La biobanque centrale Erasmus MC s’appuie sur XiltriX pour l’atténuation des risques

La biobanque centrale Erasmus MC s’appuie sur XiltriX pour l’atténuation des risques

Introduction

En février 2020, la construction d’une installation de congélation centrale a commencé dans le centre médical Erasmus de Rotterdam. Passer des congélateurs individuels à ultra-basse température à une installation de pointe avec (pour commencer) 56 congélateurs nordiques. Ces congélateurs, refroidis par des compresseurs de refroidissement centralisés, peuvent chacun contenir jusqu’à 164 640 échantillons. XiltriX a été chargé de fournir les solutions centralisées de surveillance et d’alarme pour cette nouvelle installation centrale de biobanques.

L’histoire de la biobanque centrale Erasmus MC

Au cours des dernières années, le besoin de stocker des échantillons en toute sécurité dans des conditions de -196 °C et -80 °C a augmenté de manière exponentielle. Avec des centaines de congélateurs éparpillés dans plusieurs bâtiments et étages, la gestion des échantillons et le risque de les perdre étaient une grande préoccupation pour l’organisation Erasmus MC. En tant que principal hôpital universitaire des Pays-Bas, Erasmus MC a entrepris de construire une installation qui réduisait considérablement les risques d’incendie, les coûts et la consommation d’énergie. Le résultat est une installation en pleine croissance dans laquelle, non seulement un grand nombre d’échantillons sont stockés en toute sécurité, mais prend également en charge l’ensemble de la gestion et du suivi et de la traçabilité des échantillons loin des différents départements et chercheurs. À la fin de l’année 2023, plus de 5,8 millions d’échantillons étaient stockés dans plus de 77 000 boîtes de stockage. Le remplacement des congélateurs conventionnels par les nouveaux congélateurs nordiques a permis de réaliser une économie annuelle totale de près de 1 000 000 €. *Sources : https://www.erasmusmc.nl/en/research/facilities/centralbiobank#68ebd776-ab4e-40b5-8789-2394fdd68c17

Dr. Hilde Brouwers – da Silva Elle est titulaire d’un Master of Science en sciences biomédicales de la Vrije Universiteit d’Amsterdam (VU Amsterdam). Après avoir effectué ses recherches doctorales au Centre médical universitaire de Leiden (LUMC), elle a été transférée à la biobanque Erasmus MC. Elle a été promue à la tête de la Central Biobank en juin 2022 et n’a cessé de développer l’installation depuis.

Étapes du processus de mise en œuvre

Avant la construction de l’installation Biobank, une installation pilote a été réalisée en collaboration avec le fournisseur des congélateurs nordiques Carnot. Au cours du processus, plusieurs optimisations et mises à niveau de la conception des congélateurs ont été effectuées. Il en est résulté un congélateur adapté à la tâche spécifique de la biobanque de stockage à long terme. Il est important de noter que des études de qualification opérationnelle (QO) et de qualification des performances (QP), à l’aide de capteurs de température indépendants XiltriX, ont été réalisées pour s’assurer que la biobanque savait exactement combien de temps il faudrait à un congélateur pour chauffer dans des conditions fixes et des charges spécifiques. Le Dr Brouwers-da Silva a commenté : « Grâce aux études de température réalisées, nous avons la tranquillité d’esprit de savoir que même en cas de grandes calamités, nous avons jusqu’à 24 heures avant que la température à l’intérieur de nos congélateurs n’atteigne -60 °C. »

Le concept Nordic Freezer utilise des compresseurs de refroidissement redondants placés à l’extérieur qui fournissent les fluides de refroidissement via des tuyaux super isolés à un grand nombre d’armoires verticales hautement isolées équipées de racks de congélation. Les systèmes redondants permettent à la biobanque de rester capable de refroidir les congélateurs même en cas de maintenance ou de panne. Les avantages pour les utilisateurs sont nombreux, par exemple la biobanque n’a pas besoin de climatisation dans la pièce dans laquelle les congélateurs sont placés, mais maintient toujours une température de ±20°C. L’ensemble de la chaîne du froid est surveillé par le fabricant (sur le plan technique), mais il dispose également de capteurs de température et de porte XiltriX dans chaque congélateur.

XiltriX est également relié aux compresseurs pour pouvoir évaluer si les compresseurs sont fonctionnels 24h/24 et 7j/7. Les systèmes nordiques permettent aux clients de réduire leur consommation d’énergie jusqu’à 78 %. M. Han Weerdesteyn, CCO de XiltriX International, a déclaré : « Nous sommes extrêmement fiers de faire partie de la biobanque Erasmus MC qui utilise ces technologies de pointe. La sauvegarde de plus de 5 millions d’échantillons équivaut à une valeur d’échantillon de plus de 500 millions d’euros. Chez XiltriX, nous sommes très conscients qu’il n’y a tout simplement pas de place pour l’erreur.

Après la mise en service de la première partie de la biobanque centrale, les services ont dû commencer à déplacer les échantillons dans les nouveaux congélateurs. Ce processus a mis en lumière le manque de standardisation entre les départements de recherche de l’époque. Afin de bien faire les choses, un système global de gestion de l’information sur les biobanques (SGIB) a été mis en place pour le suivi et la traçabilité de tous les échantillons gérés. C’était important, car la biobanque centrale est essentiellement un service géré auquel les départements Erasmus MC peuvent confier leurs échantillons pour un stockage sécurisé. Le Dr Brouwers-da Silva se souvient : « En travaillant avec plusieurs fournisseurs, il était très important pour nous qu’ils nous apportent leurs connaissances et leur expérience. Nous avons été très heureux de travailler avec l’équipe XiltriX et son soutien. Le système s’est avéré très fiable.

La Biobanque n’est pas seulement un certain nombre de congélateurs stockant des échantillons biologiques dans une installation sécurisée, mais dépend également d’un certain nombre de services techniques. Ces services comprennent la forte demande d’énergie, l’assistance essentielle du fabricant du congélateur en cas de problèmes techniques, ainsi que les services réseau et téléphoniques pour la surveillance XiltriX fournis par les installations Erasmus MC et l’organisation informatique. La Direction Technique et Fonctionnelle XiltriX a été confiée à une équipe de 6 personnes au sein de l’Erasmus MC. Ce concept unique a permis d’atteindre un haut niveau de qualité et de détecter plus rapidement les incidents, ce qui permet d’éviter les dommages. À la tête de l’équipe, M. Pascal van Elzakker a déclaré : « Je travaille avec XiltriX depuis plus de 15 ans. Ayant travaillé dans le laboratoire, je suis intimement conscient de ce qui peut mal tourner. En travaillant en étroite collaboration avec des services tels que la Banque centrale de biobanque dans le cadre d’un filet de sécurité à plusieurs niveaux, nous jouons un rôle crucial dans la prévention des dommages en cas de grandes calamités.