Erasmus MC Centrale Biobank vertrouwt op XiltriX voor risicobeperking

Erasmus MC Centrale Biobank vertrouwt op XiltriX voor risicobeperking

Inleiding

In februari 2020 is gestart met de bouw van een centrale vriesfaciliteit in het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam. Van individuele ultralage vriezers naar een geavanceerde faciliteit met (om te beginnen) 56 Scandinavische vriezers. Deze vriezers, gekoeld door centraal voorziene koelcompressoren, bieden elk plaats aan maximaal 164.640 monsters. XiltriX kreeg de taak om de gecentraliseerde monitoring- en alarmoplossingen te leveren voor deze nieuwe centrale biobankfaciliteit.

Het verhaal van de Centrale Biobank van het Erasmus MC

In de afgelopen jaren is de behoefte aan het veilig opslaan van monsters bij -196°C en -80°C exponentieel toegenomen. Met honderden vriezers verspreid over meerdere gebouwen en verdiepingen, was het beheer van monsters en het risico om ze kwijt te raken een grote zorg voor de organisatie van het Erasmus MC. Als toonaangevend academisch ziekenhuis van Nederland wilde het Erasmus MC een faciliteit bouwen die het brandgevaar, de kosten en het energieverbruik drastisch verlaagde. Het resultaat is een snelgroeiende faciliteit waarin niet alleen een groot aantal monsters veilig wordt opgeslagen, maar ook het hele beheer en het volgen en traceren van monsters wordt overgenomen van de afzonderlijke afdelingen en onderzoekers. Eind 2023 waren er meer dan 5,8 miljoen monsters opgeslagen in meer dan 77.000 opslagdozen. Het vervangen van conventionele vriezers door de nieuwe Scandinavische vriezers resulteerde in een totale jaarlijkse kostenbesparing van bijna €1.000.000. *Bronnen: https://www.erasmusmc.nl/en/research/facilities/centralbiobank#68ebd776-ab4e-40b5-8789-2394fdd68c17

Dr. Hilde Brouwers – da Silva heeft haar Master of Science in Biomedische Wetenschappen behaald aan de Vrije Universiteit van Amsterdam (VU Amsterdam). Na haar promotieonderzoek aan het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) stapte ze over naar de Erasmus MC Biobank. Ze werd in juni 2022 gepromoveerd tot hoofd van de Centrale Biobank en bouwt sindsdien aan de faciliteit.

Fasen van het uitvoeringsproces

Voor de bouw van de Biobank-faciliteit werd een proefinstallatie uitgevoerd in samenwerking met de leverancier van de Scandinavische vriezers Carnot. Tijdens dit proces werden verschillende optimalisaties en upgrades van het ontwerp van de vriezers uitgevoerd. Dit resulteerde in een vriezer die geschikt was voor de specifieke Biobank-taak van langdurige opslag. Belangrijk was dat er operationele kwalificatie- (OQ) en prestatiekwalificatiestudies (PQ) werden uitgevoerd met behulp van XiltriX onafhankelijke temperatuursensoren, zodat de Biobank precies wist hoe lang het zou duren voordat een vriezer zou opwarmen bij vaste omstandigheden en specifieke belastingen.

Dr. Brouwers - da Silva merkt op: "Met de uitgevoerde temperatuurstudies hebben we de gemoedsrust dat we zelfs bij grote calamiteiten tot 24 uur de tijd hebben totdat de temperatuur in onze vriezers -60°C bereikt."

Het Nordic Freezer-concept maakt gebruik van extern geplaatste redundante koelcompressoren die de koelvloeistoffen via supergeïsoleerde leidingen leveren aan een groot aantal sterk geïsoleerde staanderskasten die zijn uitgerust met vriesrekken. Door de redundante systemen kan de biobank de vriezers blijven koelen, ook tijdens onderhoud of storingen. De voordelen voor de gebruikers zijn talrijk, zo heeft de biobank geen airconditioning nodig in de ruimte waarin de vriezers worden geplaatst, maar handhaaft hij toch een temperatuur van ±20°C. De volledige koelketen wordt (op technisch vlak) bewaakt door de fabrikant, maar heeft ook XiltriX temperatuur- en deursensoren in elke vriezer.

XiltriX is ook gekoppeld aan de compressoren om te kunnen meten of de compressoren 24/7 functioneren. Met de Nordic systemen kunnen klanten hun stroomverbruik tot 78% verlagen.

De heer Han Weerdesteyn CCO voor XiltriX International zei: "We zijn ontzettend trots om deel uit te maken van de Erasmus MC Biobank met behulp van deze geavanceerde technologieën. De bescherming van meer dan 5 miljoen monsters staat gelijk aan een waarde van meer dan 500 miljoen euro. Bij XiltriX zijn we ons er terdege van bewust dat er simpelweg geen ruimte is voor fouten."

Na de ingebruikname van het eerste deel van de Centrale Biobank moesten de afdelingen beginnen met het verplaatsen van de monsters naar de nieuwe vriezers. Dit proces bracht het gebrek aan standaardisatie tussen de onderzoeksafdelingen aan het licht. Met de kans om dingen goed te doen, werd een overkoepelend Biobank Informatie Management Systeem (BIMS) opgezet voor het volgen en traceren van alle beheerde monsters. Dit was belangrijk omdat de Centrale Biobank in wezen een beheerde dienst is waaraan Erasmus MC-afdelingen hun monsters kunnen toevertrouwen voor veilige opslag.

Dr. Brouwers - da Silva herinnert zich: "Omdat we met meerdere leveranciers werkten, was het erg belangrijk voor ons dat zij ons hun kennis en ervaring ter beschikking stelden. We zijn erg blij met het XiltriX-team en hun ondersteuning. Het systeem is zeer betrouwbaar gebleken.

De Biobank bestaat niet alleen uit een aantal vriezers waarin biologische monsters worden opgeslagen in een beveiligde faciliteit, maar is ook afhankelijk van een aantal technische diensten. Deze diensten bestaan uit de grote stroombehoefte, kritische ondersteuning van de vriezerfabrikant in geval van technische problemen en netwerk- en telefoondiensten voor XiltriX-monitoring door de facilitaire en IT-organisatie van het Erasmus MC. Het technisch & functioneel beheer van XiltriX is ondergebracht in een team van 6 personen in het Erasmus MC. Dit unieke concept heeft geresulteerd in een hoog kwaliteitsniveau en het sneller oppakken van incidenten waardoor schade wordt voorkomen.

Aan het hoofd van het team staat Pascal van Elzakker: "Ik werk al meer dan 15 jaar met XiltriX. Ik heb in het laboratorium gewerkt en weet precies wat er mis kan gaan. Door nauw samen te werken met afdelingen als de Centrale Biobank als onderdeel van het meervoudige safetynet, zijn wij cruciaal in het voorkomen van schade bij grote calamiteiten."

Waarom de Centrale Biobank van het Erasmus MC voor XiltriX koos

Het opslaan van biologische monsters voor medisch onderzoek. Wetenschappelijk onderzoek met mensen (

WMO) maakt. Laboratoria die verantwoordelijk zijn voor het opzetten van een

Hoe de Centrale Biobank van het Erasmus MC XiltriX gebruikt

Het XiltriX-monitoringplatform wordt gebruikt om afdelingen op de campus van het Erasmus MC te monitoren. Tot op heden worden ongeveer 3000 sensoren gemonitord.
Alle kritische parameters in de biobank worden onafhankelijk gemonitord door XiltriX. Dit betekent alle omgevingscondities zoals temperatuur en relatieve vochtigheid.
luchtvochtigheid. Ook alle vriestemperaturen. Bovendien wordt de status van de koelcompressoren van het Nordic systeem 24/7 bewaakt.

Han Weerdesteyn licht toe: "De cumulatieve waarde van de monsters die door XiltriX in het Erasmus MC zijn veiliggesteld, wordt geschat op meer dan 10 miljard euro. Het is onmogelijk om daar een verzekering voor af te sluiten. Daarom is het noodzakelijk om alle risico's te beperken met een real-time monitoringsysteem. Niet alleen om compliance aan te tonen, maar ook om medewerkers in staat te stellen schade te voorkomen als er iets misgaat."

De resultaten en wat nu volgt

Het XiltriX support team werkt nauw samen met het Erasmus MC team om het XiltriX systeem te monitoren en te onderhouden. Uitbreidingen van de Noordse vriezer van de biobank zijn gepland en de bouw is al begonnen. Naast de -80°C opslag zal er een nieuwe cryogene faciliteit (-196°C opslag) met meer dan 50 grote opslagvaten met vloeibare stikstof worden toegevoegd om te voorzien in beheerde cryogene opslag binnen de campus van het Erasmus MC.

Pascal van Elzakker zei: "Ik kijk ernaar uit om de biobank uit te breiden met monitoring van de centrale cryogene opslagfaciliteit. We hebben al meerdere projecten gedaan waarbij cryovaten met XiltriX zijn geïntegreerd, met zeer goede resultaten op de campus."

Momenteel werkt de Centrale Biobank, samen met het verzamelpunt van de weefselbank en twee andere universitaire medische centra, samen met de Raad voor Accreditatie (RvA). Als alles volgens plan verloopt, zal de Centrale Biobank in 2024 starten met het accreditatieproces.

Dr. Brouwers - da Silva licht toe: "Goed kwaliteitsmanagement is van cruciaal belang voor onze biobank. Het is een veeleisend project, maar we zijn ervan overtuigd dat we de ISO 20387-accreditatie in 2025 kunnen behalen."