Erasmus MC Centrale Biobank vertrouwt op XiltriX voor risicobeperking

Erasmus MC Centrale Biobank vertrouwt op XiltriX voor risicobeperking

Inleiding

In februari 2020 is gestart met de bouw van een centrale vriesfaciliteit in het Erasmus Medisch Centrum in Rotterdam. Van individuele ultralage vriezers naar een geavanceerde faciliteit met (om te beginnen) 56 Scandinavische vriezers. Deze vriezers, gekoeld door centraal voorziene koelcompressoren, bieden elk plaats aan maximaal 164.640 monsters. XiltriX kreeg de taak om de gecentraliseerde monitoring- en alarmoplossingen te leveren voor deze nieuwe centrale biobankfaciliteit.

Het verhaal van de Centrale Biobank van het Erasmus MC

In de afgelopen jaren is de behoefte aan het veilig opslaan van monsters bij -196°C en -80°C exponentieel toegenomen. Met honderden vriezers verspreid over meerdere gebouwen en verdiepingen, was het beheer van monsters en het risico om ze kwijt te raken een grote zorg voor de organisatie van het Erasmus MC. Als toonaangevend academisch ziekenhuis van Nederland wilde het Erasmus MC een faciliteit bouwen die het brandgevaar, de kosten en het energieverbruik drastisch verlaagde. Het resultaat is een snelgroeiende faciliteit waarin niet alleen een groot aantal monsters veilig wordt opgeslagen, maar ook het hele beheer en het volgen en traceren van monsters wordt overgenomen van de afzonderlijke afdelingen en onderzoekers. Eind 2023 waren er meer dan 5,8 miljoen monsters opgeslagen in meer dan 77.000 opslagdozen. Het vervangen van conventionele vriezers door de nieuwe Scandinavische vriezers resulteerde in een totale jaarlijkse kostenbesparing van bijna €1.000.000. *Bronnen: https://www.erasmusmc.nl/en/research/facilities/centralbiobank#68ebd776-ab4e-40b5-8789-2394fdd68c17

Dr. Hilde Brouwers – da Silva heeft haar Master of Science in Biomedische Wetenschappen behaald aan de Vrije Universiteit van Amsterdam (VU Amsterdam). Na haar promotieonderzoek aan het Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) stapte ze over naar de Erasmus MC Biobank. Ze werd in juni 2022 gepromoveerd tot hoofd van de Centrale Biobank en bouwt sindsdien aan de faciliteit.

Fasen van het uitvoeringsproces

Voorafgaand aan de bouw van de Biobank-faciliteit werd een proefinstallatie uitgevoerd samen met de leverancier van de Scandinavische vriezers Carnot. Tijdens het proces zijn verschillende optimalisaties en upgrades aan het ontwerp van de vriezers uitgevoerd. Dit resulteerde in een vriezer die geschikt was voor de specifieke Biobank-taak voor langdurige opslag. Belangrijk is dat er Operational Qualification (OQ) en Performance Qualification (PQ) studies werden uitgevoerd, met behulp van XiltriX onafhankelijke temperatuursensoren, om ervoor te zorgen dat de Biobank precies wist hoe lang het zou duren voordat een vriezer zou opwarmen onder vaste omstandigheden en specifieke belastingen. Dr. Brouwers – da Silva merkte op: "Met de uitgevoerde temperatuurstudies hebben we de gemoedsrust dat we zelfs bij grote calamiteiten tot 24 uur hebben voordat de temperatuur in onze vriezers -60°C bereikt."

Het Nordic Freezer-concept maakt gebruik van extern geplaatste redundante koelcompressoren die de koelvloeistoffen via supergeïsoleerde leidingen leveren aan een groot aantal sterk geïsoleerde staanderskasten die zijn uitgerust met vriesrekken. Door de redundante systemen kan de biobank de vriezers blijven koelen, ook tijdens onderhoud of storingen. De voordelen voor de gebruikers zijn talrijk, zo heeft de biobank geen airconditioning nodig in de ruimte waarin de vriezers worden geplaatst, maar handhaaft hij toch een temperatuur van ±20°C. De volledige koelketen wordt (op technisch vlak) bewaakt door de fabrikant, maar heeft ook XiltriX temperatuur- en deursensoren in elke vriezer.

XiltriX is ook gekoppeld aan de compressoren om te kunnen meten of de compressoren 24/7 functioneel zijn. Met de Scandinavische systemen kunnen klanten hun stroomverbruik tot 78% verminderen. De heer Han Weerdesteyn, CCO voor XiltriX International: "We zijn enorm trots om deel uit te maken van de Erasmus MC Biobank met behulp van deze geavanceerde technologieën. Het beveiligen van meer dan 5 miljoen monsters komt overeen met een monsterwaarde van meer dan 500 miljoen euro. Bij XiltriX zijn we ons er terdege van bewust dat er simpelweg geen ruimte is voor fouten."

Na de ingebruikname van het eerste deel van de Centrale Biobank moesten de afdelingen beginnen met het verplaatsen van de monsters naar de nieuwe vriezers. Dit proces bracht het gebrek aan standaardisatie tussen onderzoeksafdelingen in die tijd aan het licht. Toen we de kans kregen om het goed te doen, werd een overkoepelend Biobank Information Management System (BIMS) opgezet voor het volgen en traceren van alle beheerde monsters. Dit was belangrijk omdat de Centrale Biobank in essentie een managed service is waar afdelingen van het Erasmus MC hun monsters aan kunnen toevertrouwen voor veilige opslag. Dr. Brouwers – da Silva herinnerde zich: "Het werken met meerdere leveranciers was erg belangrijk voor ons dat ze ons hun kennis en ervaring ter beschikking stelden. We zijn erg blij met de samenwerking met het XiltriX-team en hun ondersteuning. Het systeem is zeer betrouwbaar gebleken.

De Biobank is niet alleen een aantal vriezers die biologische monsters opslaan in een beveiligde faciliteit, maar is ook afhankelijk van een aantal technische diensten. Deze diensten bestaan uit de grote stroomvraag, kritische ondersteuning van de vriezerfabrikant in geval van technische problemen, en netwerk- en telefoondiensten voor XiltriX-monitoring die worden geleverd door de faciliteiten en IT-organisatie van het Erasmus MC. Het XiltriX technisch & Functioneel Beheer is ondergebracht bij een team van 6 personen in het Erasmus MC. Dit unieke concept heeft geresulteerd in een hoog kwaliteitsniveau en incidenten die sneller worden opgepakt, waardoor schade in het proces wordt voorkomen. Pascal van Elzakker, die het team leidt, licht toe: "Ik werk al meer dan 15 jaar met XiltriX. Omdat ik in het laboratorium heb gewerkt, weet ik heel goed wat er mis kan gaan. Door nauw samen te werken met afdelingen zoals de Centrale Biobank als onderdeel van het meerlagige vangnet, zijn we cruciaal in het voorkomen van schade bij grote calamiteiten."