15 ans de XiltriX à Brussels IVF : évolution d'un partenariat de surveillance
Lorsque Brussels IVF, le centre de médecine reproductive de l'UZ Brussel, a dû déplacer des équipements vers plusieurs zones de laboratoire différentes en 2010, le fournisseur de surveillance existant n'était plus en mesure de répondre aux exigences. Le laboratoire souhaitait pouvoir surveiller tous ses équipements avec une seule plateforme de surveillance centralisée, ce qui est depuis lors une exigence centrale. Il était également clairement établi que la solution fournie devait être sécurisée au sein du réseau informatique très complexe de l'hôpital universitaire, ce qui impliquait le choix d'un partenaire capable de fournir le système et le niveau de service adéquats.
Lorsque XiltriX a été choisi pour assurer la surveillance de l'installation de Brussels IVF, le premier déploiement a été relativement modeste. Seules les cuves et les conteneurs de stockage cryogénique les plus importants ont été équipés de capteurs. Peu de temps après, il a été demandé à XiltriX de connecter différentes parties du laboratoire, comme les incubateurs de culture. XiltriX a également été consulté pour l'intégration de la nouvelle génération d'incubateurs de paillasse. Un processus dans lequel il était important de travailler en étroite collaboration avec le fabricant de l'équipement et l'équipe du laboratoire de Brussels IVF.
L'histoire de Brussels IVF
Cofondateur et membre actif de longue date de l'ESHRE, la Société Européenne de Reproduction Humaine et d'Embryologie, Brussels IVF a été le pionnier de l'ICSI, une technique de fécondation révolutionnaire par laquelle un seul spermatozoïde est injecté dans l'ovocyte. Aujourd'hui, 70 % de tous les traitements IVF dans le monde utilisent cette technique. Avec plus de 7 000 transferts (frais et cryo) par an, l'UZ Brussel réalise de loin le plus grand nombre de cycles en Belgique et a constamment démontré sa capacité à offrir l'un des taux de réussite les plus élevés de toutes les cliniques de fertilité belges. En termes de qualité, le laboratoire de technologies de procréation assistée (ART) a obtenu l'accréditation ISO 15189 dès 2005. Bien que cette norme ISO soit assez unique en Belgique, il s'agit de la certification la plus stricte dans le monde des laboratoires médicaux. En matière de soins cliniques, Brussels IVF a obtenu la certification ISO pour les soins et le bien-être (EN-15224). Il s'agit de la norme la plus élevée qui soit, accordant une grande importance au processus de soins et à des aspects importants pour le patient tels que la clarté de la communication, la sécurité du patient, sa satisfaction et la gestion des risques.
Brussels IVF, Yves Guns
Étapes du processus de mise en œuvre
L'établissement Brussels IVF a connu une augmentation spectaculaire et constante du nombre de traitements au fil des ans, comme la cryoconservation de gamètes après un diagnostic de cancer, la congélation sociale, la maturation in vitro (MIV) en combinaison avec la MIV ex-vivo, les cycles donneur-receveur via la banque d'ovocytes. Il en a résulté un grand nombre d'échantillons nécessitant un stockage dans l'installation de cryoconservation à long terme, renforçant encore le besoin d'une grande capacité de stockage dans une salle de cryogénie à l'empreinte réduite. En étroite collaboration avec Cryo Solutions, le concept CryoXiltriX a été installé et adapté sur un grand nombre de cuves de différentes marques, offrant une solution centralisée et intégrée unique.
M. Yves Guns, responsable des équipements pour IVF Brussels, a commenté : « Disposer d'une surveillance et d'une visibilité complètes sur tous les paramètres de nos cuves de stockage cryogénique est impératif pour atténuer les risques d'une installation de stockage cryogénique à long terme et pour agir avant qu'un réel problème n'apparaisse. Les données fournies par des systèmes comme XiltriX sont extrêmement utiles lors des audits de notre système qualité pour prouver aux auditeurs que nous gardons toujours le contrôle. »
Brussels IVF, Réfrigérateur
La cryoconservation n'était pas le seul point d'intérêt. Brussels IVF utilise 23 incubateurs de paillasse distincts pouvant accueillir les embryons de 230 patientes simultanément. Il est tout simplement impossible de vérifier manuellement la température, les niveaux de CO₂ et les paramètres importants de tous ces appareils. Il a été demandé à XiltriX International de consulter le fabricant des incubateurs de paillasse, en apportant son aide à l'intégration pendant le processus de conception et de validation. Il en est résulté un appareil prêt à être intégré de manière transparente au système de surveillance dès sa sortie d'usine.
M. Han Weerdesteyn, directeur commercial de XiltriX International, a déclaré : « L'intégration avec les systèmes de surveillance est très souvent négligée lors du processus de conception d'un nouvel équipement. Les fournisseurs ne réalisent pas qu'après la certification MDR, il n'est plus permis d'apporter des modifications à la conception, ce qui entraîne des coûts énormes et un long processus de recertification. »
Brussels IVF, Incubateur de paillasse
La surveillance de la salle de cryoconservation et des équipements des laboratoires n'était pas suffisante pour atténuer tous les risques. Les laboratoires de Brussels IVF sont construits comme des salles blanches pharmaceutiques avec des filtres HEPA et COV intégrés. Tous les paramètres critiques tels que la température ambiante, l'humidité relative, l'alimentation électrique et les niveaux de COV sont surveillés en permanence par XiltriX. XiltriX est même utilisé pour assurer l'étalonnage continu des surfaces chauffantes et des platines chauffantes de microscope afin d'éviter la sous-chauffe et la surchauffe dues aux changements des conditions environnementales.
M. Yves Guns a partagé son expérience : « Nous avons une excellente expérience de la stabilité et des performances de XiltriX. La coopération entre l'équipe de XiltriX et celle de l'UZ Brussel est optimale. En utilisant les connaissances et l'expérience combinées des deux équipes, les risques et les coûts peuvent être réduits et la qualité optimisée. »
Pourquoi Brussels IVF continue de choisir XiltriX
Dans un environnement exigeant comme un laboratoire IVF, peu de fournisseurs sont capables de fournir les solutions de haute qualité requises pour la surveillance continue de tous les paramètres critiques. Les fournisseurs doivent être un partenaire, comprendre les besoins du marché et posséder les connaissances scientifiques pour en comprendre les défis. Avoir la capacité d'évoluer avec les exigences changeantes, les déménagements de laboratoires et l'intégration de nouveaux types d'équipements nécessite une équipe spéciale et dévouée.
Brussels IVF, Embryoscope
M. Yves Guns a commenté : « Nous utilisons quotidiennement la fonctionnalité d'alarme de XiltriX. La combinaison de balises d'alarme, de sirènes, de SMS bidirectionnels et de messages électroniques avec des appels téléphoniques en cascade est unique dans le secteur. Nous reconnaissons également le rôle important que joue XiltriX dans l'intégration de capteurs de surveillance indépendants avec les équipements fournis par d'autres fabricants. Ce type de valeur ajoutée est quelque chose que nous attendons de tous nos fournisseurs. »
Comment Brussels IVF utilise XiltriX. Brussels IVF surveille actuellement en temps réel plusieurs centaines de capteurs dans l'environnement du laboratoire clinique. L'UZ Brussel est un hôpital universitaire et la recherche scientifique fait partie intégrante de son activité. Une installation de laboratoire de formation est également mise à disposition, dans laquelle un système de surveillance XiltriX complet est fourni aux embryologistes en formation, tant nationaux qu'internationaux.
Brussels IVF, bureau de Yves Guns
M. Yves Guns a déclaré : « J'ai vu les systèmes de surveillance de la qualité devenir de plus en plus exigeants au fil des ans. C'est l'une des raisons pour lesquelles je suis passé du laboratoire à la gestion des installations. L'utilisation des systèmes XiltriX tant dans le laboratoire clinique que dans le laboratoire de formation permet aux embryologistes juniors de comprendre l'importance des solutions de surveillance, de se familiariser avec elles et d'être pleinement formés à leur utilisation. »
Le système XiltriX est actuellement fourni à Brussels IVF sous la forme d'une solution hébergée par le service informatique de l'hôpital. L'équipe informatique de XiltriX International a collaboré avec l'équipe informatique de l'UZ Brussel pour fournir une solution à sécurité renforcée, accessible depuis n'importe quel client connecté au réseau ou via un ordinateur distant disposant d'un accès VPN approprié. Tout le personnel concerné dispose d'un identifiant de connexion avec uniquement les autorisations nécessaires. Toutes les actions sont donc traçables par personne, date et heure, et toutes les raisons des excursions et des problèmes sont consignées en toute sécurité dans la base de données XiltriX. Tous les capteurs sont étalonnés annuellement et la plateforme logicielle est maintenue à jour pour prévenir tout problème de sécurité et fournir au personnel de Brussels IVF les dernières fonctionnalités.
Brussels IVF, connecteurs Neutrik
Les résultats et les prochaines étapes
Après avoir intégré avec succès tous les paramètres critiques dans les systèmes XiltriX, il est maintenant temps de se tourner vers l'avenir. L'optimisation de l'acceptation par les utilisateurs et la fourniture d'un accès plus facile aux données dans un format plus simple à assimiler permettront d'optimiser davantage l'efficacité. L'API XiltriX permet une intégration facile d'écrans de visualisation de différentes tailles et de différents formats.
M. Yves Guns a commenté : « Je suis très intéressé par l'utilisation de la technologie des écrans de visualisation. En supprimant cet obstacle, toutes les données importantes pour toutes les parties du laboratoire seront plus apparentes pour les utilisateurs en un clin d'œil. »
Outre la visualisation des données, l'intégration des données de XiltriX avec des systèmes tiers est souhaitable. Brussels IVF utilise déjà des systèmes de suivi électronique et des incubateurs time-lapse. Avec le besoin et le désir croissants de fournir des rapports plus transparents aux patients, l'automatisation du processus de reporting sera impérative pour éviter de passer trop de temps sur des requêtes manuelles.
M. Han Weerdesteyn a déclaré : « Les intégrations d'API XiltriX sont très importantes pour offrir aux laboratoires l'automatisation de l'information qu'ils désirent. En fournissant des données en temps réel et un accès juste à temps à notre base de données, les données n'ont pas besoin d'être dupliquées mais peuvent être récupérées et traitées en toute sécurité par des partenaires de confiance dans des solutions automatisées. La valeur ajoutée de XiltriX n'est pas seulement la composante technologique, mais aussi la connaissance qui permet de réunir les partenaires et de construire une intégration réussie. »