Caso práctico: Sustitución de Octax por el servicio XiltriX en el KWZ an der Oper de Múnich

Introducción

Los laboratorios de FIV en Alemania siempre han sido muy conscientes de la calidad. El sistema de monitorización y alarma de Octax Log and Guard ha sido históricamente ampliamente distribuido en Alemania y muchos laboratorios de FIV lo utilizan hasta la fecha. Sin embargo, recientemente el sistema fue declarado Fin de Vida y pronto será Fin de Soporte, poniendo a muchos laboratorios en una situación difícil con respecto a la mitigación de riesgos. Este fue también el caso delCentro de Fertilidady Hormonas de la Ópera (Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper) de Múnich. El laboratorio necesitaba un sistema nuevo y bien respaldado.

Pero pasar de un sistema existente a otro nuevo no es tarea sencilla. Hay que hacer inventario de los requisitos existentes y de los nuevos. Además, el sistema debe ser seguro y cumplir normas de seguridad mucho más estrictas que los sistemas históricos. KWZ an der Oper quería un conjunto completo de seguridad y seleccionó a XiltriX para que le proporcionara su solución de supervisión como servicio. Todos los laboratorios, incluidos los de crioalmacenamiento, andrología y embriología, se equiparon con la moderna solución de monitorización XiltriX, fiable y flexible.

La historia del KWZ an der Oper

En el KWZ an der Oper se combinan diagnósticos altamente desarrollados, métodos terapéuticos modernos y los más altos estándares de seguridad para ofrecer un tratamiento de fertilidad que aplica lo mejor que puede ofrecer la ciencia contemporánea. Los médicos especialistas en fertilidad se forman continuamente a nivel internacional. Incorporan sistemáticamente los enfoques más innovadores y positivos en sus métodos de tratamiento. Las colaboraciones con las principales universidades y comités científicos se incluyen de serie. En el KWZ an der Oper, el progreso es tradición.

El equipo se sienta con los pacientes para abordar sus preocupaciones personales y asesorarles sobre las posibles opciones de un tratamiento de fertilidad. Todos los planes de tratamiento se diseñan de forma honesta y transparente, con todas las probabilidades, riesgos y costes relacionados.

Se concede gran importancia a garantizar que cada eslabón de la cadena de tratamiento esté perfectamente elaborado. Esto empieza por el entorno de la consulta y los procesos organizativos. Es evidente en el asesoramiento y la información que se ofrece a mujeres y parejas, y se aplica a cada paso médico en el camino hacia su objetivo. La primera visita es posible en cualquier momento sin necesidad de concertar cita previa. En la primera visita se toma una muestra de sangre. El análisis de sangre es la base de la consulta posterior con el médico. Unos días más tarde se planificará conjuntamente una cita de seguimiento in situ con el médico de su elección.

*Fuente: https://www.kinderwunschzentrum-an-der-oper.de/en/

Etapas del proceso de aplicación

La primera fase del proceso de implantación corrió a cargo del equipo de XiltriX en colaboración con Poorali. Se realizó un inventario conjunto del sistema existente en el que se fusionaron todos los nuevos requisitos con el objetivo de reutilizar algunos de los sensores existentes. Poorali quería mitigar todos los riesgos en el laboratorio y pidió a XiltriX que ampliara la solución de monitorización existente con la integración de la medición de nivel del recipiente de presión criogénica, así como la integración completa de las incubadoras de sobremesa K-Systems G-185. Además, se suministró un sensor de COV para controlar los niveles de COVT del laboratorio de forma continua.

Vida Poorali comentó: "El proceso de sustitución del sistema Octax fue muy sencillo. El equipo de XiltriX vino a nuestras instalaciones y realizó su análisis. Fueron muy proactivos a la hora de ofrecer una solución integral sin que yo tuviera que hacer nada del trabajo pesado."

La declaración de fin de vida útil del sistema Octax Log and Guard cogió por sorpresa a los laboratorios de FIV y muchos de ellos no presupuestaron un sistema de sustitución. Aunque hasta la fecha el sistema sigue siendo oficialmente "compatible", la falta de actualizaciones de seguridad y funciones no cumple el requisito de acreditación de tener el control de todos los sistemas de un laboratorio de FIV. Además, si se producen daños, las compañías de seguros pueden rechazar las reclamaciones, ya que algunos de los problemas podrían haberse evitado. Al seleccionar la solución XiltriX Monitoring-as-a-Service, no tener presupuesto CAPEX no es un problema. Además, los laboratorios nunca tienen que preocuparse de si su software sigue siendo seguro y está actualizado. ElSr. Han Weerdesteyn, CCO de XiltriX International, dijo: "Vemos cómo los laboratorios de FIV de todo el mundo luchan contra los retos que plantean las soluciones de monitorización obsoletas e inseguras. XiltriX puede proporcionar rápidamente una solución completa a clientes de todo el mundo, con muy poca intervención de TI. Con nuestras certificaciones ISO-9001 e ISO-27001, recientemente obtenidas, podemos demostrar a los clientes que controlamos la calidad y la gestión de la seguridad de la información."

Una parte importante del cambio a un nuevo sistema no consiste sólo en problemas técnicos de implantación, sino en la gestión y formación de las personas. El equipo de asistencia 24/7 de XiltriX nos ayudó mucho durante este proceso.

El equipo de asistencia e implantación de XiltriX solicita a los clientes su opinión de forma proactiva, y los ajustes proporcionados son introducidos a distancia en el sistema por el equipo de asistencia e implantación de XiltriX, de modo que el cliente sólo tiene que hacer la verificación. El servicio de monitorización de XiltriX incluye formación y asistencia continua. Además, el servidor en nube tiene incluido un servicio de monitorización 24/7, por lo que cualquier problema técnico con el sistema operativo del servidor, la aplicación o la conectividad es monitorizado activamente y seguido por el equipo de XiltriX. Esto reduce la carga de los ya estresados equipos de FIV para que puedan centrarse en lo que es importante para ellos, cuidar de los pacientes y los embriones. Werner Auzinger comentó: "Ha sido un verdadero placer trabajar con el equipo de XiltriX. Todos los representantes son muy receptivos y están muy bien informados, y el equipo ofrece una asistencia proactiva que puede utilizarse inmediatamente.La estabilidad y la funcionalidad también son de primer nivel; realmente supera a nuestro sistema anterior."

Todos los laboratorios de FIV deberían tener plena visibilidad y control de todos los parámetros críticos. En Alemania, las compañías de seguros ya han sido más estrictas a la hora de advertir sobre sistemas obsoletos y parámetros no controlados durante las últimas auditorías de inspección. Perder la póliza de seguros de un laboratorio de FIV sería catastrófico y eliminaría la capacidad de funcionar debido al riesgo extremo de demandas por responsabilidad civil para los médicos.

dijo Poorali: "Aunque tener un seguro adecuado es muy importante para nosotros, nuestro laboratorio quiere ir más allá. Queremos una solución de supervisión totalmente integrada que nos avise antes de que se produzcan daños. Además, la salud y la seguridad de nuestro equipo de laboratorio son fundamentales".

Por qué el KWZ an der Oper eligió XiltriX

Históricamente, el laboratorio KWZ ha utilizado sistemas dispares para múltiples tareas. Esto era difícil de controlar y suponía más interrupciones y costes adicionales debido a los múltiples contratos de mantenimiento. Al integrar todos los parámetros críticos, incluso las incubadoras de sobremesa difíciles de integrar, en una única solución de monitorización en tiempo real, ya no es necesario recurrir a soluciones adicionales, normalmente mal integradas. Auzinger comparte su experiencia: "Utilizar el sistema XiltriX es algo que hago a diario, es rápido y sencillo y todos los datos están siempre disponibles.El reconocimiento de cualquier problema se realiza de forma rápida y exhaustiva, sin que me cueste mucho tiempo y ofreciendo una trazabilidad completa en caso necesario."

Cómo utiliza XiltriX el KWZ an der Oper

El laboratorio del KWZ an der Oper necesita controlar continuamente todos los parámetros críticos de todas las salas y equipos. Todos los frigoríficos críticos están controlados por temperatura y alarma. Lo mismo ocurre con todos los congeladores críticos y las incubadoras de_CO2. Todos los parámetros críticos de la sala de criogenia están perfectamente integrados en la solución, incluida la supervisión del nivel del recipiente a presión, la temperatura y el nivel mínimo. Además, todas las temperaturas de la sala, la humedad relativa y los niveles de COV se supervisan continuamente en tiempo real y se envían al servidor seguro en la nube de XiltriX, que cuenta con una conexión redundante a Internet y a la red eléctrica. Todos los sistemas disponen de baterías de reserva y proporcionan notificaciones activas en caso de corte del suministro eléctrico. Las desviaciones de cualquier tipo se envían inmediatamente al personal adecuado de forma escalonada, utilizando tanto alarmas físicas locales como notificaciones por correo electrónico y SMS. Todos los sistemas reciben asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana, del equipo de asistencia técnica de XiltriX, lo que proporciona un control absoluto.

Resultados y próximos pasos

Tras el éxito de la implantación y puesta en marcha de este proyecto, el equipo de XiltriX ya está trabajando con el equipo del KWZ para seguir optimizando las soluciones en el laboratorio. La colocación de sensores adicionales de monitorización de la sala de_CO2 y de una gran pantalla de visualización en el laboratorio de embriología aumentará aún más la seguridad, la aceptación y la facilidad de uso para el personal. El Sr. Han Weerdesteyn señaló: "Para nosotros, un cliente nuevo no es una venta puntual; es una relación que suele durar más de una década. Es muy importante mantener el contacto con todos nuestros clientes para ofrecerles soluciones adecuadas a sus necesidades cambiantes.Nuestro equipo se enorgullece de ser el proveedor de soluciones para nuestros clientes".

Si se considera el laboratorio de forma global, la mayoría de los laboratorios ya disponen de un sistema de control de la seguridad de los gases. Estos sistemas suelen funcionar correctamente, pero proporcionan poca visibilidad remota y, por lo general, ninguna trazabilidad histórica. Al integrarse con estos sistemas, la plataforma XiltriX se convierte en la única fuente de verdad para el laboratorio de FIV, proporcionando todos los datos en tiempo real. comenta Poorali: "Sin duda estudiaremos la posibilidad de conectar nuestros sistemas de seguridad de gases Dräger a la plataforma de supervisión XiltriX. Esto nos proporcionaría una solución de seguridad total sin tener que conectarnos a sistemas separados."

¿Desea también que le ayudemos a crear un laboratorio de FIV o acreditado o a actualizar su depósito criogénico? Póngase en contacto con XiltriX en sales@xiltrix.com, o visite nuestro sitio web www.xiltrix.com.

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Agradecimientos: Me gustaría extender mi gratitud a la Sra. Vida Poorali y al equipo por su apoyo y hospitalidad. Wsperamos que nuestra solución contribuya a mejorar la calidad en el laboratorio de FIV.

Han WeerdesteynCCO, XiltriX Internacional