Fallstudie: Ersetzen des Octax-Systems durch den XiltriX-Service im KWZ an der Oper in München
Einleitung
IVF-Labore in Deutschland waren schon immer sehr qualitätsbewusst. Das Überwachungs- und Alarmsystem Octax Log and Guard war in der Vergangenheit in Deutschland weit verbreitet und wird bis heute von vielen IVF-Laboren genutzt. Das System wurde jedoch kürzlich für End of Life erklärt und wird in Kürze auch End of Support sein, was viele Labore im Hinblick auf die Risikominderung in eine schwierige Lage bringt. Dies war auch beim Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper in München der Fall. Das Labor benötigte ein neues und gut unterstütztes System.
Der Wechsel von einem bestehenden System zu einem neuen ist jedoch keine einfache Aufgabe. Es muss eine Bestandsaufnahme der bestehenden und der neuen Anforderungen gemacht werden. Darüber hinaus muss das System sicher sein und weitaus strengere Sicherheitsstandards als frühere Systeme einhalten. Das KWZ an der Oper wollte ein komplettes Sicherheitspaket und wählte XiltriX für seine Überwachungs- und Reaktionslösung aus. Die gesamten Laboratorien, einschließlich des Kryolagers, der Andrologie und der Embryologie, wurden mit der zuverlässigen und flexiblen modernen XiltriX-Überwachungslösung ausgestattet.
Die Geschichte des KWZ an der Oper
Im KWZ an der Oper werden hochentwickelte Diagnostik, moderne Therapiemethoden und höchste Sicherheitsstandards kombiniert, um eine Kinderwunschbehandlung anzubieten, die das Beste umsetzt, was die moderne Wissenschaft zu bieten hat. Die Kinderwunschärzte bilden sich kontinuierlich auf internationaler Ebene fort. Sie integrieren konsequent die innovativsten und positivsten Ansätze in ihre Behandlungsmethoden. Kooperationen mit führenden Universitäten und wissenschaftlichen Gremien gehören zum Standard. Im KWZ an der Oper ist Fortschritt Tradition.
Das Team setzt sich mit den Patienten zusammen, um auf ihre persönlichen Anliegen einzugehen und sie über die möglichen Optionen einer Kinderwunschbehandlung zu beraten. Alle Behandlungspläne werden ehrlich und transparent mit allen damit verbundenen Wahrscheinlichkeiten, Risiken und Kosten gestaltet.
Es wird großer Wert darauf gelegt, dass jedes Glied in der Behandlungskette perfekt gestaltet ist. Das beginnt beim Praxisumfeld und den organisatorischen Prozessen. Es zeigt sich in der Beratung und Information von Frauen und Paaren und gilt für jeden einzelnen medizinischen Schritt auf dem Weg zu Ihrem Ziel. Ein erster Besuch ist jederzeit ohne Terminvereinbarung möglich. Beim ersten Termin wird eine Blutprobe entnommen. Die Blutanalyse ist die Grundlage für die anschließende Beratung mit dem Arzt. Ein Folgetermin wird dann einige Tage später gemeinsam vor Ort mit dem Arzt ihrer Wahl geplant.
Phasen des Implementierungsprozesses
Die erste Phase des Implementierungsprozesses wurde vom XiltriX-Team in Zusammenarbeit mit Frau Poorali durchgeführt. Es wurde eine gemeinsame Bestandsaufnahme des bestehenden Systems gemacht, in die alle neuen Anforderungen mit dem Ziel zusammengeführt wurden, einige der vorhandenen Sensoren wiederzuverwenden. Frau Poorali wollte alle Risiken im Labor mindern und bat XiltriX, die bestehende Überwachungslösung um die Integration der Füllstandsmessung des kryogenen Druckbehälters sowie die vollständige Integration der K-Systems G-185 Tischinkubatoren zu erweitern. Zusätzlich wurde ein VOC-Sensor zur kontinuierlichen Überwachung der TVOC-Werte des Labors bereitgestellt.
Vida Pooralikommentierte: „Der Prozess zum Ersatz des Octax-Systems verlief sehr reibungslos. Das XiltriX-Team kam in unsere Einrichtung und führte seine Analyse durch. Sie waren sehr proaktiv bei der Bereitstellung einer umfassenden Lösung, ohne dass ich die Hauptarbeit leisten musste.”
Da die End-of-Life (EOL)-Erklärung für das Octax Log and Guard System die IVF-Labore überraschte, hatten viele von ihnen kein Budget für ein Ersatzsystem eingeplant. Auch wenn das System bis heute offiziell noch „unterstützt“ wird, entspricht das Fehlen von Sicherheits- und Funktionsupdates nicht der Akkreditierungsanforderung, jedes System in einem IVF-Labor unter Kontrolle zu haben. Auch wenn Probleme auftreten, bei denen ein Schaden entsteht, können Versicherungsgesellschaften Ansprüche zurückweisen, da einige der Probleme hätten vermieden werden können. Bei der Wahl der XiltriX Überwachungs- und Reaktionslösung ist ein fehlendes CAPEX-Budget kein Problem. Außerdem müssen sich die Labore keine Sorgen machen, ob ihre Software noch sicher und auf dem neuesten Stand ist. Herr Han Weerdesteyn, CCO von XiltriX International, sagte: „Wir sehen, dass IVF-Labore weltweit mit den Herausforderungen veralteter und unsicherer Überwachungslösungen zu kämpfen haben. XiltriX kann Kunden weltweit schnell und mit sehr geringem IT-Aufwand eine Full-Service-Lösung anbieten. Mit unseren Zertifizierungen nach ISO-9001 und der neu erworbenen ISO-27001 können wir unseren Kunden beweisen, dass wir das Qualitäts- und Informationssicherheitsmanagement beherrschen.”
Ein wesentlicher Teil des Umstiegs auf ein neues System besteht nicht nur aus technischen Implementierungsproblemen, sondern auch aus Personalmanagement und Schulungen. Das 24/7-Support-Team von XiltriX bot während dieses Prozesses eine intensive Begleitung.
Indem die Kunden proaktiv um ihren Beitrag gebeten werden, werden die bereitgestellten Einstellungen dann vom XiltriX-Support- und Implementierungsteam per Fernzugriff in das System eingegeben, sodass der Kunde nur noch die Überprüfung durchführen muss. Der XiltriX-Überwachungsservice umfasst Schulungen und kontinuierliche Unterstützung. Außerdem ist ein 24/7-Überwachungsservice für den Cloud-Server inbegriffen, sodass technische Probleme mit dem Serverbetriebssystem, der Anwendung oder der Konnektivität aktiv vom XiltriX-Team überwacht und nachverfolgt werden. Dies entlastet die bereits stark beanspruchten IVF-Teams, damit sie sich auf das konzentrieren können, was für sie wichtig ist: die Betreuung von Patienten und Embryonen. Werner Auzinger kommentierte: „Die Zusammenarbeit mit dem XiltriX-Team war eine wahre Freude. Alle Ansprechpartner sind sehr reaktionsschnell und kompetent, und das Team bietet proaktive Unterstützung, die sofort genutzt werden kann. Auch die Stabilität und Funktionalität sind auf einem neuen Niveau; es übertrifft unser bisheriges System bei weitem.”
Jedes IVF-Labor sollte vollständige Transparenz und Kontrolle über alle kritischen Parameter haben. Versicherungsgesellschaften in Deutschland sind bei den jüngsten Inspektionsaudits bereits strenger geworden und haben Warnungen für veraltete Systeme und nicht überwachte Parameter ausgesprochen. Der Verlust der Versicherungspolice wäre für ein IVF-Labor katastrophal und würde die Funktionsfähigkeit aufgrund des extremen Risikos von Haftungsklagen für die Ärzte eliminieren.
Frau Poorali sagte: „Obwohl eine angemessene Versicherung für uns sehr wichtig ist, will unser Labor noch einen Schritt weiter gehen. Wir wollen eine voll integrierte Überwachungslösung, die uns warnt, bevor ein Schaden entsteht. Auch die Gesundheit und Sicherheit unseres Laborteams ist von entscheidender Bedeutung.”
Warum das KWZ an der Oper XiltriX wählte
In der Vergangenheit hat das KWZ-Labor getrennte Systeme für verschiedene Aufgaben verwendet. Dies war schwer zu kontrollieren und verursachte mehr Unterbrechungen und zusätzliche Kosten durch mehrere Wartungsverträge. Durch die Integration aller kritischen Parameter, selbst der schwer zu integrierenden Tischinkubatoren, in eine einzige Echtzeit-Überwachungslösung, besteht die Notwendigkeit für zusätzliche, meist schlecht integrierte Lösungen nicht mehr. Herr Auzinger teilte seine Erfahrung: „Die Nutzung des XiltriX-Systems ist für mich eine tägliche Aufgabe. Es ist schnell und einfach, und alle Daten sind immer live. Die Bestätigung eines Problems erfolgt schnell und umfassend, ohne dass es mich viel Zeit kostet, und bietet bei Bedarf eine lückenlose Rückverfolgbarkeit.”
Wie das KWZ an der Oper XiltriX einsetzt
Das Labor des KWZ an der Oper muss kontinuierlich alle kritischen Parameter in allen Räumen und Geräten überwachen. Alle kritischen Kühlschränke werden temperatur- und alarmüberwacht. Dies gilt auch für alle kritischen Gefrierschränke und CO2-Inkubatoren. Alle kritischen Parameter des Kryoraums sind nahtlos in die Lösung integriert, einschließlich der Überwachung von Füllstand des Druckbehälters, Temperatur und Mindestfüllstand. Darüber hinaus werden alle Raumtemperaturen, die relative Luftfeuchtigkeit und die VOC-Werte kontinuierlich in Echtzeit überwacht und an den sicheren XiltriX-Cloud-Server gesendet, der über eine redundante Strom- und Internetverbindung verfügt. Alle Systeme verfügen über Backup-Batterien und liefern aktive Benachrichtigungen bei Stromausfällen. Abweichungen jeglicher Art werden sofort kaskadierend an das zuständige Personal gesendet, wobei sowohl lokale physische Alarme als auch E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen genutzt werden. Das gesamte System erhält 24/7-Support durch das technische Support-Team von XiltriX, was absolute Kontrolle gewährleistet.
Die Ergebnisse und die nächsten Schritte
Nach der erfolgreichen Implementierung und Inbetriebnahme dieses Projekts arbeitet das XiltriX-Team bereits mit dem KWZ-Team zusammen, um die Lösungen im Labor weiter zu optimieren. Durch die Platzierung zusätzlicher CO2-Raumüberwachungssensoren und eines großen Visualisierungsbildschirms im Embryologielabor werden Sicherheit, Akzeptanz und Benutzerfreundlichkeit für das Personal weiter erhöht. Herr Han Weerdesteyn bemerkte: „Für uns ist ein neuer Kunde kein einmaliger Verkauf; es ist eine Beziehung, die sich in der Regel über mehr als ein Jahrzehnt erstreckt. Es ist sehr wichtig, mit all unseren Kunden in Kontakt zu bleiben, um passende Lösungen für ihre sich entwickelnden Bedürfnisse zu bieten. Unser Team ist sehr stolz darauf, der Lösungsanbieter für unsere Kunden zu sein.”
Betrachtet man das Labor ganzheitlich, so haben die meisten Labore bereits ein Gassicherheitsüberwachungssystem im Einsatz. Diese Systeme funktionieren in der Regel korrekt, bieten aber wenig Einblick aus der Ferne und meist keine historische Rückverfolgbarkeit. Durch die Integration mit diesen Systemen wird die XiltriX-Plattform zur einzigen Quelle der Wahrheit für das IVF-Labor und liefert alle Daten in Echtzeit. Frau Poorali kommentierte: „Wir werden sicherlich die Anbindung unserer Dräger-Gassicherheitssysteme an die XiltriX-Überwachungsplattform prüfen. Dies würde eine umfassende Sicherheitslösung bieten, ohne dass ich mich in separate Systeme einloggen muss.”
Möchten auch Sie Unterstützung beim Aufbau eines IVF- oder akkreditierten Labors oder bei der Modernisierung Ihres kryogenen Lagers? Bitte kontaktieren Sie XiltriX unter sales@xiltrix.com oder besuchen Sie unsere Webseite www.xiltrix.com.
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**Danksagung:Ich möchte Frau Vida Poorali und dem Team für ihre Unterstützung und Gastfreundschaft danken. Wir hoffen, dass unsere Lösung dazu beiträgt, die Qualität im IVF-Labor noch ein wenig zu verbessern!