15 años de XiltriX en Brussels IVF: evolución de una asociación de seguimiento

Cuando Brussels IVF, el centro de medicina reproductiva de UZ Brussel, tuvo que trasladar equipos a varias áreas de laboratorio en 2010, el proveedor de monitorización existente ya no podía cumplir los requisitos. El laboratorio quería tener la capacidad de supervisar todos los equipos con una plataforma de supervisión centralizada, lo que ha sido un requisito fundamental desde entonces. También se era muy consciente de que la solución proporcionada debía ser segura en la compleja red informática del hospital universitario, por lo que era necesario elegir un socio que pudiera ofrecer el sistema y el nivel de servicio adecuados.

Cuando se eligió a XiltriX para la monitorización del centro de FIV de Bruselas, la primera implantación fue relativamente modesta. Sólo se equiparon con sensores los recipientes y contenedores de almacenamiento criogénico más importantes. Sin embargo, poco después se pidió a XiltriX que conectara diferentes partes del laboratorio, como las incubadoras de cultivos. Para la integración de la próxima generación de incubadoras de sobremesa, también se pidió asesoramiento a XiltriX. Un proceso en el que era importante trabajar en estrecha colaboración con el fabricante de los equipos y el equipo del laboratorio de FIV de Bruselas.

La historia de la FIV en Bruselas

Cofundadora de la Sociedad Europea de Reproducción Humana y Embriología(ESHRE) y miembro activo de la misma desde hace muchos años, Brussels IVF fue pionera en la ICSI, una revolucionaria técnica de fecundación por la que se inyecta un solo espermatozoide en el ovocito. Hoy en día, el 70% de los tratamientos de FIV en todo el mundo utilizan esta técnica. Con más de 7.000 transferencias (en fresco y criogénicas) al año, UZ Brussel realiza con diferencia el mayor número de ciclos de Bélgica y ha demostrado sistemáticamente ser capaz de ofrecer una de las tasas de éxito más altas de todas las clínicas de fertilidad belgas. En términos de calidad, el laboratorio de técnicas de reproducción asistida (TRA) ya obtuvo la acreditación ISO-15189 en 2005. Aunque esta norma ISO es única en Bélgica, se trata de la certificación más estricta en el mundo de los laboratorios médicos. En cuanto a los cuidados clínicos, Brussels IVF obtuvo la certificación ISO para Cuidados y Bienestar (EN-15224). Se trata de la norma más estricta que se puede obtener y hace gran hincapié en el proceso de atención y en aspectos importantes para el paciente como la comunicación clara, la seguridad del paciente, la satisfacción del paciente y la gestión de riesgos.

*Fuente: https://www.brusselsivf.be/en/about-brussels-ivf/

Etapas del proceso de aplicación

El centro de FIV de Bruselas ha experimentado un aumento espectacular y constante del número de tratamientos a lo largo de los años, como la crioconservación de gametos tras un diagnóstico de cáncer, la congelación social, la maduración in vitro (MIV) en combinación con la MIV ex vivo y los ciclos de donante-aceptante a través del banco de óvulos. Esto ha dado lugar a un gran número de muestras que requieren almacenamiento en la instalación de crioconservación a largo plazo, lo que refuerza aún más la necesidad de una gran capacidad de almacenamiento en un espacio reducido de la sala criogénica. En estrecha colaboración con Cryo Solutions, se instaló el concepto CryoXiltriX y se adaptó a un gran número de recipientes de diferentes marcas, proporcionando una solución centralizada integrada.

El Sr. Yves Guns, Director de Equipamiento de IVF Bruselas comentó: "Disponer de una supervisión y visibilidad completas de todos los parámetros de nuestros recipientes de almacenamiento criogénico es imprescindible para mitigar los riesgos de las instalaciones de almacenamiento criogénico a largo plazo y actuar antes de que aparezca un problema real. Los datos proporcionados por sistemas como XiltriX son extremadamente útiles durante las auditorías de nuestro sistema de calidad para demostrar a los auditores que siempre tenemos el control."

La crioconservación no fue el único punto de interés. Brussels IVF utiliza 23 incubadoras de sobremesa distintas con espacio para incubar embriones de 230 pacientes simultáneos. Comprobar manualmente la temperatura y los niveles de CO₂ y otros parámetros importantes de todos estos dispositivos es sencillamente imposible. Se solicitó a XiltriX International que consultara con el fabricante del incubador de sobremesa, proporcionando asistencia en la integración durante el proceso de diseño y validación. El resultado fue un dispositivo listo para integrarse a la perfección con el sistema de monitorización directamente desde la fábrica.

Han Weerdesteyn, director de operaciones de XiltriX International, ha declarado: "La integración con los sistemas de control se pasa por alto con mucha frecuencia durante el proceso de diseño de un nuevo equipo. Los proveedores no se dan cuenta de que, tras la certificación MDR, ya no está permitido realizar cambios en el diseño, lo que dará lugar a enormes costes y a un largo proceso de recertificación."

Vigilar la sala de crioconservación y el equipamiento de los laboratorios no bastaba para mitigar todos los riesgos. Los laboratorios de FIV de Bruselas están construidos como salas blancas farmacéuticas con filtros HEPA y COV integrados. Todos los parámetros críticos, como la temperatura ambiente, la humedad relativa, la potencia y los niveles de COV, se controlan continuamente con XiltriX. XiltriX se utiliza incluso para proporcionar una calibración continua de las superficies calefactadas y las placas calefactadas de los microscopios con el fin de evitar el subcalentamiento y el sobrecalentamiento debidos a los cambios en las condiciones ambientales.

El Sr. Yves Guns compartió sus experiencias: "Tenemos una gran experiencia con la estabilidad y el rendimiento de XiltriX. La cooperación entre el equipo de XiltriX y el de UZ Bruselas es óptima. Utilizando los conocimientos y la experiencia combinados de ambos equipos, se pueden reducir riesgos y costes y optimizar la calidad."

Por qué Brussels IVF sigue eligiendo XiltriX

En un entorno tan exigente como el de un laboratorio de FIV, no hay muchos proveedores capaces de ofrecer las soluciones de alta calidad necesarias para la monitorización continua de todos los parámetros críticos. Los proveedores tienen que ser un socio que entienda las necesidades del mercado y posea conocimientos científicos para comprender sus retos. Tener la capacidad de crecer con los requisitos cambiantes, el traslado de laboratorios y la integración de nuevos tipos de equipos requiere un equipo especial y dedicado.

El Sr. Yves Guns comentó: "Utilizamos la funcionalidad de alarma de XiltriX a diario, la combinación de balizas de alarma, sirenas, mensajes bidireccionales SMS y de correo electrónico con llamadas telefónicas en cascada es única en el sector. También reconocemos el importante papel que desempeña XiltriX en la integración de sensores de monitorización independientes con los equipos suministrados por otros fabricantes. Este tipo de valor añadido es algo que esperamos de todos nuestros proveedores".

Cómo utiliza XiltriX Brussels IVF Brussels IVF monitoriza actualmente en tiempo real varios cientos de sensores en el entorno del laboratorio clínico. UZ Brussel es un hospital universitario y la investigación científica forma parte integral de su actividad. También dispone de un laboratorio de formación en el que se proporciona un sistema de monitorización XiltriX completo tanto a embriólogos nacionales como internacionales en formación.

El Sr. Yves Guns ha declarado "He visto que los sistemas de control de calidad son cada vez más exigentes a lo largo de los años. Esta es una de las razones por las que pasé del laboratorio a la gestión de instalaciones. El uso de los sistemas XiltriX tanto en el laboratorio clínico como en el de formación permite a los embriólogos noveles comprender la importancia de las soluciones de monitorización y familiarizarse y formarse plenamente con ellas."

El sistema XiltriX se suministra actualmente a Brussels IVF como una solución alojada por el departamento de TI del hospital. El equipo de TI de XiltriX International ha trabajado conjuntamente con el equipo de TI de UZ Brussel para proporcionar una solución reforzada de seguridad a la que se puede acceder desde cualquier cliente conectado a la red o a través de un ordenador remoto que disponga del acceso VPN adecuado. Todo el personal adecuado dispone de un inicio de sesión con las autorizaciones necesarias. Por tanto, todas las acciones son trazables hasta la persona, la fecha y la hora, y todos los motivos de excursiones y problemas se registran de forma segura en la base de datos XiltriX. Todos los sensores se calibran anualmente, y la plataforma de software se mantiene actualizada para evitar cualquier problema de seguridad y proporcionar al personal de Brussels IVF la funcionalidad más reciente.

Resultados y próximos pasos

Una vez integrados con éxito todos los parámetros críticos en los sistemas XiltriX, ha llegado el momento de mirar hacia el futuro. Optimizar la aceptación de los usuarios y facilitar el acceso a los datos en un formato más fácil de digerir optimizará aún más la eficiencia. La API de XiltriX permite integrar fácilmente pantallas de visualización de distintos tamaños y factores de forma.

El Sr. Yves Guns comentó: "Estoy muy interesado en utilizar la tecnología de pantallas de visualización. Al eliminar este umbral, todos los datos importantes de todas las partes del laboratorio serán más evidentes para los usuarios en un abrir y cerrar de ojos."

Junto a la visualización de los datos, la integración de los datos de XiltriX con sistemas de terceros es algo a desear. Brussels IVF ya utiliza sistemas de testigos electrónicos e incubadoras de lapso de tiempo. Con una necesidad y un deseo crecientes de proporcionar informes más transparentes a los pacientes, la automatización del proceso de elaboración de informes va a ser imprescindible para evitar que se pierda demasiado tiempo en consultas manuales.

En palabras del Sr. Han Weerdesteyn: "Las integraciones API de XiltriX son muy importantes para que los laboratorios obtengan la automatización de la información que desean. Al proporcionar datos en tiempo real y un acceso justo a tiempo a nuestra base de datos, los datos no tienen que duplicarse, sino que pueden ser recuperados y procesados de forma segura por socios de confianza en soluciones automatizadas. El valor añadido de XiltriX no es sólo el componente tecnológico, sino también el conocimiento a la hora de reunir a los socios y construir una integración satisfactoria."

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