Casestudie: Octax vervangen door XiltriX Service in KWZ an der Oper München

Inleiding

IVF-laboratoria in Duitsland zijn altijd zeer kwaliteitsbewust geweest. Het bewakings- en alarmsysteem van Octax Log and Guard is van oudsher wijdverspreid in Duitsland en veel IVF-laboratoria gebruiken het tot op heden. Het systeem is onlangs echter End of Life verklaard en zal binnenkort End of Support zijn, waardoor veel laboratoria in een lastig parket zijn gekomen wat betreft risicobeperking. Dit was ook het geval voor het Centrum voor Vruchtbaarheid en Hormonen aan de Opera(Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper) in München. Het laboratorium had een nieuw en goed ondersteund systeem nodig.

Overstappen van een bestaand naar een nieuw systeem is echter geen eenvoudige taak. Er moet een inventarisatie worden gemaakt van bestaande en nieuwe vereisten. Bovendien moet het systeem veilig zijn en voldoen aan veel strengere beveiligingsstandaarden dan historische systemen. KWZ an der Oper wilde een volledig pakket van beveiliging en koos XiltriX voor hun Monitoring-as-a-service oplossing. Het hele laboratorium, inclusief cryo-opslag, andrologie en embryologie werden uitgerust met de betrouwbare en flexibele moderne XiltriX monitoringoplossing.

Het verhaal van KWZ an der Oper

Bij KWZ an der Oper worden hoogontwikkelde diagnostiek, moderne therapiemethoden en de hoogste veiligheidsnormen gecombineerd om vruchtbaarheidsbehandelingen te bieden die het beste bieden wat de hedendaagse wetenschap te bieden heeft. De vruchtbaarheidsartsen worden voortdurend bijgeschoold op internationaal niveau. Ze integreren consequent de meest innovatieve en positieve benaderingen in hun behandelmethoden. Samenwerkingen met toonaangevende universiteiten en wetenschappelijke comités zijn standaard. Bij KWZ an der Oper is vooruitgang traditie.

Het team gaat met patiënten om de tafel zitten om hun persoonlijke zorgen te bespreken en hen te adviseren over de mogelijke opties voor een vruchtbaarheidsbehandeling. Alle behandelplannen worden eerlijk en transparant opgesteld met alle bijbehorende waarschijnlijkheden, risico's en kosten.

Er wordt veel belang aan gehecht dat elke schakel in de behandelingsketen perfect in elkaar zit. Dit begint bij de praktijkomgeving en de organisatorische processen. Het is duidelijk zichtbaar in de begeleiding en informatie voor vrouwen en stellen en is van toepassing op elke medische stap op weg naar je doel. Een eerste bezoek is op elk moment mogelijk zonder een afspraak te maken. Tijdens de eerste afspraak wordt er bloed afgenomen. De bloedanalyse vormt de basis voor het daaropvolgende consult met de arts. Een vervolgafspraak wordt dan een paar dagen later samen met de arts van hun keuze op locatie gepland.

*Bron: https://www.kinderwunschzentrum-an-der-oper.de/en/

Fasen van het uitvoeringsproces

De eerste fase van het implementatieproces werd uitgevoerd door het XiltriX-team in samenwerking met Poorali. Er werd een gezamenlijke inventarisatie gemaakt van het bestaande systeem waarin alle nieuwe eisen werden samengevoegd met als doel een deel van de bestaande sensoren te hergebruiken. Poorali wilde alle risico's in het lab beperken en vroeg XiltriX om de bestaande monitoringoplossing uit te breiden met de integratie van de niveaumeting van het cryogene drukvat, evenals de volledige integratie van de K-Systems G-185 benchtop incubatoren. Bovendien werd een VOC-sensor geleverd om de TVOC-niveaus in het laboratorium continu te bewaken.

Vida Poorali gaf als commentaar: "Het proces om het Octax-systeem te vervangen verliep erg soepel. Het XiltriX team kwam naar onze faciliteit en voerde hun analyse uit. Ze waren erg proactief in het leveren van een allesomvattende oplossing zonder dat ik het zware werk hoefde te doen."

Omdat de End-of-Life (EOL) verklaring voor het Octax Log and Guard systeem IVF laboratoria verraste, hadden veel van hen geen budget voor een vervangend systeem. Ook al wordt het systeem tot op heden nog steeds officieel "ondersteund", het gebrek aan beveiligings- en functie-updates is niet in overeenstemming met de accreditatievereiste om controle te hebben over elk systeem in een IVF-laboratorium. Als er zich problemen voordoen waarbij schade wordt opgelopen, kunnen verzekeringsmaatschappijen claims terugvorderen omdat sommige problemen voorkomen hadden kunnen worden. Door te kiezen voor de XiltriX Monitoring-as-a-Service oplossing is het geen probleem om geen CAPEX budget te hebben. Ook hoeven laboratoria zich nooit zorgen te maken of hun software nog wel veilig en up-to-date is. De heer Han Weerdesteyn, CCO voor XiltriX International, zei: "We zien IVF-laboratoria wereldwijd worstelen met de uitdagingen van verouderde en onveilige monitoringoplossingen. XiltriX kan klanten wereldwijd snel een full-service oplossing bieden, met zeer weinig betrokkenheid van de IT-afdeling. Met onze ISO-9001 en onlangs verkregen ISO-27001 certificeringen kunnen we klanten bewijzen dat we de kwaliteit en het informatiebeveiligingsbeheer onder controle hebben."

Een groot deel van de overstap naar een nieuw systeem bestaat niet alleen uit technische implementatieproblemen, maar ook uit people management en training. Het 24/7 support team van XiltriX heeft veel ondersteuning geboden tijdens dit proces.

Door klanten proactief om hun input te vragen, worden de opgegeven instellingen vervolgens door het XiltriX support- en implementatieteam op afstand in het systeem gezet, zodat de klant alleen nog maar hoeft te verifiëren. De monitoring service van XiltriX is inclusief training en continue ondersteuning. De cloud server heeft ook een 24/7 monitoring service zodat technische problemen met het server OS, de applicatie of connectiviteit actief worden gemonitord en opgevolgd door het XiltriX team. Dit vermindert de druk op de toch al overbelaste IVF-teams, zodat zij zich kunnen richten op wat voor hen belangrijk is: de zorg voor patiënten en embryo's. Werner Auzinger licht toe: "Het was een waar genoegen om met het XiltriX team te werken. Alle vertegenwoordigers zijn zeer responsief en deskundig en het team biedt proactieve ondersteuning die onmiddellijk kan worden gebruikt.De stabiliteit en functionaliteit zijn ook van een hoger niveau; het overtreft echt ons vorige systeem."

Elk IVF-laboratorium zou volledige zichtbaarheid en controle moeten hebben over alle kritieke parameters. Verzekeringsmaatschappijen in Duitsland zijn al strenger geweest in het uitdelen van waarschuwingen voor verouderde systemen en niet-gecontroleerde parameters tijdens recente inspectie-audits. Het verliezen van de verzekeringspolis voor een IVF-lab zou catastrofaal zijn en het vermogen om te functioneren tenietdoen vanwege het extreme risico op aansprakelijkheidsrechtszaken voor de artsen.

Poorali zei: "Hoewel een goede verzekering erg belangrijk voor ons is, wil ons lab een stap verder gaan. We willen een volledig geïntegreerde bewakingsoplossing die ons waarschuwt voordat er schade is. Ook de gezondheid en veiligheid van ons labteam is van cruciaal belang."

Waarom KWZ an der Oper voor XiltriX koos

In het verleden gebruikte het KWZ lab verschillende systemen voor meerdere taken. Dit was moeilijk te controleren en zorgde voor meer onderbrekingen en extra kosten vanwege meerdere onderhoudscontracten. Door alle kritische parameters, zelfs de moeilijk te integreren benchtop incubatoren, te integreren in één enkele real-time bewakingsoplossing, is er geen behoefte meer aan extra, meestal slecht geïntegreerde, oplossingen. Auzinger deelde zijn ervaring: "Ik gebruik het XiltriX-systeem dagelijks. Het is snel en eenvoudig en alle gegevens zijn altijd live.Eventuele problemen worden snel en uitgebreid opgelost zonder dat het me veel tijd kost en het biedt volledige traceerbaarheid indien nodig."

Hoe het KWZ an der Oper XiltriX gebruikt

Het laboratorium van KWZ an der Oper moet alle kritische parameters in alle ruimtes en apparatuur continu bewaken. Alle kritische koelkasten worden bewaakt op temperatuur en alarm. Dit geldt ook voor alle kritische vriezers en_{CO2-incubatoren}. Alle kritieke parameters van de cryokamer zijn naadloos geïntegreerd in de oplossing, inclusief de bewaking van het niveau van het drukvat, de temperatuur en het minimumniveau. Bovendien worden alle kamertemperaturen, relatieve vochtigheid en VOC-niveaus continu in real-time bewaakt en verzonden naar de beveiligde cloudserver van XiltriX met een redundante stroom- en internetverbinding. Alle systemen hebben back-up batterijen en geven een actieve melding bij stroomuitval. Afwijkingen van welke aard dan ook worden onmiddellijk op een trapsgewijze manier naar het juiste personeel gestuurd, waarbij gebruik wordt gemaakt van zowel lokale fysieke alarmen als e-mail- en sms-notificaties. Het hele systeem wordt 24/7 ondersteund door het technische ondersteuningsteam van XiltriX, waardoor er absolute controle is.

De resultaten en wat nu volgt

Na de succesvolle implementatie en ingebruikname van dit project werkt het XiltriX team nu al samen met het KWZ team om de oplossingen in het lab verder te optimaliseren. Door het plaatsen van extra_CO2 ruimtebewakingssensoren en een groot visualisatiescherm in het embryologielaboratorium wordt de veiligheid, de acceptatie en het gebruiksgemak voor het personeel verder vergroot. De heer Han Weerdesteyn merkt op: "Voor ons is een nieuwe klant geen eenmalige verkoop; het is een relatie die meestal meer dan een decennium beslaat. Het is erg belangrijk om in contact te blijven met al onze klanten om passende oplossingen te bieden voor hun veranderende behoeften.Ons team is er trots op dat ze de solution provider voor onze klanten zijn."

Als we op een holistische manier naar het laboratorium kijken, zien we dat de meeste laboratoria al een monitoringsysteem voor gasveiligheid hebben. Deze systemen werken meestal correct, maar bieden weinig zichtbaarheid op afstand en meestal geen historische traceerbaarheid. Door de integratie met deze systemen wordt het XiltriX-platform de enige bron van waarheid voor het IVF-lab en levert het alle gegevens in real-time. Poorali zegt hierover: "We zullen zeker onderzoeken of we onze Dräger gasbeveiligingssystemen kunnen aansluiten op het XiltriX-monitoringplatform. Dit zou een totale beveiligingsoplossing bieden zonder dat ik op aparte systemen hoef in te loggen."

Wilt u ook ondersteuning bij het opzetten van een IVF of geaccrediteerd laboratorium of het upgraden van uw cryogene opslag? Neem dan contact op met XiltriX via sales@xiltrix.com, of bezoek onze website www.xiltrix.com.

Download Octax vervangen door XiltriX Service in KWZ an der Oper München

Een volledige versie van dit artikel kan worden gedownload via DEZE DOWNLOAD LINK. Of klik op de link naast dit artikel.

Dankbetuigingen: Ik wil graag mijn dank betuigen aan Mevr. Vida Poorali en het team voor hun steun en gastvrijheid. We hopen dat onze oplossing zal helpen om de kwaliteit in het IVF-lab een beetje beter te maken!

Han Weerdesteyn, CCO, XiltriX België