Introducción
Los laboratorios de IVF en Alemania siempre han estado muy concienciados con la calidad. El sistema de monitorización y alarmas de Octax Log and Guard ha tenido históricamente una amplia distribución en Alemania y muchos laboratorios de IVF lo utilizan hasta la fecha. Sin embargo, el sistema ha sido declarado recientemente como «End of Life» (fin de vida útil) y pronto quedará sin soporte («End of Support»), lo que pone a muchos laboratorios en una situación difícil con respecto a la mitigación de riesgos. Este fue también el caso del Centro de Fertilidad y Hormonas de la Ópera (Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper) en Múnich. El laboratorio necesitaba un sistema nuevo y con un buen soporte.
Sin embargo, pasar de un sistema existente a uno nuevo no es una tarea sencilla. Es necesario hacer un inventario de los requisitos existentes y de los nuevos. Además, el sistema debe ser seguro y cumplir con estándares de seguridad mucho más estrictos que los sistemas históricos. El KWZ an der Oper quería un paquete completo de seguridad y seleccionó a XiltriX para que le proporcionara su solución de monitorización y respuesta. Todos los laboratorios, incluidos el almacén de criogenia, andrología y embriología, fueron equipados con la fiable y flexible solución de monitorización moderna de XiltriX.
La historia del KWZ an der Oper
En el KWZ an der Oper se combinan diagnósticos muy desarrollados, métodos de terapia modernos y los más altos estándares de seguridad para ofrecer un tratamiento de fertilidad que aplica lo mejor que la ciencia contemporánea puede ofrecer. Los médicos especialistas en fertilidad se forman continuamente a nivel internacional. Incorporan sistemáticamente los enfoques más innovadores y positivos a sus métodos de tratamiento. Las colaboraciones con universidades y comités científicos de primer nivel se incluyen como estándar. En el KWZ an der Oper, el progreso es tradición.
El equipo se reúne con los pacientes para abordar sus preocupaciones personales y asesorarles sobre las posibles opciones de tratamiento de fertilidad. Todos los planes de tratamiento se diseñan con honestidad y transparencia, incluyendo todas las probabilidades, riesgos y costes asociados.
Se da una gran importancia a garantizar que cada eslabón de la cadena de tratamiento esté perfectamente elaborado. Esto comienza con el entorno de la consulta y los procesos organizativos. Se manifiesta en el asesoramiento y la información proporcionada a las mujeres y parejas, y se aplica a cada paso médico en el camino hacia su objetivo. La primera visita es posible en cualquier momento sin necesidad de cita previa. Durante la primera cita se toma una muestra de sangre. El análisis de sangre es la base para la posterior consulta con el médico. Unos días más tarde, se planificará una cita de seguimiento conjuntamente en la clínica con el médico de su elección.
Fases del proceso de implementación
La primera fase del proceso de implementación fue llevada a cabo por el equipo de XiltriX en cooperación con Poorali. Se realizó un inventario conjunto del sistema existente en el que se fusionaron todos los nuevos requisitos con el objetivo de reutilizar algunos de los sensores existentes. Poorali quería mitigar todos los riesgos del laboratorio y pidió a XiltriX que ampliara la solución de monitorización existente con la integración de la medición del nivel del recipiente de presión criogénico, así como la integración completa de las incubadoras de sobremesa K-Systems G-185. Además, se proporcionó un sensor de VOC para monitorizar los niveles de TVOC del laboratorio de forma continua.
Vida Pooralicomentó: «El proceso de sustitución del sistema Octax fue muy fluido. El equipo de XiltriX vino a nuestras instalaciones y realizó su análisis. Fueron muy proactivos a la hora de proporcionar una solución integral sin que yo tuviera que hacer el trabajo pesado».
Dado que la declaración de fin de vida útil (EOL) del sistema Octax Log and Guard tomó por sorpresa a los laboratorios de IVF, muchos de ellos no presupuestaron un sistema de sustitución. Aunque hasta la fecha el sistema sigue teniendo soporte oficial, la falta de actualizaciones de seguridad y de funciones no cumple con el requisito de acreditación de tener el control de todos los sistemas en un laboratorio de IVF. Además, si se produce algún problema que ocasione daños, las compañías de seguros pueden rechazar las reclamaciones, ya que algunos de los problemas podrían haberse evitado. Al seleccionar la solución de monitorización y respuesta de XiltriX, no tener presupuesto CAPEX no es un problema. Además, los laboratorios nunca tienen que preocuparse de si su software sigue siendo seguro y está actualizado. Sr. Han Weerdesteyn, CCO de XiltriX International, dijo: «Vemos cómo los laboratorios de IVF de todo el mundo se enfrentan a los retos de las soluciones de monitorización obsoletas e inseguras. XiltriX puede proporcionar una solución de servicio completo a clientes de todo el mundo de forma rápida y con muy poca implicación del departamento de TI. Con nuestras certificaciones ISO 9001 y la recién obtenida ISO 27001, podemos demostrar a los clientes que tenemos el control de la calidad y de la gestión de la seguridad de la información».
Una parte importante del paso a un nuevo sistema no consiste solo en problemas de implementación técnica, sino en la gestión de personas y la formación. El equipo de soporte 24/7 de XiltriX proporcionó mucho acompañamiento durante este proceso.
Al solicitar proactivamente la opinión de los clientes, el equipo de soporte e implementación de XiltriX introduce la configuración proporcionada de forma remota en el sistema, de modo que el cliente solo tiene que realizar la verificación. El servicio de monitorización de XiltriX incluye formación y soporte continuo. Además, el servidor en la nube incluye un servicio de monitorización 24/7, de modo que cualquier problema técnico con el sistema operativo del servidor, la aplicación o la conectividad es monitorizado activamente y seguido por el equipo de XiltriX. Esto reduce la carga de los ya estresados equipos de IVF para que puedan centrarse en lo que es importante para ellos: cuidar de los pacientes y los embriones. Werner Auzinger comentó: «Ha sido un verdadero placer trabajar con el equipo de XiltriX. Todos los representantes son muy receptivos y están bien informados, y el equipo proporciona un soporte proactivo que se puede utilizar de inmediato. La estabilidad y la funcionalidad también están a otro nivel; realmente supera a nuestro sistema anterior».
Todo laboratorio de IVF debe tener total visibilidad y control sobre todos los parámetros críticos. Las compañías de seguros en Alemania ya han sido más estrictas al emitir advertencias por sistemas obsoletos y parámetros no monitorizados durante las recientes auditorías de inspección. Perder la póliza de seguros para un laboratorio de IVF sería catastrófico y eliminaría la capacidad de funcionar debido al riesgo extremo de demandas por responsabilidad civil para los médicos.
Poorali dijo: «Aunque tener el seguro adecuado es muy importante para nosotros, nuestro laboratorio quiere ir más allá. Queremos una solución de monitorización totalmente integrada que nos avise antes de que se produzcan daños. Además, la salud y la seguridad de nuestro equipo de laboratorio son fundamentales»
Por qué el KWZ an der Oper eligió XiltriX
Históricamente, el laboratorio KWZ ha utilizado sistemas dispares para múltiples tareas. Esto era difícil de controlar y provocaba más interrupciones y costes adicionales debido a los múltiples contratos de mantenimiento. Al integrar todos los parámetros críticos, incluso las incubadoras de sobremesa difíciles de integrar, en una única solución de monitorización en tiempo real, ya no es necesaria la existencia de soluciones adicionales, normalmente mal integradas. Auzinger compartió su experiencia: «Utilizo el sistema XiltriX a diario, es rápido y fácil, y todos los datos están siempre en tiempo real. El reconocimiento de cualquier incidencia se hace de forma rápida y completa sin que me cueste mucho tiempo, y ofrece una trazabilidad total si es necesario».
Cómo utiliza XiltriX el KWZ an der Oper
El laboratorio del KWZ an der Oper necesita monitorizar continuamente todos los parámetros críticos en todas las salas y equipos. Se monitoriza la temperatura y las alarmas de todas las neveras críticas. Lo mismo ocurre con todos los congeladores críticos y las incubadoras de CO2. Todos los parámetros críticos de la sala de criogenia están perfectamente integrados en la solución, incluida la monitorización del nivel del recipiente de presión, la temperatura y el nivel mínimo. Además, las temperaturas de la sala, la humedad relativa y los niveles de VOC se monitorizan continuamente en tiempo real y se envían al servidor seguro en la nube de XiltriX, que cuenta con una conexión redundante de alimentación e internet. Todos los sistemas tienen baterías de respaldo y proporcionarán una notificación activa de los fallos de alimentación. Cualquier tipo de desviación se envía inmediatamente al personal apropiado en cascada, utilizando tanto alarmas físicas locales como notificaciones por correo electrónico y SMS. Todo el sistema recibe soporte 24/7 del equipo de soporte técnico de XiltriX, lo que proporciona un control absoluto.
Los resultados y los próximos pasos
Tras la exitosa implementación y puesta en marcha de este proyecto, el equipo de XiltriX ya está trabajando con el equipo de KWZ para optimizar aún más las soluciones en el laboratorio. Al colocar sensores adicionales de monitorización de CO2 en la sala y una gran pantalla de visualización en el laboratorio de embriología, se fomenta aún más la seguridad, la aceptación y la facilidad de uso para el personal. El Sr. Han Weerdesteyn señaló: «Para nosotros, un nuevo cliente no es una venta única; es una relación que suele durar más de una década. Es muy importante mantenerse en contacto con todos nuestros clientes para ofrecerles soluciones adecuadas a sus necesidades cambiantes. Nuestro equipo se enorgullece de ser el proveedor de soluciones para nuestros clientes».
Si se considera el laboratorio de forma integral, la mayoría de los laboratorios ya disponen de un sistema de monitorización de la seguridad de los gases. Estos sistemas suelen funcionar correctamente, pero ofrecen poca visibilidad remota y, por lo general, ninguna trazabilidad histórica. Al integrarse con estos sistemas, la plataforma XiltriX se convierte en la única fuente de verdad para el laboratorio de IVF, proporcionando todos los datos en tiempo real. Poorali comentó: «Ciertamente investigaremos la conexión de nuestros sistemas de seguridad de gases Dräger a la plataforma de monitorización XiltriX. Esto proporcionaría una solución de seguridad total sin que yo tuviera que iniciar sesión en sistemas separados».
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Agradecimientos:****Me gustaría expresar mi gratitud a la Sra. Vida Poorali y al equipo por su apoyo y hospitalidad. Esperamos que nuestra solución ayude a mejorar un poco más la calidad en el laboratorio de IVF.