Étude de cas : Remplacement d'Octax par XiltriX Service à KWZ an der Oper Munich

Introduction

Les laboratoires de FIV en Allemagne ont toujours été très soucieux de la qualité. Le système de surveillance et d'alarme d'Octax Log and Guard a toujours été largement distribué en Allemagne et de nombreux laboratoires de FIV l'utilisent encore aujourd'hui. Cependant, le système a récemment été déclaré en fin de vie et sera bientôt en fin de support, ce qui met de nombreux laboratoires dans une situation difficile en ce qui concerne l'atténuation des risques. Ce fut également le cas duCentre de fertilité et d'hormones de l'Opéra(Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper) à Munich. Le laboratoire avait besoin d'un nouveau système bien soutenu.

Passer d'un système existant à un nouveau n'est cependant pas une tâche simple. Il faut faire l'inventaire des exigences existantes et des nouvelles exigences. En outre, le système doit être sécurisé et adhérer à des normes de sécurité beaucoup plus strictes que les systèmes historiques. KWZ an der Oper voulait une suite complète de sécurité et a choisi XiltriX pour fournir sa solution de surveillance en tant que service. L'ensemble des laboratoires, y compris le magasin cryogénique, l'andrologie et l'embryologie ont été équipés de la solution de surveillance moderne, fiable et flexible de XiltriX.

L'histoire de KWZ an der Oper

Au KWZ an der Oper, des diagnostics de pointe, des méthodes thérapeutiques modernes et les normes de sécurité les plus élevées sont combinés pour offrir un traitement de la fertilité qui met en œuvre ce que la science contemporaine peut offrir de mieux. Les médecins spécialistes de la fertilité suivent une formation continue au niveau international. Ils intègrent systématiquement les approches les plus innovantes et les plus positives dans leurs méthodes de traitement. Les collaborations avec des universités et des comités scientifiques de premier plan font partie de la norme. Au KWZ an der Oper, le progrès est une tradition.

L'équipe s'entretient avec les patients pour répondre à leurs préoccupations personnelles et les conseiller sur les options possibles en matière de traitement de la fertilité. Tous les plans de traitement sont conçus de manière honnête et transparente, avec toutes les probabilités, les risques et les coûts qui y sont liés.

Il est très important de veiller à ce que chaque maillon de la chaîne de traitement soit parfaitement élaboré. Cela commence par l'environnement du cabinet et les processus organisationnels. Cela se manifeste dans les conseils et les informations fournis aux femmes et aux couples et s'applique à chaque étape médicale sur la voie de votre objectif. Une première visite est possible à tout moment, sans rendez-vous. Lors de cette première visite, un échantillon de sang est prélevé. L'analyse sanguine constitue la base de la consultation ultérieure avec le médecin. Un rendez-vous de suivi sera ensuite planifié conjointement sur place avec le médecin de son choix quelques jours plus tard.

*Source : https://www.kinderwunschzentrum-an-der-oper.de/en/

Étapes du processus de mise en œuvre

La première étape du processus de mise en œuvre a été réalisée par l'équipe XiltriX en coopération avec Poorali. Un inventaire commun a été fait du système existant dans lequel toutes les nouvelles exigences ont été fusionnées avec l'objectif de réutiliser certains des capteurs existants. Poorali voulait réduire tous les risques dans le laboratoire et a demandé à XiltriX d'étendre la solution de surveillance existante avec l'intégration de la mesure du niveau de la cuve sous pression cryogénique, ainsi que l'intégration complète des incubateurs de table K-Systems G-185. En outre, un capteur de COV a été fourni pour surveiller en continu les niveaux de COVT dans le laboratoire.

Vida Poorali a commenté : "Le processus de remplacement du système Octax s'est déroulé sans problème. L'équipe de XiltriX s'est rendue dans nos locaux et a effectué son analyse. Ils ont été très proactifs et ont fourni une solution complète sans que je n'aie à faire quoi que ce soit de lourd.

La déclaration de fin de vie du système Octax Log and Guard ayant pris les laboratoires de FIV par surprise, nombre d'entre eux n'ont pas prévu de budget pour un système de remplacement. Même si le système est encore officiellement "pris en charge", l'absence de mises à jour de la sécurité et des fonctionnalités n'est pas conforme à l'exigence d'accréditation qui consiste à contrôler tous les systèmes d'un laboratoire de FIV. En outre, en cas de problème entraînant des dommages, les compagnies d'assurance peuvent retarder les demandes d'indemnisation, car certains des problèmes auraient pu être évités. En choisissant la solution XiltriX Monitoring-as-a-Service, l'absence de budget CAPEX n'est pas un problème. De plus, les laboratoires n'ont jamais à s'inquiéter de savoir si leur logiciel est toujours sécurisé et à jour. M. Han Weerdesteyn, CCO de XiltriX International, a déclaré : "Nous constatons que les laboratoires de FIV du monde entier sont confrontés aux défis posés par des solutions de surveillance obsolètes et peu sûres. XiltriX peut fournir une solution complète à ses clients dans le monde entier, rapidement et avec très peu d'implication informatique. Grâce à nos certifications ISO-9001 et ISO-27001 récemment obtenues, nous pouvons prouver à nos clients que nous contrôlons la qualité et la gestion de la sécurité de l'information.

Une grande partie du passage à un nouveau système ne consiste pas seulement en des problèmes de mise en œuvre technique, mais aussi en la gestion du personnel et en la formation. L'équipe d'assistance 24/7 de XiltriX nous a beaucoup aidés au cours de ce processus.

En demandant proactivement aux clients leur avis, les paramètres fournis sont ensuite intégrés à distance dans le système par l'équipe d'assistance et de mise en œuvre de XiltriX, de sorte que le client n'a plus qu'à procéder à une vérification. Le service de surveillance de XiltriX comprend une formation et une assistance continue. En outre, le serveur en nuage est doté d'un service de surveillance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, de sorte que tout problème technique lié à l'OS du serveur, à l'application ou à la connectivité est activement surveillé et suivi par l'équipe de XiltriX. Cela permet de réduire la charge de travail des équipes de FIV, déjà très sollicitées, afin qu'elles puissent se concentrer sur ce qui est important pour elles, à savoir prendre soin des patients et des embryons. Werner Auzinger a commenté : "Ce fut un réel plaisir de travailler avec l'équipe de XiltriX. Tous les représentants sont très réactifs et compétents, et l'équipe fournit un soutien proactif qui peut être utilisé immédiatement.La stabilité et la fonctionnalité sont également d'un niveau supérieur ; elles surpassent vraiment notre système précédent."

Chaque laboratoire de FIV devrait disposer d'une visibilité et d'un contrôle complets de tous les paramètres critiques. Les compagnies d'assurance allemandes se sont déjà montrées plus strictes en émettant des avertissements concernant les systèmes obsolètes et les paramètres non contrôlés lors de récents audits d'inspection. La perte de la police d'assurance d'un laboratoire de FIV serait catastrophique et l'empêcherait de fonctionner en raison du risque extrême de poursuites en responsabilité civile pour les médecins.

Poorali a déclaré : "Bien qu'il soit très important pour nous de disposer d'une assurance adéquate, notre laboratoire veut aller encore plus loin. Nous voulons une solution de surveillance entièrement intégrée qui nous prévienne avant qu' un dommage ne se produise. De plus, la santé et la sécurité de notre équipe de laboratoire sont essentielles."

Pourquoi KWZ an der Oper a choisi XiltriX

Historiquement, le laboratoire KWZ a utilisé des systèmes disparates pour des tâches multiples. Ces systèmes étaient difficiles à contrôler et entraînaient davantage d'interruptions et de coûts supplémentaires en raison de la multiplicité des contrats de maintenance. En intégrant tous les paramètres critiques, même les incubateurs de paillasse difficiles à intégrer, dans une solution unique de surveillance en temps réel, il n'est plus nécessaire de recourir à des solutions supplémentaires, généralement mal intégrées. M. Auzinger a fait part de son expérience : "L'utilisation du système XiltriX est quelque chose que je fais tous les jours, c'est rapide et facile et toutes les données sont toujours en direct.La reconnaissance de tout problème est faite rapidement et de manière complète sans que cela ne me coûte beaucoup de temps et en offrant une traçabilité complète si nécessaire."

Comment le KWZ an der Oper utilise XiltriX

Le laboratoire KWZ an der Oper doit surveiller en permanence tous les paramètres critiques dans toutes les salles et tous les équipements. Tous les réfrigérateurs critiques font l'objet d'une surveillance de la température et d'une alarme. Il en va de même pour tous les congélateurs et les incubateurs à_CO2. Tous les paramètres critiques de la salle de cryogénie sont intégrés de manière transparente dans la solution, y compris la surveillance du niveau de la cuve sous pression, de la température et du niveau minimum. De plus, toutes les températures de la salle, l'humidité relative et les niveaux de COV sont continuellement surveillés en temps réel et envoyés au serveur cloud sécurisé de XiltriX qui dispose d'une alimentation électrique et d'une connexion Internet redondantes. Tous les systèmes sont équipés de batteries de secours et fournissent une notification active en cas de panne de courant. Les déviations de toute nature sont immédiatement envoyées au personnel approprié en cascade, en utilisant à la fois des alarmes physiques locales et des notifications par e-mail et SMS. L'ensemble des systèmes bénéficie d'une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 de la part de l'équipe d'assistance technique de XiltriX, ce qui permet un contrôle absolu.

Les résultats et l'avenir

Après la mise en œuvre et la mise en service réussies de ce projet, l'équipe de XiltriX travaille déjà avec l'équipe du KWZ pour optimiser davantage les solutions dans le laboratoire. En plaçant des capteurs supplémentaires de surveillance de la chambre de_CO2 et un grand écran de visualisation dans le laboratoire d'embryologie, la sécurité, l'acceptation et la facilité d'utilisation pour le personnel sont encore renforcées. M. Han Weerdesteyn a fait remarquer : "Pour nous, un nouveau client n'est pas une vente unique, c'est une relation qui s'étend généralement sur plus de dix ans. Il est très important de rester en contact avec tous nos clients afin de leur fournir des solutions adaptées à l'évolution de leurs besoins.Notre équipe est très fière d'être le fournisseur de solutions pour nos clients".

Si l'on considère le laboratoire dans sa globalité, la plupart des laboratoires disposent déjà d'un système de contrôle de la sécurité des gaz. Ces systèmes fonctionnent généralement correctement mais offrent peu de visibilité à distance et généralement pas de traçabilité historique. En s'intégrant à ces systèmes, la plateforme XiltriX devient la source unique de vérité pour le laboratoire de FIV, fournissant toutes les données en temps réel. Poorali commente : "Nous allons certainement étudier la possibilité de connecter nos systèmes de sécurité au gaz Dräger à la plateforme de surveillance XiltriX. Cela fournirait une solution de sécurité totale sans que je doive me connecter à des systèmes distincts."

Souhaitez-vous également bénéficier d'un soutien pour la mise en place d'un laboratoire de FIV ou d'un laboratoire accrédité ou pour la mise à niveau de votre dépôt cryogénique ? Contactez XiltriX à l'adresse sales@xiltrix.com, ou visitez notre site web www.xiltrix.com.

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Remerciements : Je tiens à exprimer ma gratitude à Mme Vida Poorali et à son équipe pour leur soutien et leur hospitalité.. Wous espérons que notre solution contribuera à améliorer un peu la qualité dans le laboratoire de FIV !

Han WeerdesteynCCO, XiltriX International