Labvision Cryo voor het Leven

Het gezamenlijke CryoForLife-monitoringproject van XiltriX en Cryo Product wordt voortgezet.

In de meest recente Labvision is een mooi stuk afgedrukt over het gezamenlijke project van XiltriX International en Cryo Products. De installatie draait al langere tijd zeer goed en is onlangs uitgebreid met weegschalen, die de vloeibare stikstof wegen, waarbij ook XiltriX real-time monitoring succesvol is geïntegreerd.

Download het artikel door te klikken op DE DOWNLOAD LINK, of het downloadbare item naast dit bericht. Omdat het artikel in het Nederlands is geschreven, kan hieronder een vertaling van het stuk worden gevonden.

Labvision; Controle en monitoring van cryogene opslag in Brazilië, geïnstalleerd vanuit Nederland

Midden in de Covid-periode heeft CryoForLife in São Paulo een faciliteit gebouwd voor de commerciële cryogene opslag van IVF-stalen. De bedoeling van COO Dr. Christine Allen was om de hoogst mogelijke bedrijfszekerheid te creëren. Essentieel daarbij zijn automatische vulsystemen en een goed geïntegreerd alarm- en monitoringsysteem. Cryo Solutions en XiltriX International hebben dit vanuit Nederland niet alleen geleverd, maar ook voor een betrouwbaar werkende installatie gezorgd. En dat zonder ook maar één stap te verzetten in Brazilië.

De IVF-industrie is wereldwijd sterk in opkomst. Dit betekent dat steeds meer monsters cryogeen moeten worden opgeslagen. Laboratoria, vooral die buiten West-Europa (waar ook Nederland en België met kop en schouders bovenuit steken), worstelen met de uitdagingen om monsters op een veilige, goed gecontroleerde manier op te slaan. De situatie in veel van deze laboratoria wordt gekenmerkt door het gebruik van stikstofvaten die alleen zijn goedgekeurd voor veterinair gebruik, een praktijk van handmatig vullen, waarbij het niveau van de vloeibare stikstof niet wordt gecontroleerd, en het ontbreken van adequate bewakings- en alarmsystemen. Vaak wordt alleen de temperatuur gemeten, wat een preventieve maatregel is die het kind met het badwater weggooit. Immers, wanneer de temperatuur stijgt, is het vaak te laat om de gevoelige monsters nog te redden.

Vorderingen

Dr. Allen, die al vele jaren IVF-laboratoria in de Verenigde Staten leidt en adviseert, weet als geen ander wat de gevolgen kunnen zijn van slecht uitgeruste cryogene faciliteiten. "Er worden tegenwoordig vaker grote opslagvaten gebruikt met automatische vulcontrollers. Maar die zijn niet betrouwbaar en niet goed afgestemd op een alarm- en monitoringsysteem. Alleen al in de VS zijn er verschillende incidenten gemeld waarbij duizenden embryo's verloren zijn gegaan. En dat is nog maar het topje van de ijsberg. Want er zijn misschien wel honderd soortgelijke gevallen die buiten de publiciteit blijven. Voor al deze incidenten geldt: groot leed voor de patiënten en vaak torenhoge schadeclaims", aldus de Braziliaanse embryologe, die als getuige-deskundige betrokken is geweest bij verschillende rechtszaken en uit de eerste hand weet wat er mis kan gaan op het moment dat een reservoir niet goed wordt bewaakt en/of niet goed wordt gevuld.

Niet de Amerikaanse manier

Toen Dr. Allen werd gevraagd om in haar thuisland een commerciële cryogene opslagplaats op te zetten gaf zij aan dat dit haar voorwaarden zou moeten zijn. Dus niet aan een touwtje op de (Zuid-)Amerikaanse manier, maar op basis van een integraal plan, met goed geïntegreerde koppelingen tussen vat, vulmachine en monitoringsysteem. Wat dat laatste betreft was ze al bekend met het in Rosmalen gevestigde XiltriX International, dat ook een vestiging in de Verenigde Staten heeft. Han Weerdesteyn, CCO van XiltriX International, nam het project vervolgens over. "Ik heb haar meteen gezegd dat alleen een monitoringoplossing niet voldoende is. Je moet ook zorgen dat je een goede koppeling hebt met je apparatuur, met name met de afvulmachines. Op dat moment had ze die apparatuur al in de Verenigde Staten gekocht en was die al onderweg naar Brazilië. Aanvankelijk stelde ze voor om er op kleine schaal mee aan de slag te gaan. Maar ze kwam er al snel achter dat de aangeschafte apparatuur in hun situatie niet werkte. Na een paar weken waren er al problemen. We moesten snel overstappen op een oplossing die wel doet wat het belooft."

De Nederlandse manier

Die oplossing is gevonden bij Cryo Solutions, waarmee XiltriX International al meerdere projecten in met name IVF laboratoria in Nederland heeft gerealiseerd. De hardware-inbreng van de kant van Cryo Solutions betreft de MDR-gecertificeerde CryoFill vulmachines, waarmee een naadloze koppeling met het XiltriX alarm- en monitoring systeem tot stand kan worden gebracht. In dit geval zorgt dit er ook voor dat de bestaande stikstofvaten, die vaak zijn uitgerust met een ander vulsysteem, kunnen worden omgebouwd voor gebruik met de CryoFill. Ook de rest van de installatie wordt door beide projectpartijen onder de loep genomen, zoals de stikstoftoevoer, het leidingnet en de benodigde veiligheidsmaatregelen. "We zien vaak bij onze klanten dat ze hun cryogene installatie niet onder controle hebben. Ze begrijpen niet altijd wat er op het niveau van de controle- en monitoringsapparatuur speelt; of begrijpen het belang ervan", aldus Richard van Woerden, commercieel directeur van Cryo solutions.

Het ziekenhuis heeft geholpen

Onlangs keerde Richard met Han terug uit Engeland, waar ze een noodzakelijke upgrade van een cryo-installatie in een ziekenhuis opleverden. "In dit geval waren er vier partijen bij betrokken, die allemaal medeverantwoordelijk waren: de stikstofvoorziening, de installatie, de vaten, de monitoring. Het probleem bij dit project was dat er geen regie was en dat de wil om samen te werken bij deze bedrijven, die deels concurrenten zijn, ontbrak. De leverancier van de vaten, bijvoorbeeld, wil alleen zijn vaten leveren en kijkt niet naar iets anders. Alles wat het werk complexer maakt, of neigt naar integratie waarbij zij ook een stukje service moeten leveren, lopen ze weg. De evaluatie van het controlegedeelte - of wat je zegt te doen ook werkelijk doet wat het moet doen - was ook niet gebeurd. In dit geval betekende dat een Cryo Faciliteit waar tientallen miljoenen kilo's materiaal ligt opgeslagen, waar het automatisch vullen niet goed werkte en de monitoring als onvoldoende werd bestempeld. Dat leidde al tot problemen met de kwaliteitscontrole, maar niemand begreep wat er precies aan de hand was. Met het voorstel dat we nu hebben geschreven, maken we nog steeds gebruik van een lokale leverancier voor de stikstof en het pijpleidingennet. Maar alles gebeurt onder ons projectmanagement. Op die manier ontzorgen we ook de klant. Wij weten dat wat wij leveren werkt als alle anderen doen wat ze moeten doen. Zij weten dat ook, en wij controleren dat ook. Dat resulteert uiteindelijk in een betrouwbaar werkende installatie."

Stijve douane

Een groot verschil tussen het Engelse en het Braziliaanse project, in het laatste geval, is het tijdig inspelen op het belang van een goede coördinatie tussen vulmachine en bewakingssysteem. Dat wil niet zeggen dat alles vlekkeloos verliep. "In Brazilië zijn er nauwelijks serieuze cryogene leveranciers, dus daar moeten we alles importeren", zegt Dr. Allen "Afgezien van de hoge importheffingen op deze producten zijn de douanebeambten niet gewend aan deze producten, wat leidde tot een aanzienlijke vertraging om ze het land in te krijgen. Die vertraging werkte dubbel omdat we al cryogene vaten met afvulcontrollers hadden aangeschaft, die niet bleken te voldoen in combinatie met het monitoringsysteem. Voor de retrofit met de CryoFill controllers moest die horde bij de douane opnieuw genomen worden."

Van een afstand

Een andere uitdaging was de beschikbaarheid van opgeleid technisch personeel voor de installatie. Aangezien tijd een doorslaggevende factor was binnen het project, was wachten tot de reisbeperkingen vanwege Covid zouden worden versoepeld geen optie. Waar normaal gesproken technici van Cryo Solutions en/of XiltriX International zouden worden ingevlogen, is hun expertise nu ingezet om technici die niet gespecialiseerd zijn in cryotechniek op afstand te instrueren. Geen gemakkelijke taak, want naast een gebrek aan specifieke technische ervaring, stellen zaken als een vrij grote taalbarrière en een aanzienlijk tijdzoneverschil het improvisatievermogen op de proef. Mede door het veelvuldig heen en weer sturen van foto's en video's van de situatie ter plaatse en duidelijke instructies vanuit Nederland, is het gelukt om de installatie op de gewenste wijze te realiseren. Een extra handicap was dat tijdens het implementatieproces de bewaarplaats nog in aanbouw was en bijvoorbeeld netwerkdiensten nog niet waren geïnstalleerd. Ook moesten de sensoren en alarmgrenzen voor alle schepen worden ingesteld. Door dit al tijdens de implementatie te doen en te testen, voorkomt dit ongewenste verrassingen tijdens de productiefase.

Zicht op de Cryo Opslag

De medewerkers van CryoForLife kunnen in real-time alle kritische parameters in de cryo-faciliteit monitoren. Denk hierbij aan temperatuur, zuurstofpeil, vloeistofmassa en vloeibaar stikstofniveau in de tanks, vulacties en stikstofgebruik, maar ook stroomstoringen. Het beveiligde dashboard is 24/7 op afstand te benaderen. De informatie uit het XiltriX systeem wordt ook gebruikt om de vulhandelingen te verfijnen, zodat een optimale balans wordt verkregen tussen enerzijds het stikstofgebruik en anderzijds de integriteit van de monsters. Tevens wordt een stabiele, gebruiksvriendelijke en veilige werkomgeving voor de medewerkers gecreëerd door te anticiperen op storingen op systeemniveau en defecten. Han Weerdesteyn: "Omdat je moet verwachten dat storingen en defecten op een gegeven moment zullen optreden, is het noodzakelijk om voorzorgsmaatregelen te treffen om de alarmen af te laten gaan en monsterverlies te voorkomen. Door gebruik te maken van meerdere alarmlagen en slim gebruik te maken van lokale zwaailichten en sirenes, en alarmen via SMS, e-mail en telefoon, blijft geen enkel alarm onopgemerkt. Training van het personeel om de uitdagingen en risico's te begrijpen hoort daar ook bij, wat resulteert in een goed uitgebalanceerde operatie die stabiele resultaten oplevert."

Meer Schepen

Vanaf januari 2022 is begonnen met het verzamelen van monsters. Mede in verband met strengere wetgeving voor IVF-laboratoria, die hen dwingt tot verdere risicobeperking, hebben verschillende laboratoria besloten hun monsters bij CryoForLife onder te brengen. De zeven cryovaten zijn al bijna vol. Christine is al naarstig op zoek naar nieuwe vaten, wat vanwege de lange levertijden - inmiddels meer dan een jaar voor cryovaten - in verband met de wereldwijde supply chain crisis geen sinecure is. "Het voordeel is dat, omdat de universele pasvorm van de CryoFill controllers niet beperkt is tot één merk en/of type schip; ik niet eens per se hoef te investeren in gloednieuwe schepen."

Als u meer wilt weten over XiltriX, laat het me weten.

Han Weerdesteyn
CCO

Gerelateerde downloads
Labvision_LV 44_Cryo_thumb