Fallstudie: Erzetzung von Octax durch XiltriX Service im KWZ an der Oper München

Einleitung

Die IVF-Labore in Deutschland waren schon immer sehr qualitätsbewusst. Das Überwachungs- und Alarmsystem von Octax Log and Guard ist in Deutschland weit verbreitet, und viele IVF-Labore verwenden es bis heute. Das System wurde jedoch vor kurzem zum End of Life erklärt und wird demnächst das Ende des Supports erreichen, was viele Labore in eine schwierige Lage bringt, was die Risikominderung angeht. Dies war auch der Fall für dasKinderwunsch und HormonZentrum an der Oper in München. Das Labor benötigte ein neues und gut unterstütztes System.

Die Umstieg von einem bestehenden auf ein neues System ist jedoch keine einfache Aufgabe. Es muss eine Bestandsaufnahme der bestehenden und neuen Anforderungen gemacht werden. Darüber hinaus muss das System sicher sein und viel strengere Sicherheitsstandards erfüllen als die bisherigen Systeme. Das KWZ an der Oper wollte ein umfassendes Sicherheitspaket und wählte XiltriX als Anbieter einer Monitoring-as-a-Service-Lösung. Die gesamten Labore, einschließlich Kryolager, Andrologie und Embryologie, wurden mit der vertrauenswürdigen und flexiblen modernen XiltriX-Überwachungslösung ausgestattet.

Die Geschichte des KWZ an der Oper

Im KWZ an der Oper werden hochentwickelte Diagnostik, moderne Therapieverfahren und höchste Sicherheitsstandards zu einer Kinderwunschbehandlung auf dem neuesten Stand der Wissenschaft kombiniert. Die Kinderwunschärzte bilden sich kontinuierlich auf internationalem Niveau fort. Sie lassen konsequent die innovativsten und positivsten Ansätze in ihre Behandlungsmethoden einfließen. Kooperationen mit führenden Universitäten und wissenschaftlichen Gremien gehören zum Standard. Im KWZ an der Oper hat der Fortschritt Tradition.

Das Team setzt sich mit den Patienten zusammen, um auf ihre persönlichen Anliegen einzugehen und sie über die möglichen Optionen für eine Fruchtbarkeitsbehandlung zu beraten. Alle Behandlungspläne werden ehrlich und transparent mit allen damit verbundenen Wahrscheinlichkeiten, Risiken und Kosten erstellt.

Es wird großer Wert darauf gelegt, dass jedes Glied der Behandlungskette perfekt gestaltet ist. Das beginnt bei der Praxisumgebung und den organisatorischen Abläufen. Es zeigt sich in der Beratung und Information von Frauen und Paaren und gilt für jeden einzelnen medizinischen Schritt auf dem Weg zu Ihrem Ziel. Ein erster Besuch ist jederzeit ohne Terminvereinbarung möglich. Beim ersten Termin wird eine Blutprobe entnommen. Die Blutanalyse ist die Grundlage für das anschließende Gespräch mit dem Arzt. Ein Folgetermin wird dann einige Tage später gemeinsam mit dem Arzt ihrer Wahl vor Ort geplant.

*Quelle: https://www.kinderwunschzentrum-an-der-oper.de/en/

Phasen des Implementierungsprozesses

Die erste Phase des Implementierungsprozesses wurde vom XiltriX-Team in Zusammenarbeit mit Poorali durchgeführt. Es wurde eine gemeinsame Bestandsaufnahme des bestehenden Systems durchgeführt, in der alle neuen Anforderungen mit dem Ziel zusammengefasst wurden, einige der vorhandenen Sensoren wiederzuverwenden. Poorali wollte alle Risiken im Labor minimieren und beauftragte XiltriX mit der Erweiterung der bestehenden Überwachungslösung durch die Integration der Füllstandsmessung des kryogenen Druckbehälters sowie der vollständigen Integration der K-Systems G-185 Tischbrutschränke. Darüber hinaus wurde ein VOC-Sensor bereitgestellt, um die TVOC-Werte im Labor kontinuierlich zu überwachen.

Vida Poorali kommentierte: "Der Austausch des Octax-Systems verlief sehr reibungslos. Das XiltriX-Team kam in unsere Einrichtung und führte eine Analyse durch. Sie waren sehr proaktiv und boten eine umfassende Lösung an, ohne dass ich irgendetwas Schweres tun musste.

Da die End-of-Life (EOL)-Erklärung für das Octax Log and Guard System die IVF-Labore überraschte, haben viele von ihnen kein Budget für ein Ersatzsystem eingeplant. Auch wenn das System bis heute offiziell "unterstützt" wird, entspricht das Fehlen von Sicherheits- und Funktionsupdates nicht der Akkreditierungsanforderung, jedes System in einem IVF-Labor zu kontrollieren. Außerdem können Versicherungsgesellschaften im Falle von Problemen, bei denen Schäden entstehen, Ansprüche zurückweisen, da einige der Probleme möglicherweise vermeidbar gewesen wären. Durch die Wahl der XiltriX Monitoring-as-a-Service-Lösung ist es kein Problem, kein CAPEX-Budget zu haben. Außerdem müssen sich die Labore keine Sorgen machen, ob ihre Software noch sicher und auf dem neuesten Stand ist. Herr Han Weerdesteyn, CCO von XiltriX International, sagte: "Wir sehen, dass IVF-Labore weltweit mit den Herausforderungen veralteter und unsicherer Überwachungslösungen zu kämpfen haben. XiltriX kann seinen Kunden weltweit schnell und mit sehr geringem IT-Aufwand eine Komplettlösung anbieten. Mit unseren Zertifizierungen nach ISO-9001 und der kürzlich erlangten ISO-27001 können wir unseren Kunden beweisen, dass wir die Qualität und das Informationssicherheitsmanagement im Griff haben."

Ein großer Teil der Umstellung auf ein neues System besteht nicht nur aus technischen Implementierungsproblemen, sondern auch aus Personalmanagement und Schulungen. Das 24/7-Supportteam von XiltriX hat uns während dieses Prozesses sehr geholfen.

Das XiltriX-Support- und -Implementierungsteam bittet die Kunden proaktiv um ihre Meinung und gibt die Einstellungen per Fernzugriff in das System ein, so dass der Kunde nur noch eine Überprüfung vornehmen muss. Der XiltriX-Überwachungsservice umfasst Schulungen und kontinuierlichen Support. Außerdem wird der Cloud-Server rund um die Uhr überwacht, so dass alle technischen Probleme mit dem Serverbetriebssystem, der Anwendung oder der Konnektivität vom XiltriX-Team aktiv überwacht und weiterverfolgt werden. Dies entlastet die ohnehin schon gestressten IVF-Teams, so dass sie sich auf das konzentrieren können, was für sie wichtig ist: die Betreuung der Patienten und Embryonen. Werner Auzinger kommentierte: "Es war ein echtes Vergnügen, mit dem XiltriX-Team zusammenzuarbeiten. Alle Mitarbeiter sind sehr entgegenkommend und sachkundig, und das Team bietet proaktiven Support, der sofort genutzt werden kann.Auch die Stabilität und Funktionalität sind auf höchstem Niveau; es übertrifft unser vorheriges System wirklich."

Jedes IVF-Labor sollte eine vollständige Übersicht und Kontrolle über alle kritischen Parameter haben. Die Versicherungsgesellschaften in Deutschland sind bereits strenger geworden und haben bei den jüngsten Inspektionsprüfungen Warnungen für veraltete Systeme und nicht überwachte Parameter ausgesprochen. Der Verlust der Versicherungspolice für ein IVF-Labor wäre katastrophal und würde den Betrieb aufgrund des extremen Risikos von Haftungsklagen für die Ärzte unmöglich machen.

sagte Poorali: "Obwohl eine angemessene Versicherung für uns sehr wichtig ist, möchte unser Labor noch einen Schritt weiter gehen. Wir wollen eine vollständig integrierte Überwachungslösung, die uns warnt , bevor ein Schaden entsteht. Auch die Gesundheit und Sicherheit unseres Laborteams ist von entscheidender Bedeutung."

Warum sich das KWZ an der Oper für XiltriX entschieden hat

In der Vergangenheit hat das KWZ-Labor verschiedene Systeme für unterschiedliche Aufgaben verwendet. Dies war schwer zu kontrollieren und führte zu mehr Unterbrechungen und zusätzlichen Kosten aufgrund von mehreren Wartungsverträgen. Durch die Integration aller kritischen Parameter, auch der schwer zu integrierenden Tischbrutkästen, in eine einzige Echtzeit-Überwachungslösung entfällt die Notwendigkeit zusätzlicher, meist schlecht integrierter Lösungen. Auzinger teilte seine Erfahrungen: "Ich verwende das XiltriX-System täglich, es ist schnell und einfach und alle Daten sind immer live.Die Rückmeldung eines Problems erfolgt schnell und umfassend, ohne dass es mich viel Zeit kostet, und bietet bei Bedarf volle Rückverfolgbarkeit."

Wie das KWZ an der Oper XiltriX einsetzt

Das Labor des KWZ an der Oper muss alle kritischen Parameter in allen Räumen und Geräten kontinuierlich überwachen. Alle kritischen Kühlschränke sind temperatur- und alarmüberwacht. Dies gilt auch für alle kritischen Gefrierschränke und_{CO2-Inkubatoren}. Alle kritischen Parameter des Kryoraums sind nahtlos in die Lösung integriert, einschließlich der Überwachung von Druckbehälterfüllstand, Temperatur und Mindestfüllstand. Darüber hinaus werden alle Raumtemperaturen, die relative Luftfeuchtigkeit und die VOC-Werte kontinuierlich in Echtzeit überwacht und an den sicheren XiltriX-Cloud-Server gesendet, der über eine redundante Strom- und Internetverbindung verfügt. Alle Systeme verfügen über Backup-Batterien und benachrichtigen aktiv bei Stromausfällen. Abweichungen jeglicher Art werden sofort kaskadenartig an das zuständige Personal weitergeleitet, wobei sowohl lokale physische Alarme als auch E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen verwendet werden. Das gesamte System wird rund um die Uhr vom technischen Support-Team von XiltriX betreut und bietet absolute Kontrolle.

Die Ergebnisse und das weitere Vorgehen

Nach der erfolgreichen Umsetzung und Inbetriebnahme dieses Projekts arbeitet das XiltriX-Team bereits gemeinsam mit dem KWZ-Team an der weiteren Optimierung der Lösungen im Labor. Durch die Platzierung zusätzlicher_{CO2-Raumüberwachungssensoren} und eines großen Visualisierungsbildschirms im Embryologielabor wird die Sicherheit, Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit für das Personal weiter erhöht. Herr Han Weerdesteyn merkt an: "Für uns ist ein neuer Kunde kein einmaliger Verkauf, sondern eine Beziehung, die sich in der Regel über mehr als ein Jahrzehnt erstreckt. Es ist sehr wichtig, mit allen unseren Kunden in Kontakt zu bleiben, um ihnen passende Lösungen für ihre sich entwickelnden Bedürfnisse zu bieten.Unser Team ist sehr stolz darauf, der Lösungsanbieter für unsere Kunden zu sein."

Betrachtet man das Labor ganzheitlich, so verfügen die meisten Labore bereits über ein Gassicherheitsüberwachungssystem. Diese Systeme funktionieren in der Regel einwandfrei, bieten aber nur wenig Fernsicht und in der Regel keine historische Rückverfolgbarkeit. Durch die Integration mit diesen Systemen wird die XiltriX-Plattform zur einzigen Quelle der Wahrheit für das IVF-Labor und liefert alle Daten in Echtzeit. Poorali kommentiert: "Wir werden auf jeden Fall prüfen, ob wir unsere Dräger-Gassicherheitssysteme mit der XiltriX-Überwachungsplattform verbinden können. Dies würde eine umfassende Sicherheitslösung bieten, ohne dass ich mich in separate Systeme einloggen müsste."

Möchten auch Sie Unterstützung bei der Einrichtung eines IVF- oder akkreditierten Labors oder bei der Aufrüstung Ihres Kryolagers erhalten? Bitte kontaktieren Sie XiltriX unter sales@xiltrix.com oder besuchen Sie unsere Website www.xiltrix.com.

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Danksagung: Ich möchte mich bei Frau Vida Poorali und ihrem Team für ihre Unterstützung und Gastfreundschaft bedanken. Wir hoffen, dass unsere Lösung dazu beiträgt, die Qualität im IVF-Labor ein wenig zu verbessern!

Han WeerdesteynCCO, XiltriX International