La biobanque centrale de l'Erasmus MC s'appuie sur XiltriX pour l'atténuation des risques
Introduction
En février 2020, la construction d'une installation centrale de congélateurs a débuté au Centre Médical Erasmus de Rotterdam. L'objectif était de remplacer les congélateurs à ultra-basse température individuels par une installation de pointe comprenant (pour commencer) 56 congélateurs Nordic. Ces congélateurs, refroidis par des compresseurs de refroidissement centralisés, offrent chacun une capacité de stockage allant jusqu'à 164 640 échantillons. XiltriX a été chargé de fournir les solutions centralisées de surveillance et d'alarme pour cette nouvelle installation de biobanque centrale.
L'histoire de l'installation de la biobanque centrale de l'Erasmus MC
Ces dernières années, le besoin de stocker en toute sécurité des échantillons à des températures de -196°C et -80°C a augmenté de manière exponentielle. Avec des centaines de congélateurs dispersés dans plusieurs bâtiments et étages, la gestion des échantillons et le risque de les perdre constituaient une préoccupation majeure pour l'organisation de l'Erasmus MC. En tant que principal centre hospitalier universitaire des Pays-Bas, l'Erasmus MC a entrepris de construire une installation qui réduirait considérablement les risques d'incendie, les coûts et la consommation d'énergie. Le résultat est une installation en pleine expansion qui non seulement stocke un grand nombre d'échantillons en toute sécurité, mais qui prend également en charge toute la gestion, le suivi et la traçabilité des échantillons pour le compte des départements et des chercheurs. Fin 2023, plus de 5,8 millions d'échantillons étaient conservés dans plus de 77 000 boîtes de stockage. Le remplacement des congélateurs conventionnels par les nouveaux congélateurs Nordic a permis de réaliser une économie annuelle totale de près de 1 000 000 €. *Sources : https://www.erasmusmc.nl/en/research/facilities/centralbiobank#68ebd776-ab4e-40b5-8789-2394fdd68c17
La Dre Hilde Brouwers, da Silva a obtenu son Master en sciences biomédicales à la Vrije Universiteit Amsterdam (VU Amsterdam). Après avoir effectué ses recherches doctorales au Centre Médical de l'Université de Leiden (LUMC), elle a rejoint la biobanque de l'Erasmus MC. Elle a été promue directrice de la biobanque centrale en juin 2022 et n'a cessé depuis de développer l'installation.
Les étapes du processus de mise en œuvre
Avant la construction de l'installation de la biobanque, une installation pilote a été réalisée en collaboration avec le fournisseur des congélateurs Nordic, Carnot. Au cours de ce processus, plusieurs optimisations et améliorations de la conception des congélateurs ont été apportées. Le résultat est un congélateur adapté à la tâche spécifique de stockage à long terme de la biobanque. Fait important, des études de Qualification Opérationnelle (QO) et de Qualification de Performance (QP), utilisant des capteurs de température indépendants XiltriX, ont été réalisées pour s'assurer que la biobanque savait exactement combien de temps il faudrait à un congélateur pour se réchauffer dans des conditions fixes et avec des charges spécifiques.
La Dre Brouwers, da Silva, a commenté : « Grâce aux études de**température réalisées, nous avons la tranquillité d'esprit de savoir que même en cas de sinistre majeur, nous disposons de jusqu'à 24 heures avant que la température à l'intérieur de nos congélateurs n'atteigne -60°C. »
Le concept Nordic Freezer repose sur des compresseurs de refroidissement redondants placés à l'extérieur, qui acheminent les fluides de refroidissement par des tuyaux super-isolés vers un grand nombre d'armoires verticales hautement isolées et équipées de racks de congélation. Les systèmes redondants permettent à la biobanque de continuer à refroidir les congélateurs même en cas de maintenance ou de panne. Les avantages pour les utilisateurs sont nombreux. Par exemple, la biobanque n'a pas besoin de climatisation dans la pièce où se trouvent les congélateurs, tout en maintenant une température de ±20°C. L'ensemble de la chaîne du froid est surveillé par le fabricant (au niveau technique), mais chaque congélateur est également équipé de capteurs de température et de porte XiltriX.
XiltriX est également relié aux compresseurs afin d'évaluer leur bon fonctionnement 24h/24 et 7j/7. Les systèmes Nordic permettent aux clients de réduire leur consommation d'énergie jusqu'à 78 %.
M. Han Weerdesteyn, directeur commercial de XiltriX International, a déclaré : « Nous sommes extrêmement fiers de faire partie de la biobanque de l'Erasmus MC qui utilise ces technologies de pointe. La sauvegarde de plus de 5 millions d'échantillons représente une valeur de plus de 500 millions d'euros. Chez XiltriX, nous sommes tout à fait conscients que nous n'avons tout simplement pas le droit à l'erreur. »
Après la mise en service de la première partie de la biobanque centrale, les départements ont dû commencer à transférer les échantillons dans les nouveaux congélateurs. Ce processus a mis en évidence le manque de standardisation entre les départements de recherche à l'époque. Afin de bien faire les choses, un système global de gestion des informations de la biobanque (BIMS) a été mis en place pour le suivi et la traçabilité de tous les échantillons gérés. C'était important car la biobanque centrale est essentiellement un service géré auquel les départements de l'Erasmus MC peuvent confier leurs échantillons pour un stockage sécurisé.
La Dre Brouwers, da Silva, a rappelé : « Comme nous travaillions avec plusieurs fournisseurs, il était très important pour nous qu'ils nous fassent part de leurs connaissances et de leur expérience. Nous avons été très satisfaits de notre collaboration avec l'équipe XiltriX et de son soutien. Le système s'est avéré très fiable. »
La biobanque n'est pas seulement un ensemble de congélateurs stockant des échantillons biologiques dans une installation sécurisée, elle dépend également d'un certain nombre de services techniques. Ces services comprennent une forte demande en électricité, le soutien essentiel du fabricant de congélateurs en cas de problèmes techniques, et les services de réseau et de téléphonie pour la surveillance XiltriX fournis par les services généraux et l'organisation informatique de l'Erasmus MC. La gestion technique et fonctionnelle de XiltriX a été confiée à une équipe de 6 personnes au sein de l'Erasmus MC. Ce concept unique a permis d'atteindre un haut niveau de qualité et une prise en charge plus rapide des incidents, prévenant ainsi les dommages.
M. Pascal van Elzakker, qui dirige l'équipe, a commenté : « Je travaille avec XiltriX depuis plus de 15 ans. Ayant travaillé en laboratoire, je suis parfaitement conscient de ce qui peut mal tourner. En travaillant en étroite collaboration avec des départements comme la biobanque centrale dans le cadre du filet de sécurité à plusieurs niveaux, nous jouons un rôle crucial dans la prévention des dommages en cas de sinistre majeur. »
Pourquoi la biobanque centrale de l'Erasmus MC a choisi XiltriX
Le stockage d'échantillons biologiques pour la recherche médicale. Impliquant des études relevant de la loi sur la recherche médicale impliquant des êtres humains (WMO) rend. Les laboratoires responsables de la mise en place d'un système approprié
Comment la biobanque centrale de l'Erasmus MC utilise XiltriX
La plateforme de surveillance XiltriX est utilisée pour surveiller les départements sur l'ensemble du campus de l'Erasmus MC, avec environ 3000 capteurs surveillés à ce jour.
Tous les paramètres critiques de la biobanque sont surveillés de manière indépendante par XiltriX. Cela inclut toutes les conditions ambiantes comme la température et l'humidité relative. Ainsi que toutes les températures des congélateurs. De plus, l'état des compresseurs de refroidissement du système Nordic est surveillé 24h/24 et 7j/7.
M. Han Weerdesteyn a commenté : « La valeur cumulée des échantillons protégés par XiltriX au sein de l'Erasmus MC est estimée à plus de 10 milliards d'euros. Il est impossible d'obtenir une assurance pour cela. Il est donc impératif d'atténuer tous les risques avec un système de surveillance en temps réel. Non seulement pour démontrer la conformité, mais aussi pour permettre au personnel de prévenir les dommages en cas de problème. »
Les résultats et les prochaines étapes
L'équipe de support XiltriX travaille en étroite collaboration avec l'équipe de l'Erasmus MC pour surveiller et maintenir le système XiltriX. De nouvelles extensions de la biobanque avec des congélateurs Nordic sont prévues, et la construction a déjà commencé. Outre le stockage à -80°C, une nouvelle installation cryogénique (stockage à -196°C) avec plus de 50 grandes cuves de stockage d'azote liquide sera ajoutée pour fournir un stockage cryogénique géré au sein du campus de l'Erasmus MC.
M. Pascal van Elzakker a déclaré : « Je me réjouis d'étendre la biobanque avec la surveillance de l'installation centrale de stockage cryogénique. Nous avons déjà mené plusieurs projets d'intégration de cuves cryogéniques avec XiltriX sur le campus, avec de très bons résultats. »
Actuellement, la biobanque centrale, ainsi que le point de collecte de la banque de tissus et deux autres centres médicaux universitaires, collaborent avec le Raad voor Accreditatie (RvA, l'organisme national d'accréditation). Si tout se déroule comme prévu, la biobanque centrale entamera le processus d'accréditation en 2024.
La Dre Brouwers, da Silva, a commenté : « Une gestion de la qualité adéquate est d'une importance capitale pour notre biobanque. C'est un projet exigeant, mais nous sommes confiants dans notre capacité à obtenir l'accréditation ISO 20387 en 2025. »
