Introduction
Les laboratoires de FIV en Allemagne ont toujours été très soucieux de la qualité. Le système de surveillance et d'alarme Octax Log and Guard y a été historiquement très répandu, et de nombreux laboratoires de FIV l'utilisent encore aujourd'hui. Cependant, le système a récemment été déclaré en fin de vie et sa maintenance sera bientôt interrompue, ce qui place de nombreux laboratoires dans une situation difficile en matière de gestion des risques. Ce fut également le cas pour le Centre d'infertilité et d'hormonologie de l'Opéra (Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper) à Munich. Le laboratoire avait besoin d'un nouveau système bénéficiant d'un support fiable.
Le passage d'un système existant à un nouveau système n'est cependant pas une tâche simple. Il est nécessaire de faire l'inventaire des exigences existantes et nouvelles. De plus, le système doit être sécurisé et respecter des normes de sécurité beaucoup plus strictes que les systèmes plus anciens. Le KWZ an der Oper souhaitait une suite de sécurité complète et a choisi XiltriX pour lui fournir sa solution de surveillance et d'intervention. L'ensemble des laboratoires, y compris la zone de cryoconservation, l'andrologie et l'embryologie, a été équipé de la solution de surveillance XiltriX, une solution moderne, fiable et flexible.
L'histoire du KWZ an der Oper
Au KWZ an der Oper, des diagnostics très développés, des méthodes de thérapie modernes et les normes de sécurité les plus élevées sont combinés pour offrir un traitement de l'infertilité qui met en œuvre ce que la science contemporaine a de mieux à offrir. Les médecins spécialisés en fertilité se forment en continu au niveau international. Ils intègrent systématiquement les approches les plus innovantes et les plus positives dans leurs méthodes de traitement. Les collaborations avec des universités de premier plan et des comités scientifiques font partie intégrante de leur démarche. Au KWZ an der Oper, le progrès est une tradition.
L'équipe s'entretient avec les patients pour aborder leurs préoccupations personnelles et les conseiller sur les options possibles pour un traitement de fertilité. Tous les plans de traitement sont conçus de manière honnête et transparente, en présentant toutes les probabilités, les risques et les coûts associés.
Une grande importance est accordée au fait que chaque maillon de la chaîne de traitement soit parfaitement maîtrisé. Cela commence par l'environnement du cabinet et les processus organisationnels. Cela se manifeste dans les conseils et les informations fournis aux femmes et aux couples, et s'applique à chaque étape médicale du parcours vers la réalisation de votre objectif. Une première visite est possible à tout moment sans rendez-vous. Lors du premier rendez-vous, un échantillon de sang est prélevé. L'analyse de sang constitue la base de la consultation ultérieure avec le médecin. Un rendez-vous de suivi sera ensuite planifié sur place quelques jours plus tard, avec le médecin de leur choix.
Les étapes du processus de mise en œuvre
La première étape du processus de mise en œuvre a été réalisée par l'équipe XiltriX en coopération avec Madame Poorali. Un inventaire commun du système existant a été réalisé, intégrant toutes les nouvelles exigences dans le but de réutiliser certains des capteurs existants. Madame Poorali souhaitait atténuer tous les risques dans le laboratoire et a demandé à XiltriX d'étendre la solution de surveillance existante en y intégrant la mesure du niveau de la cuve cryogénique sous pression, ainsi que l'intégration complète des incubateurs de paillasse K-Systems G-185. De plus, un capteur de COV a été fourni pour surveiller en continu les niveaux de COVT du laboratoire.
Vida Poorali** a commenté : « Le processus de remplacement du système Octax s'est déroulé sans heurts. L'équipe XiltriX est venue dans nos locaux et a effectué son analyse. Ils ont été très proactifs en proposant une solution complète sans que j'aie à m'occuper des tâches les plus complexes. »**
L'annonce de la fin de vie (EOL) du système Octax Log and Guard ayant pris les laboratoires de FIV par surprise, beaucoup d'entre eux n'avaient pas budgétisé de système de remplacement. Bien que le système soit encore officiellement « maintenu » à ce jour, l'absence de mises à jour de sécurité et de fonctionnalités n'est pas conforme à l'exigence d'accréditation qui impose la maîtrise de chaque système dans un laboratoire de FIV. De plus, en cas de sinistre, les compagnies d'assurance peuvent contester les demandes d'indemnisation au motif que certains problèmes auraient pu être évités. En choisissant la solution de surveillance et d'intervention de XiltriX, l'absence de budget CAPEX n'est pas un problème. De plus, les laboratoires n'ont jamais à se soucier de savoir si leur logiciel est toujours sécurisé et à jour. M. Han Weerdesteyn, directeur commercial de XiltriX International, a déclaré : « Nous constatons que les laboratoires de FIV du monde entier sont confrontés aux défis posés par des solutions de surveillance obsolètes et non sécurisées. XiltriX peut fournir rapidement une solution de service complète aux clients du monde entier, avec une très faible implication du service informatique. Grâce à nos certifications ISO 9001 et à la certification ISO 27001 que nous venons d'obtenir, nous pouvons prouver à nos clients que nous maîtrisons la qualité et la gestion de la sécurité de l'information. »
Une part importante de la transition vers un nouveau système ne consiste pas seulement à résoudre des problèmes de mise en œuvre technique, mais aussi à gérer et à former le personnel. L'équipe d'assistance de XiltriX, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, a offert un accompagnement important tout au long de ce processus.
En demandant de manière proactive l'avis des clients, les paramètres fournis sont ensuite intégrés à distance dans le système par l'équipe de support et de mise en œuvre de XiltriX, de sorte que le client n'a qu'à effectuer la vérification. Le service de surveillance XiltriX inclut la formation et un support continu. De plus, le serveur cloud bénéficie d'un service de surveillance 24/7, de sorte que tout problème technique lié au système d'exploitation du serveur, à l'application ou à la connectivité est activement surveillé et suivi par l'équipe XiltriX. Cela réduit la charge de travail des équipes de FIV déjà très sollicitées, leur permettant de se concentrer sur ce qui est important pour elles : prendre soin des patients et des embryons. Werner Auzinger a commenté : « Ce fut un réel plaisir de travailler avec l'équipe XiltriX. Tous les représentants sont très réactifs et compétents, et l'équipe fournit un soutien proactif qui peut être utilisé immédiatement. La stabilité et les fonctionnalités sont également d'un niveau supérieur ; le système surpasse vraiment notre système précédent. »
Chaque laboratoire de FIV devrait avoir une visibilité et un contrôle complets sur tous les paramètres critiques. En Allemagne, les compagnies d'assurance se sont déjà montrées plus strictes lors des récents audits d'inspection, en émettant des avertissements concernant les systèmes obsolètes et les paramètres non surveillés. La perte de la police d'assurance pour un laboratoire de FIV serait catastrophique et l'empêcherait de fonctionner en raison du risque extrême de poursuites en responsabilité civile pour les médecins.
Madame Poorali a déclaré : « Bien qu'il soit très important pour nous d'avoir une assurance adéquate, notre laboratoire veut aller plus loin. Nous voulons une solution de surveillance entièrement intégrée qui nous avertit avant que des dommages ne surviennent. De plus, la santé et la sécurité de notre équipe de laboratoire sont essentielles. »
Pourquoi le KWZ an der Oper a choisi XiltriX
Historiquement, le laboratoire du KWZ a utilisé des systèmes hétérogènes pour de multiples tâches. Cette situation était difficile à contrôler, entraînait davantage d'interruptions et engendrait des coûts supplémentaires en raison de la multiplicité des contrats de maintenance. En intégrant tous les paramètres critiques, y compris les incubateurs de paillasse difficiles à intégrer, dans une solution de surveillance unique et en temps réel, le besoin de solutions supplémentaires, généralement mal intégrées, n'existe plus. Werner Auzinger a partagé son expérience : « J'utilise le système XiltriX quotidiennement. Il est rapide et facile à utiliser, et toutes les données sont toujours en direct. La reconnaissance de tout problème se fait rapidement et de manière exhaustive, sans que cela me prenne beaucoup de temps, et offre une traçabilité complète si nécessaire. »
Comment le KWZ an der Oper utilise XiltriX
Le laboratoire du KWZ an der Oper doit surveiller en continu tous les paramètres critiques dans toutes les salles et sur tous les équipements. La température et les alarmes de tous les réfrigérateurs critiques sont surveillées. Il en va de même pour tous les congélateurs critiques et les incubateurs à CO2. Tous les paramètres critiques de la salle de cryoconservation sont intégrés de manière transparente dans la solution, y compris le niveau de la cuve sous pression, la température et la surveillance du niveau minimum. De plus, la température ambiante, l'humidité relative et les niveaux de COV sont surveillés en continu et en temps réel, puis envoyés au serveur cloud sécurisé de XiltriX, qui dispose d'une alimentation électrique et d'une connexion internet redondantes. Tous les systèmes sont équipés de batteries de secours et envoient une notification active en cas de panne de courant. Toute déviation est immédiatement signalée au personnel concerné selon un système en cascade, utilisant à la fois des alarmes physiques locales et des notifications par e-mail et SMS. L'ensemble du système bénéficie d'un support 24/7 de la part de l'équipe de support technique de XiltriX, assurant un contrôle absolu.
Les résultats et les prochaines étapes
Après la réussite de la mise en œuvre et de la mise en service de ce projet, l'équipe XiltriX collabore déjà avec l'équipe du KWZ pour optimiser davantage les solutions dans le laboratoire. L'installation de capteurs de surveillance du CO2 ambiant supplémentaires et d'un grand écran de visualisation dans le laboratoire d'embryologie renforce encore la sécurité, l'acceptation et la facilité d'utilisation pour le personnel. M. Han Weerdesteyn a noté : « Pour nous, un nouveau client n'est pas une vente unique ; c'est une relation qui s'étend généralement sur plus d'une décennie. Il est très important de rester en contact avec tous nos clients pour leur fournir des solutions adaptées à l'évolution de leurs besoins. Notre équipe est très fière d'être le fournisseur de solutions pour nos clients. »
En considérant le laboratoire de manière globale, la plupart des laboratoires disposent déjà d'un système de surveillance de la sécurité des gaz. Ces systèmes fonctionnent généralement correctement mais offrent peu de visibilité à distance et, en général, aucune traçabilité historique. En s'intégrant à ces systèmes, la plateforme XiltriX devient la source unique de vérité pour le laboratoire de FIV, fournissant toutes les données en temps réel. Madame Poorali a commenté : « Nous allons certainement étudier la possibilité de connecter nos systèmes de sécurité gaz Dräger à la plateforme de surveillance XiltriX. Cela fournirait une solution de sécurité totale sans que j'aie à me connecter à des systèmes distincts. »
Souhaitez-vous également bénéficier d'un accompagnement pour la mise en place d'un laboratoire de FIV ou d'un laboratoire accrédité, ou pour la mise à niveau de votre dépôt cryogénique ? Veuillez contacter XiltriX à l'adresse sales@xiltrix.com, ou visitez notre site web www.xiltrix.com.
Télécharger Remplacement du système Octax par le service XiltriX au KWZ an der Oper de Munich
Remerciements :****Je tiens à exprimer ma gratitude à Madame Vida Poorali et à son équipe pour leur soutien et leur hospitalité. Nous espérons que notre solution contribuera à améliorer encore un peu plus la qualité dans le laboratoire de FIV.