15 jaar XiltriX bij Brussels IVF: de evolutie van een monitoringpartnerschap
Toen Brussels IVF, het centrum voor reproductieve geneeskunde van UZ Brussel, in 2010 apparatuur moest verplaatsen naar meerdere verschillende laboratoriumruimtes, kon de toenmalige monitoringprovider niet langer aan de eisen voldoen. Het lab wilde alle apparatuur kunnen monitoren met één gecentraliseerd monitoringplatform, wat sindsdien een centrale eis is gebleven. Er was ook een sterk besef dat de geleverde oplossing veilig moest zijn binnen het zeer complexe IT-netwerk van het universitair ziekenhuis, wat betekende dat er een partner gekozen moest worden die het juiste systeem en serviceniveau kon bieden.
Toen XiltriX werd gekozen om de monitoring voor de Brussels IVF-faciliteit te verzorgen, was de eerste uitrol relatief bescheiden. Enkel de belangrijkste cryogene opslagvaten en -containers werden uitgerust met sensoren. Kort daarna werd XiltriX echter gevraagd om verschillende delen van het lab aan te sluiten, zoals kweekincubatoren. Voor de integratie van de volgende generatie benchtop-incubatoren werd XiltriX ook gevraagd om te adviseren. Een proces waarbij het belangrijk was om nauw samen te werken met de fabrikant van de apparatuur en het labteam van Brussels IVF.
Het verhaal van Brussels IVF
Brussels IVF, medeoprichter van en langdurig actief lid van ESHRE, de European Society of Human Reproduction and Embryology, was een pionier op het gebied van ICSI, een revolutionaire bevruchtingstechniek waarbij een enkele zaadcel in de eicel wordt geïnjecteerd. Vandaag de dag wordt bij 70% van alle IVF-behandelingen wereldwijd deze techniek gebruikt. Met meer dan 7000 transfers (vers en cryo) per jaar, voert UZ Brussel verreweg de meeste cycli in België uit en heeft het consequent aangetoond een van de hoogste slagingspercentages van alle Belgische fertiliteitsklinieken te kunnen bieden. Op het gebied van kwaliteit behaalde het laboratorium voor Assisted Reproductive Technologies (ART) al in 2005 de ISO-15189 accreditatie. Hoewel deze ISO-norm vrij uniek is in België, is het de strengste certificering in de medische laboratoriumwereld. Op het gebied van klinische zorg behaalde Brussels IVF de ISO-certificering voor Zorg en Welzijn (EN-15224). Dit is de hoogst haalbare norm en legt grote nadruk op het zorgproces en belangrijke aspecten voor de patiënt zoals duidelijke communicatie, patiëntveiligheid, patiënttevredenheid en risicobeheer.
Brussels IVF, Yves Guns
Fasen van het implementatieproces
De Brussels IVF-faciliteit heeft door de jaren heen een sterke en gestage toename gezien in het aantal behandelingen, zoals cryopreservatie van gameten na een kankerdiagnose, 'social freezing', in-vitromaturatie (IVM) in combinatie met ex-vivo IVM en donor-acceptorcycli via de eicelbank. Dit heeft geresulteerd in een groot aantal monsters dat opslag vereist in de cryopreservatiefaciliteit voor de lange termijn, wat de behoefte aan een grote opslagcapaciteit op een klein cryoruimte-oppervlak verder versterkt. In nauwe samenwerking met Cryo Solutions werd het CryoXiltriX-concept geïnstalleerd en achteraf ingebouwd op een groot aantal vaten van verschillende merken, wat zorgde voor één geïntegreerde, gecentraliseerde oplossing.
De heer Yves Guns, Equipment Manager voor IVF Brussels, gaf als commentaar: “Volledige monitoring van en zicht op alle parameters van onze cryogene opslagvaten is essentieel om de risico's van een langetermijn cryopreservatiefaciliteit te beperken en om te handelen voordat er een echt probleem optreedt. De gegevens die door systemen zoals XiltriX worden geleverd, zijn uiterst nuttig tijdens audits van ons kwaliteitssysteem om aan auditors te bewijzen dat wij altijd de controle hebben.”
Brussels IVF, koelkast
Cryopreservatie was niet het enige aandachtspunt. Brussels IVF gebruikt 23 afzonderlijke benchtop-incubatoren met ruimte voor het incuberen van embryo's van 230 patiënten tegelijk. Het handmatig controleren van de temperatuur, CO₂-niveaus en belangrijke parameters van al deze apparaten is simpelweg onmogelijk. XiltriX International werd gevraagd om te overleggen met de fabrikant van de benchtop-incubatoren en assistentie te verlenen bij de integratie tijdens het ontwerp- en validatieproces. Dit resulteerde in een apparaat dat direct vanuit de fabriek naadloos kon worden geïntegreerd met het monitoringsysteem.
De heer Han Weerdesteyn, CCO voor XiltriX International, zei: “Integratie met monitoringsystemen wordt heel vaak over het hoofd gezien tijdens het ontwerpproces van nieuwe apparatuur. Leveranciers realiseren zich niet dat na de MDR-certificering wijzigingen in het ontwerp niet meer zijn toegestaan en zullen leiden tot enorme kosten en een langdurig hercertificeringsproces.”
Brussels IVF, benchtop-incubator
Het monitoren van de cryopreservatieruimte en de laboratoriumapparatuur was niet voldoende om alle risico's te beperken. De laboratoria van Brussels IVF zijn gebouwd als farmaceutische cleanrooms met geïntegreerde HEPA- en VOC-filters. Alle kritische parameters zoals kamertemperatuur, relatieve vochtigheid, stroomvoorziening en VOC-niveaus worden continu gemonitord door XiltriX. XiltriX wordt zelfs gebruikt voor de doorlopende kalibratie van verwarmde oppervlakken en verwarmde microscoopplaten om onder- en oververhitting door veranderende omgevingscondities te voorkomen.
De heer Yves Guns deelde zijn ervaringen: “Wij hebben zeer goede ervaringen met de stabiliteit en prestaties van XiltriX. Er is een optimale samenwerking tussen het XiltriX-team en het team van UZ Brussel. Door de gecombineerde kennis en ervaring van beide teams te benutten, kunnen risico's en kosten worden verminderd en de kwaliteit worden geoptimaliseerd.”
Waarom Brussels IVF voor XiltriX blijft kiezen
In een uitdagende omgeving als een IVF-laboratorium zijn er niet veel leveranciers die de hoogwaardige oplossingen kunnen bieden die nodig zijn voor de continue monitoring van alle kritische parameters. Leveranciers moeten een partner zijn, de behoeften van de markt begrijpen en de wetenschappelijke kennis hebben om de uitdagingen ervan te doorgronden. Het vermogen om mee te groeien met veranderende eisen, verhuizingen van lablocaties en de integratie van nieuwe soorten apparatuur vereist een speciaal en toegewijd team.
Brussels IVF, Embryocope
De heer Yves Guns gaf als commentaar: “Wij gebruiken de alarmfunctionaliteit van XiltriX dagelijks. De combinatie van alarmlichten, sirenes, bi-directionele sms- en e-mailberichten met opeenvolgende telefoongesprekken is uniek in de sector. We erkennen ook de belangrijke rol die XiltriX speelt bij de integratie van onafhankelijke monitoringsensoren met de apparatuur van andere fabrikanten. Dit soort toegevoegde waarde verwachten wij van al onze leveranciers.”
Hoe Brussels IVF XiltriX gebruikt. Brussels IVF monitort momenteel real-time honderden sensoren in de klinische laboratoriumomgeving. UZ Brussel is een universitair ziekenhuis en wetenschappelijk onderzoek is een integraal onderdeel van zijn activiteiten. Er is ook een trainingslabfaciliteit waar een volledig XiltriX-monitoringsysteem wordt aangeboden aan zowel nationale als internationale embryologen in opleiding.
Brussels IVF, kantoor van Yves Guns
De heer Yves Guns zei: “Ik heb de eisen aan kwaliteitsmonitoringsystemen in de loop der jaren steeds veeleisender zien worden. Dit is een van de redenen waarom ik ben overgestapt van het lab naar facilitymanagement. Door XiltriX-systemen zowel in het klinische als in het trainingslab te gebruiken, kunnen beginnende embryologen het belang van monitoringoplossingen begrijpen en er vertrouwd en volledig mee getraind raken.”
Het XiltriX-systeem wordt momenteel aan Brussels IVF geleverd als een oplossing die wordt gehost door de IT-afdeling van het ziekenhuis. Het IT-team van XiltriX International heeft samengewerkt met het IT-team van UZ Brussel om een beveiligde oplossing te bieden die toegankelijk is vanaf elke client die met het netwerk is verbonden, of via een externe computer met de juiste VPN-toegang. Alle betreffende medewerkers hebben een login met alleen de noodzakelijke autorisaties. Alle acties zijn daardoor herleidbaar tot de persoon, datum en tijd, en alle redenen voor afwijkingen en problemen worden veilig gelogd in de XiltriX-database. Alle sensoren worden jaarlijks gekalibreerd en het softwareplatform wordt up-to-date gehouden om beveiligingsproblemen te voorkomen en het personeel van Brussels IVF te voorzien van de nieuwste functionaliteit.
Brussels IVF, Neutrik-connectoren
De resultaten en de volgende stappen
Nu alle kritische parameters succesvol zijn geïntegreerd in de XiltriX-systemen, is het tijd om vooruit te kijken. Door de acceptatie door gebruikers te optimaliseren en de gegevens in een eenvoudiger, overzichtelijker formaat aan te bieden, zal de efficiëntie verder worden geoptimaliseerd. De XiltriX API maakt eenvoudige integratie van visualisatieschermen in verschillende formaten en vormfactoren mogelijk.
De heer Yves Guns gaf als commentaar: “Ik ben zeer geïnteresseerd in het gebruik van de visualisatieschermtechnologie. Door deze drempel weg te nemen, zullen alle belangrijke gegevens voor alle onderdelen van het lab in een oogopslag duidelijker zijn voor gebruikers.”
Naast de visualisatie van gegevens is de integratie van XiltriX-gegevens met systemen van derden een wens. Brussels IVF maakt al gebruik van elektronische 'witnessing'-systemen en time-lapse-incubatoren. Met een toenemende behoefte en wens om transparantere rapporten aan patiënten te verstrekken, zal automatisering van het rapportageproces essentieel zijn om te voorkomen dat er te veel tijd wordt besteed aan handmatige zoekopdrachten.
De heer Han Weerdesteyn zei: “De XiltriX API-integraties zijn erg belangrijk om laboratoria de informatie-automatisering te bieden die zij wensen. Door real-time gegevens en just-in-time toegang tot onze database te bieden, hoeven gegevens niet te worden gedupliceerd, maar kunnen ze veilig worden opgehaald en verwerkt door vertrouwde partners in geautomatiseerde oplossingen. De toegevoegde waarde van XiltriX is niet alleen de technologische component, maar ook de kennis in het samenbrengen van partners en het bouwen van een succesvolle integratie.“