15 jaar XiltriX bij Brussels IVF: evolutie van een monitoringpartnership

Toen Brussels IVF, het centrum voor voortplantingsgeneeskunde van UZ Brussel, in 2010 apparatuur moest verhuizen naar verschillende labruimtes, kon de bestaande monitoringprovider niet langer voldoen aan de vereisten. Het lab wilde de mogelijkheid hebben om alle apparatuur te monitoren met één gecentraliseerd monitoringplatform, wat sindsdien een centrale vereiste is. Er was ook een sterk besef dat de geleverde oplossing veilig moest zijn in het zeer complexe IT-netwerk van het universitaire ziekenhuis, wat betekende dat er een partner moest worden gekozen die het juiste systeem en serviceniveau kon bieden.

Toen XiltriX werd gekozen om de bewaking van de Brusselse IVF-faciliteit te verzorgen, was de eerste uitrol relatief bescheiden. Alleen de belangrijkste cryogene opslagvaten en containers werden uitgerust met sensoren. Maar al snel werd XiltriX gevraagd om verschillende delen van het lab aan te sluiten, zoals kweekincubatoren. Ook voor de integratie van de volgende generatie benchtop incubatoren werd XiltriX om advies gevraagd. Een proces waarbij het belangrijk was om nauw samen te werken met de fabrikant van de apparatuur en het Brusselse IVF lab team.

Het verhaal van Brussel IVF

Als medeoprichter en sinds lange tijd actief lid van ESHRE, de European Society of Human Reproduction and Embryology, is Brussels IVF pionier op het vlak van ICSI, een revolutionaire bevruchtingstechniek waarbij één enkele zaadcel in de eicel wordt geïnjecteerd. Vandaag wordt deze techniek wereldwijd gebruikt bij 70% van alle IVF-behandelingen. Met meer dan 7000 transfers (vers en cryo) per jaar voert UZ Brussel veruit de meeste cycli uit in België en heeft het consequent aangetoond een van de hoogste succespercentages van alle Belgische vruchtbaarheidsklinieken te kunnen bieden. Op het vlak van kwaliteit behaalde het laboratorium voor Assisted Reproductive Technologies (ART) al in 2005 de ISO-15189-accreditatie. Hoewel deze ISO-norm vrij uniek is in België, is het de strengste certificering in de medische laboratoriumwereld. Op het vlak van klinische zorg behaalde Brussels IVF de ISO-certificering voor Zorg en Welzijn (EN-15224). Dit is de hoogst haalbare norm en legt veel nadruk op het zorgproces en belangrijke aspecten voor de patiënt zoals duidelijke communicatie, patiëntveiligheid, patiënttevredenheid en risicomanagement.

*Bron: https://www.brusselsivf.be/en/about-brussels-ivf/

Fasen van het uitvoeringsproces

De Brusselse IVF-faciliteit heeft in de loop der jaren een dramatische en gestage toename van het aantal behandelingen gekend, zoals cryopreservatie van gameten na een kankerdiagnose, sociale invriezing, in vitro maturatie (IVM) in combinatie met ex-vivo IVM, donor-acceptor cycli via de Eierbank. Dit heeft geleid tot een groot aantal monsters dat moet worden opgeslagen in de faciliteit voor langetermijncryopreservatie, waardoor de behoefte aan een grote opslagcapaciteit in een kleine cryoruimte nog groter is geworden. In nauwe samenwerking met Cryo Solutions werd het CryoXiltriX-concept geïnstalleerd en achteraf gemonteerd op een groot aantal vaten van verschillende merken, waardoor er één geïntegreerde gecentraliseerde oplossing ontstond.

Yves Guns, Equipment Manager bij IVF Brussel, licht toe: "Het hebben van volledige controle en zichtbaarheid op alle parameters van onze cryogene opslagvaten is noodzakelijk om de risico's van langdurige cryogene opslagfaciliteiten te beperken en om te handelen voordat zich een echt probleem voordoet. De gegevens die door systemen als XiltriX worden geleverd, zijn uiterst nuttig tijdens audits van ons kwaliteitssysteem om de auditors te bewijzen dat we altijd alles onder controle hebben."

Cryopreservatie was niet het enige aandachtspunt. Brussels IVF gebruikt 23 afzonderlijke benchtop incubatoren met ruimte voor het incuberen van embryo's van 230 gelijktijdige patiënten. Het handmatig controleren van de temperatuur en CO₂-niveaus en belangrijke parameters van al deze apparaten is gewoonweg onmogelijk. XiltriX International werd gevraagd om te overleggen met de fabrikant van de benchtop incubator en assisteerde bij de integratie tijdens het ontwerp- en validatieproces. Dit resulteerde in een apparaat dat vanaf de fabriek naadloos kon worden geïntegreerd met het monitoringsysteem.

De heer Han Weerdesteyn, CCO voor XiltriX International, zei: "Integratie met monitoringsystemen wordt heel vaak over het hoofd gezien tijdens het ontwerpproces van een nieuw apparaat. Leveranciers realiseren zich niet dat, na de MDR-certificering, het aanbrengen van wijzigingen aan het ontwerp niet meer is toegestaan en zal leiden tot enorme kosten en een langdurig hercertificeringsproces."

Het bewaken van de cryopreservatieruimte en de apparatuur van de laboratoria was niet voldoende om alle risico's te beperken. De Brusselse IVF-laboratoria zijn net als farmaceutische cleanrooms gebouwd met geïntegreerde HEPA- en VOC-filters. Alle kritische parameters zoals kamertemperatuur, relatieve vochtigheid, stroom- en VOC-niveaus worden continu bewaakt door XiltriX. XiltriX wordt zelfs gebruikt voor continue kalibratie van verwarmde oppervlakken en microscoopverwarmde platen om onder- en oververhitting door veranderende omgevingsomstandigheden te voorkomen.

Yves Guns deelde zijn ervaringen: "We hebben veel ervaring met de stabiliteit en prestaties van XiltriX. Er is een optimale samenwerking tussen het XiltriX team en het UZ Brussel team. Door gebruik te maken van de gecombineerde kennis en ervaring van beide teams kunnen risico's en kosten worden beperkt en kan de kwaliteit worden geoptimaliseerd."

Waarom Brussel IVF blijft kiezen voor XiltriX

In een uitdagende omgeving als een IVF-laboratorium zijn er niet veel leveranciers die de hoogwaardige oplossingen kunnen bieden die nodig zijn voor de continue bewaking van alle kritieke parameters. Leveranciers moeten een partner zijn, de behoeften van de markt begrijpen en wetenschappelijke kennis hebben om de uitdagingen te begrijpen. Het vermogen om mee te groeien met de veranderende eisen, het verhuizen van lablocaties en de integratie van nieuwe soorten apparatuur vereist een speciaal en toegewijd team.

Mr. Yves Guns licht toe: "We gebruiken de alarmfunctionaliteit van XiltriX dagelijks, de combinatie van alarmbakens, sirenes, bidirectionele sms- en e-mailberichten met trapsgewijze telefoonoproepen is uniek in de industrie. We erkennen ook de belangrijke rol die XiltriX speelt in de integratie van onafhankelijke bewakingssensoren met de apparatuur van andere fabrikanten. Dit soort toegevoegde waarde verwachten we van al onze leveranciers."

Hoe Brussels IVF XiltriX gebruikt Brussels IVF monitort momenteel in real-time meerdere honderden sensoren in de klinische laboratoriumomgeving. UZ Brussel is een universitair ziekenhuis en wetenschappelijk onderzoek is een integraal onderdeel van haar activiteiten. Er is ook een trainingslab voorzien waar een volledig XiltriX monitoringsysteem ter beschikking wordt gesteld van zowel nationale als internationale embryologen in opleiding.

Yves Guns zei: "Ik heb gezien dat kwaliteitsbewakingssystemen in de loop der jaren steeds veeleisender werden. Dit is een van de redenen waarom ik de overstap heb gemaakt van het laboratorium naar Facility Management. Door het gebruik van XiltriX systemen, zowel in het klinische lab als in het trainingslab, kunnen junior embryologen het belang inzien van en vertrouwd raken met monitoringoplossingen."

Het XiltriX-systeem wordt momenteel geleverd aan Brussels IVF als een oplossing die gehost wordt door de IT-afdeling van het ziekenhuis. Het IT-team van XiltriX International heeft samengewerkt met het IT-team van het UZ Brussel om een beveiligde oplossing te bieden die toegankelijk is vanaf elke client op het netwerk of via een computer op afstand met de juiste VPN-toegang. Alle bevoegde medewerkers hebben een login met enkel de nodige autorisaties. Alle acties zijn daarom traceerbaar naar de persoon, datum en tijd en alle redenen voor excursies en problemen worden veilig vastgelegd in de XiltriX database. Alle sensoren worden jaarlijks gekalibreerd en het softwareplatform wordt up-to-date gehouden om veiligheidsproblemen te voorkomen en het Brusselse IVF-personeel te voorzien van de nieuwste functionaliteit.

De resultaten en wat nu volgt

Nu alle kritieke parameters met succes zijn geïntegreerd in de XiltriX-systemen, is het tijd om vooruit te kijken. Door de acceptatie van gebruikers te optimaliseren en eenvoudigere toegang tot de gegevens in een beter verteerbaar formaat te bieden, wordt de efficiëntie verder geoptimaliseerd. De XiltriX API maakt eenvoudige integratie van visualisatieschermen in verschillende formaten en vormfactoren mogelijk.

Yves Guns gaf het volgende commentaar: "Ik ben erg geïnteresseerd in het gebruik van de visualisatieschermtechnologie. Door deze drempel weg te nemen, zullen alle belangrijke gegevens voor alle delen van het lab in een oogwenk duidelijker zijn voor de gebruikers."

Naast de visualisatie van gegevens is de integratie van XiltriX-gegevens met systemen van derden een wens. Brussel IVF maakt al gebruik van elektronische bewakingssystemen en time-lapse incubatoren. Met een stijgende behoefte en wens om meer transparante rapporten te verstrekken aan patiënten, zal automatisering van het rapportageproces noodzakelijk zijn om te voorkomen dat er te veel tijd wordt besteed aan handmatige queries.

De heer Han Weerdesteyn zei: "De XiltriX API integraties zijn erg belangrijk om laboratoria de informatieautomatisering te geven die ze wensen. Door real-time data en just-in-time toegang tot onze database te bieden, hoeven data niet gedupliceerd te worden, maar kunnen ze veilig worden opgehaald en verwerkt door vertrouwde partners in geautomatiseerde oplossingen. De toegevoegde waarde van XiltriX is niet alleen de technologische component, maar ook de kennis om partners bij elkaar te brengen en een succesvolle integratie op te bouwen."

Download

Een volledige versie van dit artikel kan worden gedownload via DEZE DOWNLOAD LINK. Of klik op de link naast dit artikel.