöglich. XiltriX International wurde gebeten, den Hersteller des Tischinkubators zu konsultieren und ihn bei der Integration während des Entwurfs- und Validierungsprozesses zu unterstützen. Das Ergebnis war ein Gerät, das direkt ab Werk nahtlos in das Überwachungssystem integriert werden konnte.

Herr Han Weerdesteyn, CCO von XiltriX International, sagte: "Die Integration von Überwachungssystemen wird während des Entwurfsprozesses eines neuen Geräts sehr häufig übersehen. Die Lieferanten sind sich nicht bewusst, dass nach der MDR-Zertifizierung Änderungen am Design nicht mehr zulässig sind und enorme Kosten und einen langwierigen Rezertifizierungsprozess nach sich ziehen werden."

Die Überwachung des Kryokonservierungsraums und der Geräte in den Labors reichte nicht aus, um alle Risiken zu mindern. Die Brüsseler IVF-Labors sind wie pharmazeutische Reinräume mit integrierten HEPA- und VOC-Filtern gebaut. Alle kritischen Parameter wie Raumtemperatur, relative Luftfeuchtigkeit, Stromverbrauch und VOC-Werte werden von XiltriX kontinuierlich überwacht. XiltriX wird sogar zur laufenden Kalibrierung von Heizflächen und Heizplatten für Mikroskope eingesetzt, um eine Unter- oder Überhitzung aufgrund wechselnder Umweltbedingungen zu verhindern.

Herr Yves Guns teilte seine Erfahrungen mit: "Wir haben sehr gute Erfahrungen mit der Stabilität und Leistung von XiltriX gemacht. Die Zusammenarbeit zwischen dem XiltriX-Team und dem Team von UZ Brüssel ist optimal. Durch die Nutzung des kombinierten Wissens und der Erfahrung beider Teams können Risiken und Kosten reduziert und die Qualität optimiert werden."

Warum Brüssel IVF sich weiterhin für XiltriX entscheidet

In einem anspruchsvollen Umfeld wie einem IVF-Labor gibt es nicht viele Anbieter, die in der Lage sind, die für die kontinuierliche Überwachung aller kritischen Parameter erforderlichen hochwertigen Lösungen zu liefern. Die Lieferanten müssen ein Partner sein, der die Bedürfnisse des Marktes versteht und über wissenschaftliche Kenntnisse verfügt, um die Herausforderungen zu verstehen. Die Fähigkeit, mit den sich ändernden Anforderungen mitzuwachsen, Laborstandorte zu verlegen und neue Gerätetypen zu integrieren, erfordert ein spezielles und engagiertes Team.

Herr Yves Guns kommentierte: "Wir nutzen die XiltriX-Alarmfunktionalität täglich. Die Kombination von Alarmlichtern, Sirenen, bidirektionalen SMS- und E-Mail-Nachrichten mit kaskadierenden Telefonanrufen ist in der Branche einzigartig. Wir wissen auch um die wichtige Rolle, die XiltriX bei der Integration unabhängiger Überwachungssensoren mit den Geräten anderer Hersteller spielt. Diese Art von Mehrwert ist etwas, das wir von allen unseren Lieferanten erwarten.

Wie Brussels IVF XiltriX einsetzt Brussels IVF überwacht derzeit in Echtzeit mehrere hundert Sensoren in der klinischen Laborumgebung. Das UZ Brussel ist ein Universitätskrankenhaus und die wissenschaftliche Forschung ist ein wesentlicher Bestandteil seiner Tätigkeit. Es gibt auch ein Schulungslabor, in dem ein komplettes XiltriX-Überwachungssystem sowohl nationalen als auch internationalen Embryologen in der Ausbildung zur Verfügung steht.

Herr Yves Guns sagte: "Ich habe gesehen, dass Qualitätsüberwachungssysteme im Laufe der Jahre immer anspruchsvoller wurden. Das ist einer der Gründe, warum ich vom Labor ins Facility Management gewechselt bin. Der Einsatz von XiltriX-Systemen sowohl im klinischen als auch im Ausbildungslabor ermöglicht es jungen Embryologen, die Bedeutung von Überwachungslösungen zu verstehen und sich mit ihnen vertraut zu machen und sie umfassend zu schulen.

Das XiltriX-System wird derzeit an Brussels IVF als eine von der IT-Abteilung des Krankenhauses gehostete Lösung geliefert. Das internationale IT-Team von XiltriX hat mit dem IT-Team des UZ Brüssel zusammengearbeitet und eine sicherheitsgesicherte Lösung entwickelt, auf die von jedem an das Netzwerk angeschlossenen Client oder über einen Remote-Computer mit entsprechendem VPN-Zugang zugegriffen werden kann. Alle zuständigen Mitarbeiter verfügen über ein Login mit nur den erforderlichen Berechtigungen. Alle Handlungen sind somit nach Person, Datum und Uhrzeit rückverfolgbar, und alle Gründe für Exkursionen und Probleme werden sicher in der XiltriX-Datenbank protokolliert. Alle Sensoren werden jährlich kalibriert, und die Softwareplattform wird auf dem neuesten Stand gehalten, um Sicherheitsprobleme zu vermeiden und den Mitarbeitern von Brussels IVF die neuesten Funktionen zur Verfügung zu stellen.

Die Ergebnisse und das weitere Vorgehen

Nachdem alle kritischen Parameter erfolgreich in die XiltriX-Systeme integriert wurden, ist es nun an der Zeit, nach vorne zu schauen. Durch die Optimierung der Benutzerakzeptanz und die Bereitstellung eines einfacheren Zugangs zu den Daten in einem leichter verdaulichen Format wird die Effizienz weiter optimiert. Die XiltriX-API ermöglicht die einfache Integration von Visualisierungsbildschirmen in verschiedenen Größen und Formfaktoren.

Herr Yves Guns kommentierte: "Ich bin sehr daran interessiert, die Technologie des Visualisierungsbildschirms zu nutzen. Durch die Beseitigung dieser Schwelle werden alle wichtigen Daten für alle Bereiche des Labors für die Benutzer im Handumdrehen sichtbar."

Neben der Visualisierung der Daten ist die Integration der XiltriX-Daten mit Systemen von Drittanbietern wünschenswert. Brussels IVF nutzt bereits elektronische Witnessing-Systeme und Zeitraffer-Inkubatoren. Angesichts des steigenden Bedarfs und des Wunsches, den Patienten transparentere Berichte zur Verfügung zu stellen, wird die Automatisierung des Berichtsprozesses unabdingbar sein, um zu viel Zeit für manuelle Abfragen zu vermeiden.

Herr Han Weerdesteyn sagte: "Die XiltriX-API-Integrationen sind sehr wichtig, damit Labore die von ihnen gewünschte Informationsautomatisierung erhalten. Durch die Bereitstellung von Echtzeitdaten und den Just-in-Time-Zugang zu unserer Datenbank müssen die Daten nicht dupliziert werden, sondern können von vertrauenswürdigen Partnern sicher abgerufen und in automatisierten Lösungen verarbeitet werden. Der Mehrwert von XiltriX ist nicht nur die technologische Komponente, sondern auch das Wissen, wie man Partner zusammenbringt und eine erfolgreiche Integration aufbaut."

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