El biobanco central de Erasmus MC confía en XiltriX para la mitigación de riesgos
Introducción
En febrero de 2020 se inició la construcción de una instalación central de congeladores en el Erasmus Medical Center de Róterdam. Se abandonaron los ultracongeladores individuales para pasar a una instalación de vanguardia con (para empezar) 56 congeladores Nordic. Estos congeladores, refrigerados por compresores de refrigeración centralizados, ofrecen cada uno espacio para hasta 164.640 muestras. A XiltriX se le encomendó la tarea de proporcionar las soluciones centralizadas de monitorización y alarma para esta nueva instalación del biobanco central.
La historia de la instalación del biobanco central de Erasmus MC
En los últimos años, la necesidad de almacenar muestras de forma segura a -196 °C y -80 °C ha aumentado exponencialmente. Con cientos de congeladores repartidos por varios edificios y plantas, la gestión de las muestras y el riesgo de perderlas eran una gran preocupación para la organización de Erasmus MC. Como hospital universitario de referencia en los Países Bajos, Erasmus MC se propuso construir una instalación que redujera drásticamente el riesgo de incendio, los costes y el consumo de energía. El resultado es una instalación en rápido crecimiento en la que no solo se almacena de forma segura un gran número de muestras, sino que también se está haciendo cargo de toda la gestión y el seguimiento y localización de las muestras de los distintos departamentos e investigadores. A finales de 2023, más de 5,8 millones de muestras estaban almacenadas en más de 77.000 cajas de almacenamiento. La sustitución de los congeladores convencionales por los novedosos congeladores Nordic supuso un ahorro anual total de casi 1.000.000 €. *Fuentes: https://www.erasmusmc.nl/en/research/facilities/centralbiobank#68ebd776-ab4e-40b5-8789-2394fdd68c17
La Dra. Hilde Brouwers, da Silva obtuvo su máster en Ciencias Biomédicas por la Vrije Universiteit de Ámsterdam (VU Amsterdam). Tras realizar su investigación de doctorado en el Leiden University Medical Center (LUMC), se trasladó al biobanco de Erasmus MC. Fue ascendida a directora del biobanco central en junio de 2022 y desde entonces ha estado ampliando la instalación.
Fases del proceso de implementación
Antes de construir la instalación del biobanco, se llevó a cabo una instalación piloto junto con Carnot, el proveedor de los congeladores Nordic. Durante el proceso se realizaron varias optimizaciones y mejoras en el diseño de los congeladores. El resultado fue un congelador adaptado a la tarea específica de almacenamiento a largo plazo del biobanco. Es importante destacar que se realizaron estudios de cualificación operacional (OQ) y cualificación de rendimiento (PQ) utilizando sensores de temperatura independientes de XiltriX, para garantizar que el biobanco supiera exactamente cuánto tiempo tardaría un congelador en calentarse en condiciones fijas y con cargas específicas.
La Dra. Brouwers, da Silva comentó: «Gracias a los estudios* de temperatura realizados, tenemos la tranquilidad de que incluso en caso de grandes calamidades disponemos de hasta 24 horas hasta que la temperatura del interior de nuestros congeladores alcance los -60 °C*»
El concepto Nordic Freezer utiliza compresores de refrigeración redundantes situados en el exterior que suministran los fluidos refrigerantes a través de tuberías superaisladas a un gran número de armarios verticales muy aislados y equipados con gradillas para congeladores. Los sistemas redundantes permiten al biobanco seguir refrigerando los congeladores incluso durante las tareas de mantenimiento o en caso de avería. Las ventajas para los usuarios son numerosas; por ejemplo, el biobanco no necesita aire acondicionado en la sala donde se encuentran los congeladores, pero aun así mantiene una temperatura de ±20 °C. Toda la cadena de frío es monitorizada por el fabricante (a nivel técnico), pero también cuenta con sensores de temperatura y de puerta de XiltriX en cada congelador.
XiltriX también está conectado a los compresores para poder comprobar si funcionan 24/7. Los sistemas Nordic permiten a los clientes reducir su consumo de energía hasta un 78 %.
El Sr. Han Weerdesteyn, CCO de XiltriX International, afirmó: «Estamos muy orgullosos de formar parte del biobanco de Erasmus MC utilizando estas tecnologías de vanguardia. Proteger más de 5 millones de muestras equivale a un valor de muestra de más de 500 millones de euros. En XiltriX somos muy conscientes de que simplemente no hay margen de error»
Tras la puesta en marcha de la primera parte del biobanco central, los departamentos tuvieron que empezar a trasladar las muestras a los nuevos congeladores. Este proceso sacó a la luz la falta de estandarización entre los departamentos de investigación de la época. Dada la oportunidad de hacer las cosas bien, se implantó un sistema global de gestión de la información del biobanco (Biobank Information Management System, BIMS) para el seguimiento y la localización de todas las muestras gestionadas. Esto fue importante, ya que el biobanco central es, en esencia, un servicio gestionado en el que los departamentos de Erasmus MC pueden confiar para el almacenamiento seguro de sus muestras.
La Dra. Brouwers, da Silva recordó: «Al trabajar con múltiples proveedores, era muy importante para nosotros que nos aportaran sus conocimientos y experiencia. Hemos estado muy contentos de trabajar con el equipo de XiltriX y su apoyo. El sistema ha sido muy fiable»
El biobanco no es solo un conjunto de congeladores que almacenan muestras biológicas en una instalación segura, sino que también depende de una serie de servicios técnicos. Estos servicios comprenden la gran demanda de energía, el soporte crítico del fabricante de los congeladores en caso de problemas técnicos, y los servicios de red y telefonía para la monitorización de XiltriX proporcionados por las instalaciones y la organización de TI de Erasmus MC. La gestión técnica y funcional de XiltriX se ha asignado a un equipo de 6 personas en Erasmus MC. Este concepto único ha dado como resultado un alto nivel de calidad y una detección más rápida de las incidencias, lo que evita daños en el proceso.
Al frente del equipo, el Sr. Pascal van Elzakker, comentó: «Llevo más de 15 años trabajando con XiltriX. Como he trabajado en el laboratorio, soy plenamente consciente de lo que puede salir mal. Al colaborar estrechamente con departamentos como el biobanco central como parte de la red de seguridad de varios niveles, somos cruciales para prevenir daños en caso de grandes calamidades»
Por qué el biobanco central de Erasmus MC eligió XiltriX
Almacenamiento de muestras biológicas para la investigación médica. La participación en estudios regulados por la Ley de Investigaciones con Seres Humanos (WMO) hace que los laboratorios sean responsables de establecer un adecuado
Cómo utiliza XiltriX el biobanco central de Erasmus MC
La plataforma de monitorización XiltriX se utiliza para supervisar los departamentos del campus de Erasmus MC, con aproximadamente 3000 sensores monitorizados hasta la fecha.
Todos los parámetros críticos del biobanco son monitorizados de forma independiente por XiltriX. Esto incluye todas las condiciones ambientales como la temperatura y la humedad relativa.
También, todas las temperaturas de los congeladores. Además, el estado de los compresores de refrigeración del sistema Nordic se monitoriza 24/7.
El Sr. Han Weerdesteyn comentó: «El valor acumulado de las muestras protegidas por XiltriX en el Erasmus MC se estima en más de 10.000 millones de euros. Es imposible conseguir un seguro para eso. Por lo tanto, es imperativo mitigar todos los riesgos con un sistema de monitorización en tiempo real. No solo para demostrar el cumplimiento, sino también para permitir que el personal evite daños en caso de que algo vaya mal»
Los resultados y los próximos pasos
El equipo de soporte de XiltriX colabora estrechamente con el equipo de Erasmus MC para monitorizar y mantener el sistema XiltriX. Están previstas nuevas ampliaciones del biobanco con congeladores Nordic, y la construcción ya ha comenzado. Además del almacenamiento a -80 °C, se añadirá una nueva instalación criogénica (almacenamiento a -196 °C) con más de 50 grandes recipientes de almacenamiento de nitrógeno líquido para proporcionar almacenamiento criogénico gestionado dentro del campus de Erasmus MC.
El Sr. Pascal van Elzakker dijo: «Estoy deseando ampliar el biobanco con la monitorización de la instalación central de almacenamiento criogénico. Ya hemos realizado varios proyectos de integración de recipientes criogénicos con XiltriX en el campus con muy buenos resultados»
Actualmente, el biobanco central, junto con el punto de recogida del banco de tejidos y otros dos centros médicos universitarios, están colaborando con el Raad voor Accreditatie (RvA, organismo nacional de acreditación). Si todo va según lo previsto, el biobanco central iniciará el proceso de acreditación en 2024.
La Dra. Brouwers, da Silva comentó: «Una gestión de calidad adecuada es de crucial importancia para nuestro biobanco. Es un proyecto exigente, pero confiamos en poder obtener la acreditación ISO 20387 en 2025»
