Introductie
IVF-laboratoria in Duitsland zijn altijd zeer kwaliteitsbewust geweest. Het monitoring- en alarmsysteem van Octax Log and Guard was in het verleden wijdverbreid in Duitsland en veel IVF-laboratoria gebruiken het tot op de dag van vandaag. Het systeem is echter onlangs End of Life verklaard en zal binnenkort End of Support zijn, wat veel laboratoria in een lastige positie brengt met betrekking tot risicobeperking. Dit was ook het geval voor het Centrum voor Vruchtbaarheid en Hormonen aan de Opera (Kinderwunsch und Hormon Zentrum an der Oper) in München. Het laboratorium had een nieuw & goed ondersteund systeem nodig.
De overstap van een bestaand systeem naar een nieuw systeem is echter geen eenvoudige taak. Er moet een inventarisatie worden gemaakt van de bestaande en nieuwe eisen. Bovendien moet het systeem veilig zijn en voldoen aan veel strengere beveiligingsnormen dan historische systemen. KWZ an der Oper wilde een volledig pakket aan beveiliging en selecteerde XiltriX voor hun Monitoring & Respons-oplossing. De volledige laboratoria, inclusief de cryo-opslag, andrologie en embryologie, werden uitgerust met de betrouwbare en flexibele moderne monitoringoplossing van XiltriX.
Het verhaal van KWZ an der Oper
Bij KWZ an der Oper worden hoogontwikkelde diagnostiek, moderne therapiemethoden en de hoogste veiligheidsnormen gecombineerd om een vruchtbaarheidsbehandeling te bieden die het beste van de hedendaagse wetenschap implementeert. De vruchtbaarheidsartsen volgen continu training op internationaal niveau. Zij integreren consequent de meest innovatieve en positieve benaderingen in hun behandelmethoden. Samenwerkingen met vooraanstaande universiteiten en wetenschappelijke comités zijn standaard inbegrepen. Bij KWZ an der Oper is vooruitgang traditie.
Het team gaat met patiënten in gesprek om hun persoonlijke zorgen te bespreken en hen te adviseren over de mogelijke opties voor een vruchtbaarheidsbehandeling. Alle behandelplannen worden eerlijk en transparant opgesteld, met alle bijbehorende waarschijnlijkheden, risico's en kosten.
Er wordt veel waarde gehecht aan het perfect vormgeven van elke schakel in de behandelketen. Dit begint bij de praktijkomgeving en de organisatorische processen. Dit komt tot uiting in de begeleiding en informatie die aan vrouwen en stellen wordt verstrekt en geldt voor elke medische stap op weg naar uw doel. Een eerste bezoek is op elk moment mogelijk zonder afspraak. Tijdens de eerste afspraak wordt een bloedmonster afgenomen. De bloedanalyse vormt de basis voor het daaropvolgende consult met de arts. Een vervolgafspraak wordt dan enkele dagen later gezamenlijk ter plaatse gepland met de arts van hun keuze.
Fasen van het implementatieproces
De eerste fase van het implementatieproces werd uitgevoerd door het XiltriX-team in samenwerking met Poorali. Er werd een gezamenlijke inventarisatie gemaakt van het bestaande systeem, waarbij alle nieuwe eisen werden samengevoegd met het doel een deel van de bestaande sensoren te hergebruiken. Poorali wilde alle risico's in het laboratorium beperken en vroeg XiltriX om de bestaande monitoringoplossing uit te breiden met de integratie van de niveaumeting van het cryogene drukvat, alsmede de volledige integratie van de K-Systems G-185 benchtop incubators. Daarnaast werd een VOC-sensor geleverd om de TVOC-niveaus van het laboratorium continu te monitoren.
Vida Poorali gaf als commentaar: “Het proces om het Octax-systeem te vervangen verliep zeer soepel. Het XiltriX-team kwam naar onze faciliteit en voerde hun analyse uit. Ze waren zeer proactief in het bieden van een totaaloplossing zonder dat ik het zware werk hoefde te doen.”
Omdat de End-of-Life (EOL)-verklaring voor het Octax Log and Guard-systeem IVF-laboratoria verraste, hadden velen van hen geen budget voor een vervangend systeem. Hoewel het systeem tot op heden nog steeds officieel wordt 'ondersteund', voldoet het gebrek aan beveiligings- en functie-updates niet aan de accreditatie-eis om controle te hebben over elk systeem in een IVF-laboratorium. Als er problemen optreden waarbij schade ontstaat, kunnen verzekeringsmaatschappijen claims afwijzen omdat sommige problemen mogelijk te voorkomen waren. Door te kiezen voor de XiltriX Monitoring & Respons-oplossing is het niet hebben van een CAPEX-budget geen probleem. Bovendien hoeven laboratoria zich nooit zorgen te maken of hun software nog wel veilig en up-to-date is. De heer Han Weerdesteyn, CCO van XiltriX International, zei: “Wij zien dat IVF-laboratoria wereldwijd worstelen met de uitdagingen van verouderde en onveilige monitoringoplossingen. XiltriX kan klanten wereldwijd snel een full-service oplossing bieden, met zeer weinig IT-betrokkenheid. Met onze ISO 9001 en recent verkregen ISO 27001 certificeringen kunnen wij aan klanten bewijzen dat wij de controle hebben over kwaliteits- en informatiebeveiligingsbeheer.”
Een groot deel van de overstap naar een nieuw systeem bestaat niet alleen uit technische implementatieproblemen, maar ook uit personeelsbeheer en training. Het 24/7 supportteam van XiltriX bood veel begeleiding tijdens dit proces.
Door proactief om de input van klanten te vragen, worden de opgegeven instellingen vervolgens op afstand in het systeem gezet door het XiltriX support- en implementatieteam, zodat de klant alleen de verificatie hoeft te doen. De XiltriX-monitoringservice omvat training en continue ondersteuning. Ook de cloudserver beschikt over een 24/7-monitoringservice, zodat technische problemen met het OS van de server, de applicatie of de connectiviteit actief worden gemonitord en opgevolgd door het XiltriX-team. Dit vermindert de werkdruk voor de reeds overbelaste IVF-teams, zodat zij zich kunnen concentreren op wat voor hen belangrijk is: de zorg voor patiënten en embryo's. Werner Auzinger gaf als commentaar: “Het was een waar genoegen om met het XiltriX-team samen te werken. Alle vertegenwoordigers reageren zeer snel en zijn deskundig, en het team biedt proactieve ondersteuning die onmiddellijk kan worden ingezet. De stabiliteit en functionaliteit zijn ook van een hoger niveau; het presteert echt beter dan ons vorige systeem.”
Elk IVF-laboratorium zou volledig inzicht in en controle over alle kritieke parameters moeten hebben. Verzekeringsmaatschappijen in Duitsland zijn tijdens recente inspectieaudits al strenger geworden in het uitdelen van waarschuwingen voor verouderde systemen en niet-gemonitorde parameters. Het verlies van de verzekeringspolis voor een IVF-laboratorium zou catastrofaal zijn en het functioneren onmogelijk maken vanwege het extreme risico op aansprakelijkheidsclaims voor de artsen.
Poorali zei: “Hoewel het hebben van de juiste verzekering erg belangrijk voor ons is, wil ons laboratorium een stap verder gaan. Wij willen een volledig geïntegreerde monitoringoplossing die ons waarschuwt voordat er schade ontstaat. Ook de gezondheid en veiligheid van ons laboratoriumteam zijn van cruciaal belang.”
Waarom KWZ an der Oper voor XiltriX koos
Historisch gezien gebruikte het KWZ-laboratorium verschillende, losstaande systemen voor meerdere taken. Dit was moeilijk te beheren, zorgde voor meer onderbrekingen en bracht extra kosten met zich mee vanwege meerdere onderhoudscontracten. Door alle kritieke parameters, zelfs de moeilijk te integreren benchtop incubators, te integreren in één enkele realtime monitoringoplossing, is de noodzaak voor extra, meestal slecht geïntegreerde, oplossingen verdwenen. Auzinger deelde zijn ervaring: “Ik gebruik het XiltriX-systeem dagelijks. Het is snel en eenvoudig en alle gegevens zijn altijd live. De bevestiging van een probleem gebeurt snel en volledig, zonder dat het mij veel tijd kost, en biedt volledige traceerbaarheid indien nodig.”
Hoe KWZ an der Oper XiltriX gebruikt
Het laboratorium van KWZ an der Oper moet continu alle kritieke parameters in alle ruimtes en apparatuur monitoren. Alle kritieke koelkasten worden gemonitord op temperatuur en alarmen. Dit geldt ook voor alle kritieke vriezers en CO2-incubatoren. Alle kritieke parameters van de cryo-ruimte zijn naadloos geïntegreerd in de oplossing, inclusief het niveau van het drukvat, temperatuur en monitoring van het minimumniveau. Daarnaast worden alle ruimtetemperaturen, relatieve vochtigheid en VOC-niveaus continu en in realtime gemonitord en naar de beveiligde XiltriX-cloudserver gestuurd, die een redundante stroomvoorziening en internetverbinding heeft. Alle systemen hebben back-upbatterijen en geven een actieve melding bij stroomuitval. Afwijkingen van welke aard dan ook worden onmiddellijk op een gefaseerde manier naar het juiste personeel gestuurd, via zowel lokale fysieke alarmen als meldingen per e-mail en sms. Het hele systeem ontvangt 24/7 ondersteuning van het technische supportteam van XiltriX, wat absolute controle biedt.
De resultaten en de volgende stappen
Na de succesvolle implementatie en inbedrijfstelling van dit project werkt het XiltriX-team al samen met het KWZ-team om de oplossingen in het laboratorium verder te optimaliseren. Door extra CO2-ruimtemonitoringsensoren en een groot visualisatiescherm in het embryologielaboratorium te plaatsen, worden de veiligheid, acceptatie en het gebruiksgemak voor het personeel verder verhoogd. De heer Han Weerdesteyn merkte op: “Voor ons is een nieuwe klant geen eenmalige verkoop; het is een relatie die doorgaans meer dan een decennium duurt. Het is heel belangrijk om in contact te blijven met al onze klanten om passende oplossingen te bieden voor hun veranderende behoeften. Ons team is er trots op de leverancier van oplossingen voor onze klanten te zijn.”
Als we op een holistische manier naar het laboratorium kijken, hebben de meeste laboratoria al een gasveiligheidsmonitoringsysteem. Deze systemen functioneren doorgaans correct, maar bieden weinig zichtbaarheid op afstand en meestal geen historische traceerbaarheid. Door met deze systemen te integreren, wordt het XiltriX-platform de enige bron van waarheid voor het IVF-laboratorium, die alle gegevens in realtime levert. Poorali gaf als commentaar: “Wij zullen zeker onderzoeken of wij onze Dräger-gasveiligheidssystemen kunnen aansluiten op het XiltriX-monitoringplatform. Dit zou een totale beveiligingsoplossing bieden zonder dat ik op afzonderlijke systemen hoef in te loggen.”
Wilt u ook ondersteuning bij het opzetten van een IVF- of geaccrediteerd laboratorium of bij het upgraden van uw cryogene opslag? Neem dan contact op met XiltriX via sales@xiltrix.com, of bezoek onze website www.xiltrix.com.
Download De vervanging van Octax door de XiltriX-service in KWZ an der Oper München
***Dankwoord:*Ik wil graag mijn dank uitspreken aan mevrouw Vida Poorali en het team voor hun steun en gastvrijheid. Wij hopen dat onze oplossing zal helpen om de kwaliteit in het IVF-laboratorium een beetje beter te maken.